30.05.2011ABC-хронометраж: ориентация на цели

Думаю, многим приходилось сталкиваться с проблемой: была проведена скрупулезная фиксация расходов времени, после чего начинались сложности с анализом данных. Да, понятно, было потрачено энное количество времени на разговор с господином А. и энное время на встречу с господином В. и т.д. и т.п.. Все эти данные хороши, но немного напоминают ситуацию с сумасшедшим вахтером на проходной завода, который фиксирует кражи на проходной: Сидоров сегодня вынес два колеса, Петров аккумулятор.

В итоге за тоннами бумаги и километрами листов Excel плохо просматриваются те важные и ключевые задачи, которые и являются основой результативной жизни. Но даже если они и видны в ретроспективе, то «здесь и сейчас» при ведении хронометража они теряются из виду. А главное, стандартный метод фиксации расходов времени не стимулирует к эффективному расходу времени в каждую текущую минуту. Да, потом можно все проанализировать и взвесить, но это будет потом, а сейчас… Метод хронометража, ориентированного на цели - это один из вариантов решения данной проблемы.

Идея «АВС хронометража» состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил. То есть, другими словами, ключевые задачи не должны выпадать из поля зрения ни на минуту. И при решении выделить энный промежуток времени на второстепенную задачу каждый бы понимал, в ущерб чему это было сделано.

В основу данной методики положены четыре принципа:

1. Фиксация внимания на главных задачах
2. Простота и гибкость ведения формы учета времени
3. Измеримость и наглядность результатов деятельности
4. Полезная полнота информации

Первый принцип или парадокс самоуправления

Парадокс самоуправления состоит в следующем: даже при осознании важных задач время зачастую тратится на неосознаваемые и не важные для конкретного человека действия. Данный метод - это вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах. В основе методики лежит усовершенствованная «Карточка учета времени» Гастева-Керженцева. Т.к. ее суть претерпела достаточные изменения, то новый продукт назовем: «Карточка эффективности».

В грубом приближении все выполняемые задачи делятся на три категории: первые это те, что позволяют двигаться вперед, вторые это те, что не позволяют дрейфовать назад и третьи - откровенные потери времени. Понять в каждый конкретный момент, относится ли выполняемое дело к ключевой задаче, или это просто потеря времени - несложно. Таким образом, в потоке фиксируемых дел сразу наметились три составляющих: ключевые задачи, явные потери и все остальные дела, решение которых необходимо, но их доход в суммарной результативности не высок. Исходя из этой идеи «карточка эффективности» (КЭ) поделена на три области. Еще одно отличие от стандартного бланка «карточки учета времени» - это возможность параллельной фиксации одновременной деятельности. Например, можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудио курс по французскому языку и т.д. и т.п.

Одно из главных отличий между ключевой задачей и легионом мелких действий в том, что рутинные задачи можно без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету хронометраж этих задач имеет второстепенный смысл.

Второй принцип - ПРОСТОТА и ГИБКОСТЬ

Простота заполнения формы - это было одним из требований при разработке описываемой системы хронометража. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина» писанины была сокращена без потери смысла. Теперь к вопросу о гибкости. Гибкость в данном контексте - это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. В данном случае гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета - 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то четырнадцати пунктов хватает с лихвой.

Рассмотрим подробнее «устройство» карточки. Внешний вид незаполненной карточки представлен в таблице №1. Размер самой карточки 110 х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях, а также при хранении.

Таблица1 Карточка эффективности

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение это было чисто эмпирическое и основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени. Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.

Таблица 2 Пример заполнения карточки эффективности

Третий принцип - измеримость и наглядность

Одна из задач тайм менеджмента - поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолёте и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета» и т.д. причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачки решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно: для наглядности, т.к. если бы мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности. Хорошо это или плохо - нам решать, АВС-хронометраж это лишь инструмент.

Карточка эффективности - это половина метода. Вторая половина - таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MSExcel, внешний вид представлен в таблице 3

Таблица 3 Аналитика по хронометражу

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Таблица 5.1 карточка № 1для примера по заполнению аналитики

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

Таблица 5.2 карточка № 2 для примера по заполнению аналитики

Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таблица 6 внесены данные из карточек №1 и № 2

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С - 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1))

Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6) Х10).

Четвертый принцип - полезная полнота информации

Как известно любая модель процесса - это, до известной степени, упрощение его. Важно, чтобы упрощение не искажало реальный процесс, и за деревьями был отчетливо виден лес. В методе АВС-хронометража введен ряд упрощений - разукрупнение важных задач и укрупнение рутинных. Это следует из принципа: нельзя чтобы хронометраж дополнительно увеличивал расходы времени на учет второстепенных задач. Следующее упрощение - при анализе деятельности рассматривается не одна задача категории «Важно», а целый комплекс задач так же как и задачи категории В и С объединены в комплекс. Хотя и здесь, при желании, можно учет настроить так, чтобы отслеживать расходы времени по какой-то одной, конкретной критически важной, задаче присвоив ей в карточке эффективности стабильный номер. Таблица аналитики по хронометражу позволяет рассматривать деятельность в ретроспективе. В дальнейшем данные из этой таблицы можно использовать для построения различных графиков и сводных таблиц.

Несколько слов в заключение

Подвести итог можно словами Г.П. Щедровицкого «Смысл решения задач состоит в том, чтобы найти такой язык, в котором решение очевидно». Возможно, что метод АВС-хронометража - один из инструментов этого языка.