31.05.2011Диктофон для топ-менеджера

Для современного менеджера задача управления своим временем непроста. Огромное количество дел, направлений, проектов, мыслей, контактов… В этом потоке информации необходимо ориентироваться, ничего не упуская из вида.

Один из самых легко «внедряемых» инструментов управления собой - диктофон. У многих менеджеров он уже есть, отдельно либо в карманном компьютере. Но мало кто использует возможности диктофона на 100%.

Диктофон позволяет прекрасно «утилизировать отбросы времени» - моменты ожидания, автомобильное время (особенно простаивание в пробках), время прогулок, тренировок в спортзале, и т.п. При этом все текущие мысли и задачи «материализуются» на диктофоне, освобождая перегруженный мозг менеджера для размышлений о возвышенном и стратегическом.

«Шеф ничего не забывает»

Полезнейшее применение диктофона - фиксация мыслей и контроль поручений. Как говорил один предприниматель, в советское время директор завода - «Завидую вам сегодняшним, мне очень не хватало диктофона в работе. Иду по цеху, по конструкторскому бюро, разговариваю с людьми - возникает множество мыслей, которые в «текучке» трудно записать, а хотелось бы».

Если у вас нет секретаря, контроль мыслей, задач и поручений рекомендую организовать следующим образом:

1. Заведите в диктофоне папки «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный». В моем OlympusDM-1 можно завести до трех папок, переключение между ними делается достаточно удобной кнопкой, расположенной рядом с Play. Третью папку бывает удобно выделить под мысли, не привязанные к жесткому времени исполнения.

2. При фиксации мыслей и поручений сразу выбирайте подходящую папку. Большое достоинство отдельного диктофона по сравнению со встроенным в мобильный телефон или КПК - «эргономичность», удобство управления, в частности переключения между папками.

3. Регулярно «разгребайте» папки и выполняйте или контролируйте задачи. «Ежедневный контроль» рекомендую прослушивать и расчищать раз в день, «Еженедельный» - раз в неделю, «Мысли» - в моменты творческого настроения.

Структуру папок выбирайте удобную для вас. Иногда полезно разделить личные и рабочие мысли и задачи, иногда - упорядочить по приоритетности. В любом случе, вы гарантируете, что «текучка» не потеряется из-за ограниченности вашей памяти, и у сотрудников скоро войдет в поговорку - «шеф ничего не забывает». Ведь, как говорил один полковник, «самая лучшая память тупее самого тупого карандаша».

Если вы не «аудист» по типу личности, т.е. звуковой канал восприятия для вас не главный, возможно, вам пригодятся не все функции диктофона. Например, лично для меня оказалось неудобным фиксировать на диктофоне мысли - «думая» окончание мысли, я должен видеть ее начало, а это возможно только при записи на бумагу или карманный компьютер. Но облегчить себе рутину контроля «текучки», на мой взгляд, с помощью диктофона можно вне зависимости от типа восприятия.

Музыка и аудиокниги

При словах «планирование», «управление временем», многие российские менеджеры поеживаются. Плохо вяжутся эти технологии с российским «бездорожьем и разгильдяйством», а в особенности - с «широкой русской душой». Но кто сказал, что управление временем - это талмуды «детальных планов», скучно пылящиеся на полках?

Ваша система личного тайм-менеджмента должна быть приятной. Поэтому не забывайте про возможность использовать диктофон как mp3-плеер. Даже стандартной памяти обычно хватает на 1-2 часа музыки, а с полугигабайтовой флэш-картой можно записать и десяток часов.

Аудио-возможности диктофона можно использовать для слушания книг в mp3-формате, которые все легче найти и за деньги, и бесплатно в интернете. Недавно в совершенно обычном ларьке с кассетами я купил чудесный mp3-диск - «Сказки Пушкина» в музыкальной постановке, с выдержками из соответствующих опер, и т.д. Так что диктофон - неплохая возможность в приятном формате освежить в памяти любимые книги. Не говоря уже о литературе по менеджменту и личностному росту, которой в mp3 формате становится все больше.

Связь с компьютером и командная работа

Цифровой диктофон хорош тем, что Windows при подключении к USB-порту, имеющемуся на всех современных компьютерах, «видит» диктофон просто как диск с файлами, не нужно никаких специальных программ-конвертеров. Файлы можно переименовывать, раскладывать по папкам, прикреплять к задачам в Outlook, и т.д. Очень удобно - в Outlook достаточно написать заголовок задачи или мысли, а все подробности при необходимости послушать в записи.

Диктофон присваивает файлам стандартные цифровые названия. В своей работе я практически не трачу времени на переименование файлов, делая это только для записей интересных разовых событий, требующих большего внимания. Записи по клиентским проектам, семинарам и другим мероприятиям собираются в соответствующие папки. Остальные файлы при необходимости ищутся по дате, либо на них делаются ссылки-ярлыки из задач Outlook.

Файлы DSS ( DigitalSpeechStandard) компактнее, чем mp3, при этом сохраняют неплохое качество передачи речи. На 64-мегабайтную флэш-карту входит 22 часа записи. Таким образом, даже запись однодневного тренинга (около 20 мб) вполне реально пересылать по e-mail разбитой на 4-5 файлов. Небольшие поручения и мысли пересылаются совсем легко. При необходимости можно переконвертировать DSS в mp3.

К сожалению, мне неизвестны хорошие программы для автоматического распознавания русской речи. Англоязычные распознаватели, насколько я знаю, существуют, но сталкиваться еще не приходилось.

Поскольку диктофонные файлы удобно пересылать, это прекрасный инструмент организации командной работы, особенно удаленной. Например, вы растолковываете подчиненному сложное поручение. С вероятностью 99% при выполнении он ошибется. Прописывать на бумаге - потратишь уйму времени. Если же постановка задачи (в т.ч. ваши ответы на все уточняющие вопросы подчиненного) происходит под диктофон, перед исполнением подчиненный может еще раз прослушать поручение и освежить в памяти «живую» постановку задачи, а не сухие пункты бумажной инструкции.

Удобно также пересылать заинтересованным коллегам фрагменты мероприятий - семинаров, совещаний, переговоров. Только не пытайтесь записывать беседу на диктофон тайно от контрагента! Помимо этических аспектов, учитывайте, что индикатор аудио- и видеозаписи стоит недорого и у многих руководителей имеется.

Кстати сказать, диктофон очень хорошо дисциплинирует в том, что в просторечии называется «отвечать за базар». Он быстро приучает любые переговоры и обсуждения вести так, как будто они записываются на диктофон - и уберегает от многих нежелательных высказываний.

Диктофон + секретарь

Если у вас есть секретарь, диктофон становится еще более полезным инструментом, поскольку обработку записей можно поручить секретарю. Например, для одного из московских топ-менеджеров была разработана система, включавшая:

• Диктофон для топ-менеджера, на который поручения «на контроль» надиктовывались в ходе совещаний, вечером (когда секретарь уже уходила из офиса), в автомобиле.
• Excel-форма контроля задач для секретаря, в которую секретарь заносила все поручения из диктофона, из пересланных топ-менеджером электронных писем, и т.д.
• «Стратегические картонки» для топ-менеджера и заместителей - картонные листы-закладки в ежедневник, на которых были выписаны ключевые цели руководителя на ближайший год. Каждое совещание начиналось с прохождения по «стратегическим картонкам», при этом все заместители видели, что топ-менеджер надиктовывает пометки «на контроль». Благодаря этому менеджеры уделяли больше времени долгосрочным задачам, отвлекаясь от «текучки».

Для секретаря был разработан предельно простой файл в Excel, включавший листы контроля «Ежедневно», «Еженедельно» и «Раз в месяц», а также лист простых инструкций такого вида:

Разделение на задачи и процессы было сделано сознательно. Исполнение задачи, например «Подготовить презентацию к выставке», может быть проконтролировано секретарем. Протяженные процессы (например, клиентские проекты), имеют контрольные точки (напр. «Должен прийти договор на визу»), в которых требуется личный доклад исполнителя топ-менеджеру. Ежедневная форма контроля (лист «Ежедневно» в Excel), например, выглядела так:

Внедрение системы заняло полчаса: подробно пройтись с топ-менеджером и секретарем по всем пунктам и внести коррективы (например, диктофон оказалось удобнее отдавать секретарю утром, а не вечером). По оценкам руководителя, делегирование «рутины контроля» секретарю с помощью этой системы сэкономило минимум час времени в день.

Технические аспекты: что выбрать?

Диктофон, по изложенным выше причинам, необходим цифровой. Но покупать ли отдельный диктофон, или пользоваться диктофоном в карманном компьютере или смартфоне? (диктофоны в простых мобильных телефонах, как правило, несерьезны и неудобны)

Я сам, несмотря на наличие достаточно «продвинутого» смартфона, не отказался от отдельного диктофона. В первую очередь из-за высокого качества записи мероприятий - на семинаре вопрос участника с заднего ряда, заданный обычным негромким голосом, диктофон прекрасно фиксирует. Немаловажна также эргономичность и простота работы - новая запись создается нажатием одной кнопки. А диктофон хорош в первую очередь именно для фиксации мыслей и задач, приходящих в голову в самых неподходящих условиях и требующих моментальной записи (иначе забудется).

Диктофон в смартфоне имеет одно любопытное преимущество - удобнее пользоваться в публичных местах. Говорит себе человек по телефону, и говорит. Впрочем, лет 10-15 назад человек с плейером и наушниками на голове обращал на себя внимание, а сейчас - нет. К «марсианам» с мигающими синим огоньком Bluetooth-гарнитурами на ухе народ тоже постепенно привыкает. Думаю, через несколько лет вид человека, в транспорте или на ходу надиктовывающего что-то своему верному электронному помощнику, тоже не будет вызывать удивления.

И в заключение - небольшой кейс. Намечаем с руководителем одной из российских бизнес-школ план консультационного проекта по налаживанию личного тайм-менеджмента. В числе прочего был назван диктофон и описаны его возможности. Дальше разговор зашел о ноутбуках и мобильных компьютерах. Руководитель вызывает IT-директора - «я собираюсь перейти на ноутбук, подготовьте пожалуйста список имеющихся у нас ноутбуков и план закупок, включите для меня какой-нибудь полегче с большим экраном». Я беру со стола диктофон, нажимаю Record и говорю - «Юля, проконтролируйте пожалуйста, чтобы Сергей к концу недели составил список всех ноутбуков». И нажимаю Play.

Директор - в восторге, хотя полчаса назад диктофон подробно обсуждался. Но «один раз услышать» оказалось убедительнее. Мораль: прочитать статью мало. Главное - применяйте на практике. Возьмите прямо сейчас, и попробуйте!