Все знают на собственном опыте: времени хронически не хватает. «Крутимся, как «белки в колесе», а дел не уменьшается, а только прибавляется. Приходим на работу в 9 утра, уходим с работы в 9-11 часов вечера, а все равно ничего не успеваем. В субботы и воскресенья учимся. Детей и близких видим только по утрам и глубоким вечерам. Сил больше никаких нет!» - можно услышать от многих работающих людей. В чем дело? Действительно, мы стали больше работать или проблема в чем-то другом?
Человеку давно не хватает времени. Примерно 30 лет назад при подготовке космонавтов в сурдокамере, в которой человека «отключали» от суточного ритма и отбирали часы, он «растягивал» сутки, в среднем, до 67 часов! Короче, мы уже стремимся к тому, чтобы сутки были длиннее.
Но это не только наше субъективное желание. На самом деле, у нас объективно мало времени. Сделаем простые расчеты: за 40 лет жизни человек работает 88 тыс. часов (если рабочий день у него длится 10 часов при пятидневной рабочей неделе), а спит он за эти же 40 лет значительно больше - 94 тыс. часов!
И все же, несмотря на то, что времени у нас объективно мало, мы еще умудряемся его терять. Потери рабочего времени достаточно велики: до 30% времени мы теряем по причине плохой организованности, до 40-80% времени мы теряем по причине стресса и разрушительных конфликтов. А уж потери жизненного времени, к сожалению, никто не подсчитывает!
Обидно: жизнь дана только один раз, а человек расходует ее так, будто он имеет сотни, тысячи жизней…
Почему человек не организует свое рабочее и жизненное время?
На этот вопрос есть три ответа. Разберем каждый из них применительно к организации рабочего времени.
Человек хочет, но не может организовать свое рабочее время. Это - самый простой случай: у человека есть мотивация и решение сделать свой рабочий день более организованным и четким, но он не знает, как это сделать? Другими словами, ему не хватает конкретных навыков, техник, вспомогательных средств типа удобных ежедневников, системы записей, напоминаний и т.п.
Человек может, но не хочет организовать свое рабочее время. Это - самый сложный случай: человек, в принципе, знает основные приемы организации рабочего времени (составление списка дел, определение их важности, приоритетности и срочности, контроль за качеством и сроками выполнения, перенос несделанного на завтра или ближайшие дни и т.п.), но не пользуется этими приемами.
А не пользуется он приемами организации времени потому, что по каким-то причинам ему это не выгодно.
Пример. В одной компании руководительница средних лет, в подчинении которой находилась команда молодых, образованных и энергичных женщин, испытывала неуверенность в себе и боялась, что через какое-то время ее заменят на более эффективную начальницу из молодежной команды. Она стремилась поэтому контролировать девушек, и в качестве тотального контроля интуитивно выбрала способ удерживать их на работе до позднего вечера под предлогом того, что они некачественно выполняют работу. Девушкам приходилось переделывать и так хорошо сделанное задание по несколько раз, они не успевали по срокам выполнять другие задания, в результате получали негативную оценку со стороны руководительницы, несмотря на то, что старались. Опосредованно руководительница добивалась только одной цели: сохранить лидерскую позицию в команде - любой ценой.
Человек не хочет и не может организовать свое рабочее время
Всем нам известны люди, которые «не дружат со временем». Бывает так, что это - творческие люди, но большинство из них - разгильдяи.
Для таких людей необходимо сначала выработать потребность (желание) в организации времени, и только потом учиться тому, как конкретно это делать.
Российский менталитет: ждем вдохновения или работаем, как получится. Я заметила, что в начале проведения тренинга по тайм-менеджменту почти всегда приходится настойчиво преодолевать эмоциональное сопротивление. Слушатели говорят: «Это слишком сложно!» Или так: «Кто придумал эти принципы и правила? Наверное, немцы? Они помешаны на порядке! А мы, русские, любим работать по вдохновению!». Или еще так: «У меня ничего не получится! Несколько раз уже пробовал - бесполезно!»
Разъяснение. Действительно, некоторые виды труда связаны с ретроактивной деятельностью. Например, в работе секретаря, которая отвечает на звонки и организует посетителей, большая часть времени уходит на реагирование и планировать самостоятельно свой рабочий день она не может.
Но большинство рабочих мест связано с наличием активной и ретроактивной части дня. Другими словами, всегда удается определить, в какие части дня нужно планировать дела, а в какие - отвечать на звонки и принимать посетителей. Например, в Москве самый активный период звонков и посетителей - это время с 10 утра до обеда. Вторую часть дня, поэтому, можно планировать самостоятельно.
Неформальное общение на работе
По данным Института организационного консультирования, в российских компаниях персонал тратит до 40% рабочего времени на разговоры! На одном семинаре слушатель воскликнул: «Как же они еще работают до сих пор!?» И, тем не менее, это так.
Пример. В одной компьютерной компании на семинаре по тайм-менеджменту мне сказали, что можно было бы решить рабочий вопрос по телефону за 15 минут, но поскольку в компании принято поддерживать дружеские отношения, сотрудница поднялась с первого на четвертый этаж к другой сотруднице решить вопрос в реальном общении. Как Вы думаете, сколько рабочего времени она затратила на решение этого вопроса? Ни много, ни мало - 2 часа! Что же делали наши коллеги? Кроме решения вопроса, они пили чай, курили, читали стихи, обсуждали мужей, детей и проч.
Корпоративные стандарты, на самом деле, имеют большое значение. Если в компании принято четко организовывать время, согласовывать и договариваться, уважать время свое и время коллеги, проблем с тайм-менеджментом не будет. Но если в компании нет привычки к экономии времени, никакой самый эффективный тренинг по тайм-менеджменту не поможет.
Разумеется, уровень организованности компании зависит от руководителя: именно он задает пример всем остальным. Поэтому нужно начинать не с тренинга для сотрудников, а с коучинга для руководителя.
Пример. Организованную команду видно сразу: минимальная затрата времени на неформальное общение, рабочее настроение, каждый занят своим делом, в коридорах нет курящих, а в служебных помещениях - пьющих чай. Увы, неорганизованную компанию тоже видно: сибаритство, болтовня, бесконечные чаи и курение, личные конфликты, сплетни и т.п. Руководителя часто нет на месте, но если он в рабочем кабинете, то позволяет себе затягивать совещания, в ходе которых проводит много личных разговоров по мобильному телефону, ругается, курит и т.п.
Рекомендации для тех, кто хочет организовать свое рабочее время
Хочется верить: наступит то время, когда мы захотим правильно и четко организовывать себя. Для тех, кто уже сейчас это хочет делать, сформулирую несколько советов.
- Утром просыпайтесь немного раньше - на 20-30 минут. Начало дня - без спешки и суетливости - важное условие для успешной реализации запланированных дел.
- После прихода на работу, сразу же просмотрите список тех дел, которые Вы должны сделать.
- Список дел составляется накануне и должен отражать принцип 60 : 20 : 20. Объясню: планируется примерно 60% рабочего времени, 20% времени оставляется свободным для непредвиденных дел, звонков и посетителей, 20% времени - на получение новой информации (по Интернету, специальной литературе, общению). Если распорядок рабочего дня преимущественно реактивный, например, как у секретаря, то этот принцип изменится и будет выглядеть так: 30 : 50 : 20; или так: 20 : 60 : 20.
- Начинать нужно без раскачки, с важных дел. Для многих людей, к слову, характерно начинать с мелочей (посмотреть почту, сделать ксерокс, позвонить по личному вопросу, попить кофе и т.п.). Однако, нужно помнить, что мелких дел бывает до 80% рабочего времени! Если с утра заняться мелочами, весь день пройдет впустую, а важные дела придется делать после окончания рабочего дня.
- Есть еще одна типичная ошибка: стремиться выполнять в первую очередь срочные и важные дела. Почему это - ошибка? Во-первых, для тех, кто не планирует свое рабочее время, но очень усердствует, все дела кажутся срочными и важными, на самом деле это - не так. Если подумать, то часть дел можно перевести в разряд срочных, но не важных (их часто нужно перепоручить обслуживающему персоналу). Часть дел можно оценить, как неважные и несрочные и вообще «выбросить их в корзину». И только часть дел останется в разряде важных и срочных, и их нужно сразу же сделать. Во-вторых, следует помнить, что если мы живем и работаем по типу выполнения всех дел как важных и срочных, мы находимся в состоянии хронического стресса и выгорания, следовательно, теряем свое здоровье. Стоит ли так жить и работать?
- Еще одна особенность: мы забываем про важные, но несрочные дела! А ведь это именно те дела, которые больше всего дают отдачу и больше всего нам нужны! А мы откладываем их «на потом», и только в конце жизни печально вспоминаем, что хотели выучить итальянский язык или съездить в Японию…
- Конечно, нужно учитывать свой график работоспособности. Известно, что есть «утренние» люди («жаворонки»), «дневные» люди («дрозды») и «вечерние» люди («совы»). Поэтому самые важные и ответственные дела следует планировать в период своей самой высокой работоспособности.
- Кроме утреннего прочитывания, перепроверять и уточнять свой список дел нужно еще два раза: в середине дня и вечером, в конце рабочего дня. Если что-то сделали и завершили, с удовольствием вычерните это дело. Если что-то не успели сделать, перенесите это дело. В некоторых случаях (но не всегда!) необходимо завершить начатое дело, чтобы со спокойной душой пойти домой.
- Еще один совет. Если на работе приходится выполнять разные действия (звонить по телефону, прочитывать документы, общаться с коллегами, партнерами и клиентами), то лучше планировать рабочий день по блокам. Например, утром - телефонный блок исходящих и входящих звонков, днем - общение, к вечеру - работа с документами. Если Вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.
- Последний совет. Не забывайте о принципе «закрытых часов», который означает, что для концентрации и тщательного выполнения важных дел, когда нельзя допустить ошибку, лучше закрываться и какое-то время не принимать посетителей и не отвечать на звонки. Пусть это будет один час утром, днем или вечером, но важная работа будет выполнена качественно и без ошибок!
Комментарии: