На сегодняшний день существует целый класс электронных ежедневников, а также достаточно много видов бумажных ежедневников. От традиционных, в разных обложках с разбивкой в формате «страница-день», до специализированных. Тем не менее, я для себя удобного готового ежедневника (а также мини-справочника, планировщика, контрольной карты выполнения проектов… в одном флаконе) так и не нашел.
Электронный ежедневник-планировщик класса Outlook имеет массу достоинств, но в силу ряда причин социального и операционного характера для меня неприемлем. И по моим наблюдениям я не одинок, даже мои коллеги, работающие с палм-топами, все же отдают предпочтение бумажным ежедневникам.
Часто ежедневники содержат дополнительную справочную информацию: календарь, карты поясного времени, коды городов…вплоть до международных автомобильных символов и таблиц соотношения между шкалами Цельсия и Фаренгейта. Эта информация совершенно бесполезна в работе. В то же время принципиальным недостатком большинства существующих на сегодняшний день ежедневников является ориентированность исключительно на хронологическое отображение текущих событий, то есть на ежедневное планирование: когда каждая страница рассчитана на один день и предоставляет возможности планирования текущего ежедневного расписания и контроля событий.
Однако в процессе работы весьма часто возникают заметки не планово-хронологического типа (то есть относящиеся к распределению событий во времени, причем в разрезе дней недели и чисел месяца), а тематического, которые относятся к определенной теме или событию. Кроме того, планирование сложных задач требует и соответственно планирования задач в разрезе недель и месяцев. Многие задачи являются по своей сути периодическими, иные - представляют собой совокупность задач более низкого уровня и соответственно требуют проектного планирования. Помимо этого, иногда посещают творческие мысли, которые бы хотелось сохранить…
И тут есть два пути: каждому типу информации дать свой носитель и место хранения или же попытаться объединить все виды информации для выполнения разных задач в одном месте. Необходимость того, чтобы вся информация была сосредоточена в одном месте, очевидна: когда планы на рабочем столе, информация по реализуемым проектам - в отдельных папках, а расписание текущего дня - на отдельном листе, информация неизбежно теряется, а если и не теряется информация, то пропадает ее обзорность. Безусловно, нужно соблюдать меру: вся информация о производственном проекте навряд ли поместится в ежедневник, но контрольные точки включить можно (и даже нужно!).
Вся текущая информация должна быть размещена в ежедневнике. Ежедневник - это инструмент. И как любой инструмент, он призван помогать в работе и выполнять определенные функции:
- отражать обзор текущих задач
- устанавливать иерархию целей - от установленных долгосрочных целей к текущим ежедневным
- помогать в осуществлении и отражать результаты текущего и долгосрочного планирования
- обеспечивать возможность контроля исполнения текущих и долгосрочных планов
- накапливать справочную информацию разного характера (от адресов и телефонов до цен на обои и планируемых подарков разным людям).
На основании функций ежедневника для себя я выработал такую его структуру:
- 1 разворот, на который постоянно попадает взгляд, как только открываешь ежедневник - расписание текущего дня и Post-it'ы с наиболее срочными задачами и напоминаниями. (ежедневное текущее планирование задач и их распределение во времени). Может быть описание 3 главных задач текущего дня
- 2 разворот - жесткие и мягкие задачи с указанием срока исполнения и возможными комментариями (долгосрочное проектное целеполагание)
- 3 разворот - проектные конечные задачи, которые часто являются развернутым описанием ранее сформулированных жестких и мягких задач (классический график Гантта с распределением по месяцам или неделям - кому как удобнее)
- 4 разворот - основные задачи (не более 3) для каждой недели в течение года с разбивкой по месяцам (текущее целеполагание)
- 5 разворот - периодические задачи: от поливки цветов до посещения спортзала. Они могут не иметь стратегической важности, но их периодическая реализация просто необходима.
- 6 разворот - классическая диаграмма Эйзенхауэра, в которой задачи, перечисленные на 2-4 разворотах, представлены в координатах важности и срочности.
- 7 разворот - матрица недели, в которой произведена разноска ранее перечисленных задач по дням и часам недели (по горизонтали дни, по вертикали часы)
Далее ежедневник поделен на 4 части: хронологически упорядоченный блок, тематически упорядоченный блок, блок творческих мыслей и блок адресов и телефонов, разделенный на два подблока: тематически и по алфавиту.
В хронологически упорядоченном блоке информация фиксируется по мере ее поступления и носит оперативный характер: информация пришла и зафиксирована. Именно в этом блоке происходит первичное накопление поступающей информации. Помимо этого, хронологически упорядоченный блок ежедневника удобен, когда необходимо найти информацию по дате ее поступления или проследить хронологию поступления информации. Хронологически упорядоченный блок идеально подходит для фиксации информаций на совещаниях, фиксации возникающих вопросов при обработке внешней информации - в общем для накопления любой информации, ценность хронологической структуры которой выше ценности тематической структуры.
Следует подчеркнуть, что хронологически упорядоченный блок используется только для накопления поступающей информации и никоим образом, несмотря на то, что структура ежедневника к этому предрасполагает, не связан с текущим планированием, которое проводится на 1,4 и 7 разворотах ежедневника.
Тематически упорядоченный блок содержит информацию, накапливаемую в разных сферах в течение длительного периода времени. Фактически этот блок представляет собой личный справочник. Он весьма удобен, когда нас интересует вся имеющаяся информация по какому-либо вопросу. В этом случае концентрация такой информации в тематически упорядоченном блоке максимальна
Блок творческих мыслей, исходя из названия, предназначен для накопления творческих идей. При этом форма накопления может быть самой различной: ключевые слова, варианты решения поставленной задачи, Mindmaps, совокупность логически связанных Post- it'ов - в общем, любая форма, лишь бы помогала делу и стимулировала творческий подход к решению поставленной задачи. Описание и анализ подходов к накоплению творческих мыслей выходят далеко за рамки темы статьи, но стоит отметить, что как традиционно предполагается для накопления творческих мыслей в общем, можно использовать как целевой поиск творческих мыслей (применительно к поставленной задаче), так и вольное накопление творческих мыслей с их последующей систематизацией.
Блок адресов и телефонов является традиционным и в особых пояснениях не нуждается. Единственным моим добавлением является дополнительный список адресов и телефонов в зависимости от категории людей. Например, можно выделить помимо традиционной алфавитной классификации групповую, которая иногда быстрее помогает найти нужный телефон. Например, в блоке адресов и телефонов мы можем выделить группы: «приятели», «медицинские учреждения», «фирмы по ремонту бытовой техники» - состав и определение групп определяется в каждом конкретном случае потребностями пользователя. В конечном итоге, главное - быстро найти человека. Отнесение телефона в любой подблок определяется отношением в его владельцу, например, если некая Ложкина А.П. нас интересует как хорошая знакомая, то мы ее можем занести в алфавитный список, если же она интересует нас как врач, то ее телефон более целесообразно поместить в группу телефонов медицинского обслуживания, впрочем, это уже относится к основам построения картотек.
Предложенная структура ежедневника имеет ряд преимуществ:
- позволяет проводить и фиксировать целеполагание на текущем и долгосрочном уровне и строить иерархию целей, разбивая крупные и долгосрочные и менее крупные средне- и краткосрочные;
- позволяет разделить целеполагание и распределение поставленных задач во времени;
- позволяет накапливать информацию в хронологическом и тематическом разрезе;
- позволяет осуществлять обзор задач с учетом их характеристик (важная, срочная, периодическая, приоритетная…) и, таким образом, определять приоритет исполнения;
- позволяет контролировать использование рабочего времени и выполнение задач;
- позволяет хранить если не всю, то максимально оправданный объем нужной информации, в одном месте и обеспечивать рациональный доступ к ней.
- позволяет максимально разгрузить сознание от вопросов типа: «А что же я должен сделать сегодня?» и «где информация о ценах на мобильные телефоны».
Теперь несколько слов о том, как же фактически эту структуру использовать.
Формулируем долгосрочные цели и задачи и записываем их на 2 развороте, предварительно проверив на совместимость. Полагаю излишним детализировать, что формулировка задач должна соответствовать критерию SMART. Сформулированные задачи делим на несколько более мелких задач и записываем их на 3 развороте с указанием приблизительной даты реализации каждом задачи на классическом графике Гантта с разбивкой по месяцам. Уже на этом этапе возможна корректировка (если Вы запланировали в течение одного месяца ремонт собственными силами, двухнедельный отпуск и работу за двоих в Вашем подразделении, то Вашему оптимизму можно только порадоваться).
После того, как будут произведены корректировки, делающие совокупность задач реализуемой, переходим к 5 развороту, на котором определяем список периодических задач и необходимую периодичность осуществления. Разворот оформляем в виде матрицы, где по строкам расположены недели, а по столбцам задачи. Необходимую периодичность выполнения отображаем в виде к/н, где к - количество раз, а н- количество недель. Например, если цветы нужно поливать дважды в неделю, то периодичность будет выглядеть как 2/1, если архивировать Ваши рабочие документы считаете целесообразным раз в месяц, то периодичность выглядит как 1/4. В случае выполнения задачи на неделе ставим условный знак. На 5 развороте наглядно видна фактическая периодичность выполнения задач и на каждую следующую неделю четко видна необходимость реализации каждой периодической задачи (в зависимости от того, как давно она была реализована до этого).
На основании сформулированных конечных и периодических задач заполняем 4 разворот, который будет постоянно корректироваться по итогам изменения 2,3 и 5 разворотов, а также в случае поступления различных срочных задач. По опыту могу сказать, что наиболее целесообразным является заполнение на месяц вперед: заполнение на более длительные сроки ненадежно, так как практически всегда затем следуют изменения, и иногда достаточно значительные, заполнение на более короткие сроки снижает результативность планирования и не позволяет получить обзора ближайших к выполнению задач.
На основании 2,3,4 разворотов заполняем диаграмму Эйзенхауэра на 6 развороте, разнося задачи по графам важности и сложности. Ценность этого разворота состоит в том, что он позволяет получить обзор текущих задач с разными их характеристиками, определить приоритеты распределения задач в текущем планировании. 6 разворот можно заполнять еженедельно или ежемесячно.
7 разворот - матрицу недели заполняем по итогам 4,5 и 6 разворотов. Фактически 7 разворот и служит операционным расписанием недели, в котором задачи, связанные с долгосрочными целями и просто срочные задачи, расписаны во времени. То есть определяется не только, «что» будет сделано, но и «когда», что повышает вероятность выполнения запланированных задач.
Наконец, по итогам 7 разворота - расписания недели - составляем расписание текущего дня на первом развороте. По опыту использования считаю удобной схему, когда 7 разворот заполняется перед началом недели в Outlook в разделе календарь (т.е. определяется распределение задач во времени), а затем информация распечатывается дважды - на неделю в целом и на каждый день недели. Естественно, что автоматизация отображения задач в Outlook позволяет избежать ручного копирования информации. В дальнейшем расписание недели и каждого дня (соответственно на 7 и 1 разворотах) может корректироваться соответственно вновь поступающей информации.
При планировании и целеполагании осуществляется смешанное заполнение: используются готовые разработанные бланки в MSWord или MSExcel (бланки рабочего дня, график Гантта, список жестких и мягких задач, график периодических задач, разбиение недель по месяцам) и формы Outlook (рабочая неделя и каждый день), которые, тем не менее, заполняются частично вручную. Это обеспечивает достаточную гибкость планирования: достоверная информация может быть заранее «вбита» на компьютере и распечатана, а оперативные изменения вносятся рукописно.
Еще несколько слов об организации использования. Все дополнительные бланки распечатываются и вклеиваются в ежедневник (или же добавляются, если ежедневник на спиралях). Очень полезным является размещение в ежедневнике карточек Post-it с возможным их использованием в разных разделах. Для быстрого нахождения каждого раздела или может быть отдельного блока информации можно наклеить 5-6 пластиковых самоклеящихся этикеток - они достаточно надежны и позволяют точно открыть ежедневник на нужном месте. Естественно, сам ежедневник должен быть достаточно толстым, чтобы вместить весь необходимый материал. Предпочтительным является использование ежедневника на открывающихся спиралях, что позволяет добавлять и изымать по мере необходимости материал. Кроме того, при интенсивном использовании, такой ежедневник долговечнее.
Полагаю необходимым добавить ложку дегтя. Безусловно, предложенная информационная структура ежедневника не лишена недостатков, в числе которых в первую очередь стоит отметить вынужденное дублирование информации, дополнительные операции по внесению изменений (периодическая распечатка дополнительных форм для заполнения, канцелярские операции по вклеиванию бланков или их добавлению), наконец, просто большой размер вследствие наличия значительного объема разнородной информации, но удобство сосредоточения всей необходимой информации в одном месте, возможность представления информации в тематическом и хронологическом разрезе, разделение информационных блоков целеполагания и распределения задач во времени представляют достаточное удобство для работы.
Следует отметить и принципиальные ограничения предложенной структуры: это все же личный ежедневник-планировщик, который рассчитан именно на личное пользование, и использовать его для построения дерева целей предприятия, контроля корпоративных проектов с несколькими десятками участников, а также для отображения проектно-сметной информации и маленькой базы данных на все случаи жизни для предприятия навряд ли удастся, для этого существуют совершенно другие инструменты.
В предложенной структуре ежедневника не отражены некоторые компоненты, которые представляют интерес в ходе текущей деятельности, например управление коммуникациями, контрольная карта выполнения личных сетевых проектов, контроль выполнения личных поручений, хронокарта использования времени… и еще много чего, но, как говорил классик: «Нельзя объять необъятного». Ведь в конечном итоге личный ежедневник-планировщик - это не самоцель, не дань моде или стилю, и не источник всех знаний; это такой же инструмент, как молоток или отвертка: целевого применения, предельно функциональный, простой и понятный, удобный и «заточенный» под конкретного пользователя.
Комментарии: