02.07.2011Об оформлении дубликата похищенной трудовой книжки

На предприятии была совершена кража, заведено уголовное дело.
Среди прочих украденных документов и ценностей была похищена и трудовая книжка нашего сотрудника. Этот сотрудник пожелал уволиться. В данный момент (пока ведется следствие и документы не найдены) я могу выдать работнику лишь дубликат трудовой книжки. Вот тут и начинаются трудности. Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек я обязана выдать дубликат в течение 15 дней. Собрать документы, подтверждающие периоды работы до поступления на наше предприятие, в течение такого короткого времени ни мы, ни сотрудник не в состоянии (сотрудник работал на 18 предприятиях, многие из которых в настоящее время не существуют). Основной стаж у работника - северный (16 лет), т.е. дающий право на льготную пенсию (в 55 лет).
Сам работник собирать подтверждающие справки отказывается, обвиняя предприятие в утере трудовой книжки, и следовательно, обязанность по восстановлению его стажа целиком ложится на нас. Хотя его трудовую книжку, возможно, и найдут, и мы обязательно вернем ее ему.
Данный работник работает на нашем предприятии с сентября 2000 г. На него подавались сведения о стаже СЗВ-К (есть отметка Пенсионного фонда о приеме сведений), а также индивидуальные сведения за все периоды работы на предприятии.
Согласно разъяснениям Пенсионного фонда РФ, внести сведения об общем стаже до поступления на наше предприятие я не могу, т.к. нет подтверждающих справок. Могу лишь внести сведения о работе на нашем предприятии. В таком виде дубликат трудовой книжки работник получать отказывается и грозится подать на нас в суд.
Подскажите, как мне поступить в данной ситуации.

Подписчик «КП»
Г.Ф. Утяшева,
г. Ноябрьск, ЯНАО

Эксперт «КП»
М.М. Покровская

Сложившаяся в Вашей организации ситуация весьма непроста. Действительно, в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. С другой стороны, как это вытекает из смысла пунктов 31 и 34 названных Правил, законодательством напрямую регламентирован лишь порядок выдачи дубликата трудовой книжки при утрате ее самим лицом - владельцем трудовой книжки либо при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств). При этом какие-либо официальные разъяснения о том, может ли расцениваться хищение документов, хранящихся в организации, в качестве такого рода чрезвычайной ситуации, отсутствуют; к тому же, предусмотренный пунктом 34 Правил порядок установления трудового стажа работников - в ходе работы специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, либо в судебном порядке - достаточно сложен. Действия же работодателя по выдаче дубликата трудовой книжки работника, если она была утрачена самим работодателем в иных ситуациях, не являющихся чрезвычайными, законодательством непосредственно напрямую не определяются.
Оставляя в стороне вопросы, связанные с возможной персональной ответственностью назначенного приказом (распоряжением) работодателя лица, которое в соответствии с названными Правилами должно быть специально уполномочено в каждой организации нести ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, и может нести ее в случае нарушения установленного этими правилами порядка, поскольку, как хочется надеяться, никого из Ваших сотрудников лично это не коснется, подчеркнем следующее. Для того чтобы избежать иных возможных негативных последствий утраты трудовых книжек, в частности работников, пожелавших расторгнуть трудовой договор с Вашей организацией, кадровой службе следует действовать строго в соответствии с предписаниями трудового законодательства, регламентирующими оформление дубликатов трудовых книжек, а также оформление увольнения с работы.
Как известно, в соответствии со статьей 80 (части первая, вторая и третья) Трудового кодекса РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме по общему правилу за 2 недели; по соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении; в случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
В любом случае работодатель в день увольнения (последний день работы) обязан, в частности, выдать работнику трудовую книжку (часть вторая статьи 62, часть пятая статьи 80 названного Кодекса). Задержка выдачи трудовой книжки работнику рассматривается согласно статье 234 (часть первая) Трудового кодекса РФ в качестве незаконного лишения работника возможности трудиться, и в этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время этой задержки. Заметим попутно, что в такой ситуации, как это предусмотрено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки, а о новом дне увольнения работника должен издаваться приказ (распоряжение) работодателя, а также должна вноситься запись в трудовую книжку с признанием недействительной в порядке, установленном названными Правилами, ранее сделанной записи о дне увольнения.
Применительно к Вашей ситуации это означает, что работнику, подавшему заявление об увольнении с работы, в последний день его работы в организации должен быть выдан дубликат его утраченной работодателем трудовой книжки, а следовательно, сам дубликат должен быть оформлен не в течение 15 дней со дня подачи работником заявления, как это предусмотрено пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей для случаев утраты трудовой книжки самим лицом, являющимся ее владельцем, а в срок, по истечении которого трудовой договор с работником подлежит расторжению.
Поскольку в Вашем письме упомянуто, что согласно пункту 31 названных Правил работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления, хочется отметить также следующее. Как видно из содержания данного пункта, речь в нем идет об обращении с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки лица, утратившего трудовую книжку, к работодателю по последнему месту работы, который обязан оформить этот дубликат.
По смыслу рассматриваемого пункта установленный им 15-дневный срок со дня подачи работником заявления, не позднее которого работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, ограничивает время собственно оформления дубликата работодателем на основании представленных обратившимся к нему лицом документов, а не время, необходимое для их сбора.
Сами правила оформления дубликата трудовой книжки известны. Так, согласно пункту 32 названных выше Правил и пункту 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

Внесение в дубликат сведений, касающихся работы по последнему месту работы, как правило, не должно вызывать затруднений, поскольку осуществляется на основании изданных работодателем приказов (распоряжений) и в том же порядке, как это делалось при заполнении самой трудовой книжки.
Что касается сведений о работе до поступления в данную организацию, то запись об общем и (или) непрерывном стаже работы работника делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» дубликата. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в таком порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. После этого в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном документе имеются такие данные, а в графе 4 - сведения о том документе, на основании которого в дубликате произведена эта запись.
В том случае, когда имеющиеся документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
Следовательно, работодатель не вправе вносить в дубликат трудовой книжки сведения о прошлой работе, не подтвержденные соответствующими документами.
Обратим внимание на то, что в трудовом законодательстве не содержится какого-либо в той или иной степени определенного перечня документов, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о стаже работы до поступления в данную организацию. Более того, в пункте 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, регламентирующем оформление дубликатов трудовых книжек работников при массовой их утрате работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, указано, что установление факта работы, сведений о профессии (должности) в данной организации осуществляется специальной комиссией на основании документов, имеющихся у работника, в числе которых называются такие документы, как справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.
Поэтому представляется, что соответствующими документами, подтверждающими стаж работы работника до поступления в данную организацию, можно считать любые надлежаще оформленные официальные документы, а также заверенные в установленном порядке копии документов, в которых получили четкое закрепление сведения о прошлой работе, указанные в пункте 32 Правил и пункте 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек и необходимые для оформления дубликата трудовой книжки работника.
Как видно из Вашего письма, работник, которому необходимо срочно оформить дубликат трудовой книжки, работает в Вашей организации с сентября 2000 года, и Вами в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. на 31.12.2002) представлялись в территориальный орган Пенсионного фонда РФ сведения о включаемых в его страховой стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены данным работником до его регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, по форме СЗВ-К (Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования).
Отметим, что, как следует из содержания пункта 3 статьи 8 названного Федерального закона, копии сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей; хранение этих копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Что касается документа индивидуального (персонифицированного) учета по форме СЗВ-К, то, как известно, в соответствии с пунктом 59 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21.10.2002 № 122п, данный документ, представляемый страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда РФ в целях проведения конвертации (оценки) пенсионных прав застрахованного лица, заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Как следует из пункта 60 данной Инструкции, в нем, в частности, содержатся сведения о территориальных условиях проживания по состоянию на 31.12.2001, периодах трудовой или иной общественно полезной деятельности, включая наименование организации, вид деятельности, начало и окончание периодов деятельности, территориальные условия и особые условия труда, исчисляемый трудовой стаж, выслугу лет, профессию или должность, а также сведения по состоянию на 01.01.2002 для оценки пенсионных прав застрахованного лица, в том числе общий трудовой стаж, стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, территориальные условия, особые условия труда, выслугу лет.
Таким образом, в рассматриваемом документе индивидуального (персонифицированного) учета по форме СЗВ-К фактически содержатся основные сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, необходимые для заполнения дубликата трудовой книжки.
Напомним одновременно, что в соответствии с пунктами 33 и 35 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, индивидуальные сведения, представляемые в территориальный орган Пенсионного фонда РФ страхователем, являющимся юридическим лицом, заверяются подписью руководителя и печатью организации; территориальные органы Пенсионного фонда РФ осуществляют контроль, в частности, за достоверностью сведений о трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования путем проведения проверок, запроса дополнительных сведений и т.д.; по требованию соответствующего территориального органа страхователь представляет дополнительные сведения, в том числе подтверждающие трудовой (страховой) стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, за периоды до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования работающих у него застрахованных лиц.
Поэтому представляется, что надлежаще оформленная копия указанного документа вполне может считаться тем документом, подтверждающим сведения об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы работника до поступления в данную организацию, на основании которого в дубликате трудовой книжки могут быть произведены соответствующие записи.
В завершение рассмотрения поставленного в письме вопроса укажем также, что в случае невозможности надлежащего оформления дубликата трудовой книжки в вышеуказанные сроки в связи с отсутствием необходимых документов, на основании которых работодатель сможет внести надлежащие записи о работе до поступления в данную организацию в дубликат трудовой книжки, ему остается либо предложить работнику, намеревающемуся расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, повременить с увольнением до получения этих документов либо оформить дубликат трудовой книжки, указав в нем помимо сведений о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по данному месту работы, лишь те сведения о прошлой работе, которые содержатся в имеющихся документах. Подчеркнем, что вопрос о переносе даты расторжения трудового договора может быть решен только работником (за исключением случая, когда на основании части второй статьи 80 Трудового кодекса РФ трудовой договор по соглашению между работником и работодателем расторгается до истечения срока предупреждения об увольнении, когда вопрос о переносе срока увольнения также может быть разрешен по соглашению сторон трудового договора).
При отказе работника перенести дату увольнения на более поздний срок работодатель обязан и вправе выдать работнику в день увольнения оформленный в соответствии с изложенными правилами дубликат трудовой книжки. Если же работник отказывается от получения такого дубликата, работодателю следует согласно части третьей статьи 62 Трудового кодекса РФ направить работнику письмо (с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, со дня направления которого работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Отметим, что пересылка дубликата трудовой книжки, так же как и самой трудовой книжки, по указанному работником почтовому адресу допускается только с его согласия.