02.07.2011Ошибки, допускаемые при обращении с трудовыми книжками

Как свидетельствует практика кадрового делопроизводства, работодателями по-прежнему допускается немало ошибок при обращении с документами работников. Это, к сожалению, касается и трудовых книжек.

Классификация ошибок, допускаемых при обращении с трудовыми книжками.
Трудовая книжка - это документ, в установленной форме отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. Основные требования к обращению с трудовыми книжками определены соответствующими нормативными актами (см. рис.1) и представлены в обобщенном виде на рис.2.
Ошибки, допускаемые при обращении с трудовыми книжками, можно (с определенной долей условности) разделить на несколько функциональных групп (см. рис.3). Большая их часть (по понятным причинам) допускается работодателями в процессе ведения трудовых книжек (см. далее), однако начнем мы все-таки с рассмотрения ошибок, допускаемых при оформлении трудовых книжек - которых, увы, тоже встречается немало.
Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых книжек
При оформлении трудовой книжки наиболее часто допускаются ошибки в сведениях о работнике:
фамилии, имени и отчестве(eсли оно имеется у работника) работника;
дате рождения работника;
имеющемся у работника образовании, профессии, специальности.

Характерными ошибками, допускаемыми при внесении в трудовую книжку сведений о работнике, являются:
ошибки в написании фамилии, имени или (и) отчества работника, в том числе пропуск букв или произвольная замена букв другими (по сравнению с написанием, предусмотренным документом, удостоверяющим личность работника);

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок обращения с трудовыми книжками

Рис.1

ошибки в написании даты рождения работника (чаще всего - в написании наименования месяца рождения);
ошибки в написании наименования профессии, специальности работника.
Весьма распространенной является и ошибка, связанная с невнесением в трудовую книжку сведений об имеющемся у работника образовании. Подобные ошибки допускаются прежде всего с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании (о присвоении работнику соответствующей квалификации) - к примеру, в отсутствие подлинника документа соответствующие сведения вносятся в трудовую книжку по нечеткой копии.
Все еще имеют место и случаи внесения сведений со слов работника, что является абсолютно недопустимым. Другой распространенной причиной рассматриваемых ошибок является невнимательность ответственного за обращение с трудовыми книжками.

Рис.2



Рис.3

Сведения о работнике, напомним, заполняются на титульном листе трудовой книжки (см. рис.4). Непосредственно после заполнения работник должен удостоверить правильность заполнения титульного листа своей росписью, причем подразумевается, что до этого работник на самом деле удостоверился в отсутствии ошибок, прочитав внесенные в титульный лист записи.
К сожалению, это требование во многих случаях соблюдается формально - в том числе и потому, что работник не присутствует (хотя и обязан присутствовать) при оформлении трудовой книжки. Отсутствие на титульном листе росписи работника - вне зависимости от того, проверил он правильность оформления трудовой книжки или нет - является грубой ошибкой. Не менее грубой ошибкой считается и отсутствие на титульном листе росписи ответственного за оформление трудовой книжки.



Рис.4 (Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.)

К ошибкам относятся также незаполнение на титульном листе (см. выше) даты оформления трудовой книжки и отсутствие оттиска печати, удостоверяющего подпись ответственного за оформление трудовой книжки.

Ошибки, допускаемые при внесении сведений о работе
Как отмечалось, наибольшее количество ошибок в процессе обращения с трудовыми книжками допускается при внесении сведений о работе и прежде всего записи о работе (трудовой функции), порученной работнику в соответствии с трудовым договором (о приеме на работу). Напомним, что в записи о приеме на работу должны указываться следующие сведения:
дата приема на работу;
наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если соответствующее условие содержится в трудовом договоре(Ст.57 Трудового кодекса РФ));
наименование порученной работы (должности), специальности, профессии, при наличии - с указанием квалификации.

Рис.5

Однако при этом некоторыми работодателями игнорируется требование об обязательном обозначении наименования работодателя (см. рис.5) в т.н. заголовочной части записи (см. рис.6). Не всегда выполняется и требование о нумерации записей: зачастую записи о приеме на работу вообще не присваивается номер либо такой номер указывается с ошибкой (к примеру, записи присваивается не очередной порядковый номер, а первый, хотя в данном разделе уже имеются записи, сделанные по прежнему месту работы работника).



Рис.6

Основанием для внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу является соответствующий приказ (распоряжение). Увы, некоторые работодатели по-прежнему убеждены, что такая запись может оформляться на основании трудового договора, что, конечно же, является заблуждением.
Довольно распространенная ошибка - неверно указанная дата приема на работу. Вместо нее в трудовой книжке нередко указывается дата издания приказа (распоряжения) о приеме на работу либо (см. выше) дата заключения трудового договора, в содержании которого указана иная (отличная от даты заключения) дата начала работы (выполнения работником порученной трудовой функции).
Другая распространенная ошибка - неверное написание наименования структурного подразделения, в которое назначен работник(Если соответствующее условие содержится в заключенном с данным работником трудовом договоре и отражено в приказе (распоряжении) о приеме на работу). Заметим, что частной разновидностью данной ошибки следует считать отсутствие в записи сведений о наименовании структурного подразделения (хотя в приказе (распоряжении) о приеме на работу таковое указано).
Все еще встречаются и ошибки в написании наименования работы (должности), порученной работнику, причем особенно характерна эта ошибка для случаев, когда наименование должно в точности совпадать с наименованием, указанным в соответствующем квалификационном справочнике(Если выполнение такой работы предусматривает предоставление работнику компенсаций (льгот), либо на работника в связи с выполнением такой работы налагаются какие-либо ограничения). Ошибкой следует полагать и невключение в запись сведений о решении работодателя, послужившего основанием для приема работника на работу: наименование вида документа (в общем случае - приказ (распоряжение)), его номер и дата издания.
Эти же ошибки допускаются работодателями и при внесении в трудовую книжку записи о переводе работника на другую работу. Основанием для оформления такой записи (см. рис.7) служит приказ (распоряжение) о переводе на другую работу.
При переводе (переходе) работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другой выборный орган) соответствующая запись должна вноситься в трудовую книжку на новом месте работы(С этой целью после полного и сокращенного (если последнее имеется) наименования выборного органа (графа 3 раздела «Сведения о работе», в виде заголовка) в следующей свободной строке трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник (наименование должности указывается в графе 3) со ссылкой (в графе 4) на соответствующее решение выборного органа (с указанием даты и номера его принятия)). Пример записи о переводе на другую постоянную работу представлен на рис.8.

Рис.7



Рис.8

Помимо сведений о работе, связанных с приемом на работу и переводом на другую постоянную работу, в период работы работника у данного работодателя в трудовую книжку должны (при наличии соответствующих оснований) вноситься и некоторые другие сведения, в том числе:
сведения о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.);
сведения об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
сведения о работе по совместительству(Внесение в трудовую книжку записи о работе по совместительству производится только по месту основной работы работника и только в том случае, если сам работник письменно заявил работодателю о соответствующем пожелании, приложив к заявлению документ, подтверждающий работу по совместительству);
сведения о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж работника;
сведения о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа работника;
сведения о времени военной службы либо времени службы работника в органах внутренних дел и таможенных органах;
сведения о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Основными ошибками, допускаемыми при оформлении записей рассматриваемого типа, являются следующие:
неверно указанная дата записи - вместо нее иногда указывается дата издания соответствующего приказа (распоряжения) (иного аналогичного решения);
неверно указанная дата восстановления непрерывного трудового стажа работника;
неверная датировка периода работы (службы, обучения) работника;
неверное написание наименования нового разряда (класса, категории), присвоенного работнику (установленной работнику второй профессии), либо работы (трудовой функции), выполняемой работником по совместительству;
неверное написание номера воинской части (наименования органа внутренних дел (таможенного органа)), в котором работник проходил службу, либо организации, в которой работник проходил профессиональную подготовку;
невключение в запись данных о решении работодателя, послужившего основанием для внесения записи (его наименовании, номере и дате издания).

Обратимся теперь к рассмотрению типичных ошибок, допускаемых работодателями при внесении в трудовую книжку записей об увольнении. Основанием для оформления такой записи (см. рис.9) в общем случае служит приказ (распоряжение) об увольнении. Формулировка записи должна в точности соответствовать формулировке, предусмотренной статьей (пунктом, подпунктом статьи) Трудового кодекса РФ (иного федерального закона). Обязательным элементом записи об увольнении является ссылка на соответствующие статьи (пункты, подпункты статьи) федерального закона. Запись об увольнении вносится в трудовую книжку (см. рис.10) в день увольнения (последний день работы) работника.

Рис.9




Рис.10

Рис.11

Наиболее часто при оформлении записей об увольнении работодателями допускаются следующие ошибки:
неверно указана дата увольнения работника - вместо нее нередко указывается дата издания приказа (распоряжения) об увольнении либо (реже) дата документа, на основании которого издан соответствующий приказ (распоряжение);
неверно указана формулировка причины увольнения работника;
неверно указано основание увольнения работника (см. рис.11);
не указаны данные о решении работодателя, послужившем основанием для увольнения.
Основные причины внесения изменений в имеющиеся в трудовой книжке записи представлены на рис.12. Основные ошибки, допускаемые работодателями при внесении изменений в записи трудовой книжки, заключаются в следующем:
изменения в трудовую книжку вносятся на основании ненадлежащих документов;
не соблюдаются технические требования к внесению изменений - например, изменения в запись об образовании (профессии, специальности) не могут вноситься посредством зачеркивания имеющихся в трудовой книжке записей, и т.п.;
не указаны основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ: его наименование, номер и дату).

Рис.12

Ошибки, допускаемые при оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
В заключение остановимся на ошибках, допускаемых работодателями при оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки. Напомним в этой связи, что дубликат трудовой книжки - это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее (и признанных недействительными) неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений. Выдача дубликата трудовой книжки производится в связи с:
выявлением в трудовой книжке неверной (неточной) записи, признанной недействительной(После оформления дубликата старая трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу);
непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению(При отсутствии таких документов в дубликат трудовой книжки могут быть внесены только сохранившиеся сведения);
утратой трудовой книжки работником либо работодателем.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной, производится на основании заявления работника и документа, подтверждающего недействительность записи (см. рис.13). Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению производится на основании письменного заявления работника. Если в результате износа (иного существенного повреждения) трудовой книжки в ней утрачены какие-либо записи, то их внесение в дубликат производится на основании документов, подтверждающих соответствующие факты трудовой деятельности работника (см. рис.14) (При отсутствии таких документов в дубликат трудовой книжки могут быть внесены только сохранившиеся сведения)

Рис.13

Рис.14

Выдача дубликата в связи с утратой работником трудовой книжки производится на основании его письменного заявления. Процедура оформления дубликата трудовой книжки в рассматриваемом случае включает:
внесение сведений об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на работу в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами(Общий стаж работы записывается в разделе «Сведения о работе» суммарно);
сведения о работе и награждении (поощрении), внесенные в трудовую книжку по последнему месту работы работника(Если имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых в трудовую книжку ранее вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только зафиксированные в этих документах сведения);
простановку в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки отметки «Дубликат»;
оформление на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки надписи «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем производится на основании документа, удостоверяющего факт утраты (наступления обстоятельств, повлекших за собой утрату трудовой книжки).



Рис.15(Вкладыш изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: «Сведения о работе» - 9 разворотов, «Сведения о награждениях» - 8 разворотов)

При массовой утрате трудовых книжек (вследствие стихийного бедствия, повлекшего, кроме того, и утрату соответствующих документов), сведения о трудовом стаже работников вносятся в дубликаты на основании акта об установлении трудового стажа. В остальном процедура оформления дубликата трудовой книжки в рассматриваемом случае соответствует вышеописанному.
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
перенос в дубликат записей не в полном объеме;
отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
Оформление вкладыша (см. рис.15) производится, если в трудовой книжке работника заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов. Стандартная процедура оформления вкладыша включает:
вшивание бланка вкладыша в трудовую книжку(Без трудовой книжки вкладыш, хотя бы и оформленный надлежащим образом, недействителен);
заполнение сведений на титульном листе вкладыша;
фиксацию факта оформления вкладыша на титульном листе трудовой книжки(На титульном листе трудовой книжки делается - от руки или простановкой штампа - отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера).
Правильность сведений на титульном листе вкладыша удостоверяется подписями работника и ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати работодателя.
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении вкладыша трудовой книжки, являются:
незаполнение (неполное заполнение) сведений на титульном листе;
отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
ненадлежащее удостоверение сведений, внесенных во вкладыш при оформлении (см. выше).