После решения всех организационных вопросов, связанных с ведением трудовых книжек, следует обратить внимание на особенности оформления и заполнения этого документа. Рассмотрим некоторые наиболее актуальные для практиков ситуации, связанные с заполнением трудовых книжек и исправлением неправильных или неточных записей.
Одной из таких ситуаций является обнаружение в предъявленной работником трудовой книжке ошибочных записей в титульном листе, касающихся его фамилии, имени, отчества или даты рождения.
При оформлении трудовой книжки впервые особенно важно, чтобы в титульный лист правильно были внесены фамилия, имя, отчество и дата рождения лица, поступающего на работу. Именно эти сведения важны для трудовой книжки как для документа, в котором не предусмотрено наличие фотографии. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными работника будет определяться принадлежность трудовой книжки тому или иному гражданину. Нередко возникающие в этой ситуации ошибки создают в дальнейшем много проблем, как самим работникам, так и кадровикам.
Каков порядоки справления неправильных записей в титульном листе трудовой книжки?
Официального ответа на вопрос о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. Этот вопрос не рассмотрен ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее - Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее - Инструкция).
Так, Правила (п. 27) говорят об исправлении неправильных записей на основании официального документа работодателя , допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. речь идет об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях. Аналогично в Инструкции (п. 1.2) сказано о признании недействительными и об исправлении только записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Это позволяет сделать вывод, что неверные записи в титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению. Значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене. Этот вывод подтверждается и п. 48 Правил об оплате работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения».
Следует также отметить, что и в п. 26 Правил, и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, п. 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.
Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожить испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время форма такого акта официально не предусмотрена и определяется самим работодателем (приложение).
И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой в титульном листе. За неимением установленного порядка исправления такой ошибки можно посоветовать практикам поступить аналогично тому, как полагается действовать в ситуации, когда требуется внести изменение в запись о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника: одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (или имя, отчество, дата рождения) и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, заключении или расторжении брака) с указанием серии, номера и даты делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.
Применение печатей
Удостоверение оттиском печати внесенных в трудовую книжку записей - еще один проблемный момент, требующий обсуждения. Определенные сложности в этом вопросе возникли в связи с принятием Правительством РФ постановления от 01.03.08 № 132 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225» (далее - Постановление от 01.03.08 № 132).
До внесения изменений и в Правилах (п. 35 - при увольнении работника), и в Инструкции (пп. 2.2 и 2.3 - в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне обложки трудовой книжки) предусматривалось удостоверение записей печатью организации или печатью кадровой службы. Эта норма потребовала определенного изменения после вступления в силу Федерального закона от 30.06.06 №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации». Работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, по данному закону обязали вести трудовые книжки на каждого работника (ранее они не имели права производить записи в трудовых книжках и оформлять книжки работникам, принимаемым на работу впервые).
В соответствии с этим Федеральным законом Постановлением от 01.03.08 №132 словосочетание « печать организации » в п. 35 Правил заменено словосочетанием «печать работодателя», охватывающим как работодателей - юридических лиц, так и работодателей - физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями. Однако при этом из Правил исчезло словосочетание «печать отдела кадров», что означает прекращение с 22 марта 2008 г. (дата вступления в силу Постановления от 01.03.08 №132) использования при увольнении работника печатей кадровых служб для удостоверения всех записей, внесенных в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя.
Очевидно, что это создает определенные неудобства в работе отделов персонала. Вместо использования «своей» печати кадровики теперь должны каждый раз при увольнении работника обращаться к сотрудникам, которые отвечают за использование печати работодателя, т.е. печати организации. Заметим также, что применение печатей всегда было тесно связано с полномочиями должностных лиц, и ставить оттиск печати организации (особенно гербовой) «на должность» рядового работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, безусловно, неверно, а передавать книжку на подпись руководителю организации практически нереально.
Необходимо отметить и то, что принятые изменения привели к некоторым противоречиям, возникающим при сравнении норм об использовании печатей для удостоверения записей в трудовых книжках, включенных в новый текст п. 35 Правил, и норм, содержащихся в оставшихся в прежнем виде текстах пп. 2.2 и 2.3 Инструкции. Если из п. 35 Правил исключено словосочетание «печатью организации (кадровой службы)», то в пп. 2.2 и 2.3 Инструкции остались такие словосочетания: в п. 2.2 - «печать организации (печать кадровой службы)», в п. 2.3 - «печатью организации (или печатью кадровой службы)». По Инструкции получается, что в титульном листе трудовой книжки и на внутренней стороне ее обложки может ставиться печать кадровой службы. В то же время при увольнении согласно Правилам надо ставить печать организации.
Такое положение с применением печатей, конечно, недопустимо. В одном и том же документе, пусть и в разных его частях, должна использоваться печать одного вида. Понятно, что теперь, с учетом нормы Постановления от 01.03.08 №132, это должна быть печать организации, а не кадровой службы. В то же время это не означает полного отказа от использования печати кадровой службы. Оттиск этой печати по-прежнему следует проставлять на других документах, оформляемых в данном подразделении: на копиях трудовых книжек или выписках из них; на копиях других документов, с которыми работают кадровики (например, на копиях документов об образовании, помещаемых в личное дело работника); на выдаваемых кадровой службой справках и т.д.
Внесение сведений о работе
Немало разночтений связано и с внесением записей в раздел трудовой книжки «Сведения о работе». Выделим некоторые ошибки, наиболее характерные для начинающих кадровиков, нередко постигающих порядок заполнения документов путем изучения записей, сделанных их предшественниками.
Во многих трудовых книжках раздел «Сведения о работе» при первичном заполнении до настоящего времени начинается со стандартной фразы « Стажа до поступления на работу не имел». Однако ни Правила, ни Инструкция не требуют внесения в трудовую книжку такой информации, т.е. первой записью должна быть запись о приеме на работу.
В пункте 10 Правил содержится положение о необходимости точного соответствия всех вносимых в трудовую книжку записей тексту приказа (распоряжения) по личному составу. Это требование часто воспринимается практиками не вполне верно (слишком буквально): в трудовую книжку дословно вписывается содержание приказа, в т.ч. информация о сроке заключенного трудового договора, об установлении работнику испытания при приеме на работу (иногда и с указанием его срока), о причине отсутствия сотрудника, для замещения которого временно принят на работу данный работник, и т.п. Следует подчеркнуть, что внесение подобной информации в запись о приеме на работу не предусмотрено п. 3.1 Инструкции, где четко сказано, что «в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования... наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации».
Названная ошибка, видимо, происходит оттого, что не все работники, отвечающие за ведение трудовых книжек, правильно понимают, что именно в трудовой книжкедолжно точно соответствовать приказу. Для устранения этой ошибки надо уяснить, что в соответствии с п. 3.1 Инструкции запись о приеме на работу фактически является краткой выпиской из приказа о конкретном месте работы, на которое принят работник (подразделение, должность, профессия). Именно эта информация должна точно соответствовать приказу. Другие сведения из приказа: срок договора, срок испытания, режим работы, замещение другого работника и причина его отсутствия, условия оплаты труда, характер работы (подвижной, разъездной, в пути) и другое - не переносятся в трудовую книжку работника.
Запись о приеме на работу обязательно должна содержать информацию о квалификации работника (п. 3.1 Инструкции): « Принят в цех №5 фрезеровщиком 4-горазряда», « Принят в финансовый отдел на должность специалиста I категории».
Исключением из общего правила является порядок внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу в том случае, когда работника пере водят на другую постоянную работу к другому работодателю. В данной ситуации недостаточно руководствоваться только п. 3.1 Инструкции, а следует учитывать и требование п. 6.1, где указывается, что запись о приеме на работу должна быть дополнена словами о приеме работника «в порядке перевода». Отметим, что в этом пункте Инструкции не сказано о необходимости обязательно давать название организации, из которой работник был уволен в порядке перевода, при внесении записи о приеме на работу, например: « Принята в отдел рекламы на должность менеджера в порядке перевода».
Довольно распространенной ошибкой, особенно у индивидуальных предпринимателей, которые стали вести трудовые книжки работников только с 6 октября 2006 г., является удостоверение записи о приеме на работу подписью и печатью. Это прямое нарушение п. 3.1 Инструкции, так как реквизиты, удостоверяющие записи, внесенные в трудовую книжку (подписи и оттиск печати), проставляются только при увольнении работника.
Запись о работе по совместительству
В нормативных актах недостаточно подробно раскрыт вопрос о порядке внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству. В Инструкции сказано, что они производятся по желанию работника по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (п. 3.1). Если работник приносит документ о работе по совместительству (обычно справку с места работы), которая началась после его приема на работу по основному месту в данную организацию, то в хронологическом порядке в трудовой книжке будут следовать записи о приеме на основную работу и на работу по совместительству.
Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь о ней сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции ничего не сказано о каких-либо временных ограничениях для внесения таких записей, поэтому отказывать работнику в их внесении в трудовую книжку нет оснований.
Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству?
Специального указания по этому вопросу в Инструкции нет, значит нужно руководствоваться общим правилом: в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя (а не дата внесения записи о работе по совместительству); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата записи о приеме на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службу с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).
Пример внесения записи о работе по совместительству (с нарушением хронологии)
Безусловно, нарушение хронологии в записях, сделанных в содержательной части трудовой книжки, не вполне удобно для последующего считывания этих записей, однако формально нельзя признать правильным следующий вариант внесения приведенных выше записей.
Пример неверного внесения записи о работе по совместительству
Запись о переводе на другую работу
Еще одна причина возникновения трудностей при работе с трудовой книжкой - «отставание» нормативных правовых актов, регламентирующих порядок заполнения данного документа, от тех изменений, которые периодически вносятся в ТК РФ и иногда требуют внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Отсутствие в Инструкции примеров таких записей негативно сказывается на качестве ведения трудовых книжек.
Наглядным примером сказанному является проблема, связанная с отражением в трудовой книжке перевода работника на другую работу, когда первоначально перевод был временным, а затем стал считаться постоянным в связи с тем, что по окончании срока перевода прежняя работа работнику не была предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (ч. 1 ст. 722 ТК РФ).
Сложность данной ситуации заключается в том, что факт перевода работника на другую работу не может быть зафиксирован в трудовой книжке в момент его осуществления, так как временные переводы в трудовую книжку не вносятся (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). Только после того как условие о временном характере перевода утратило силу, и перевод стал считаться постоянным, можно и нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке работника. В данном случае дата внесения записи о переводе не совпадет с датой самого перевода, причем временная дистанция между этими датами может измеряться и годами. Поэтому при внесении записи в трудовую книжку необходимо будет оперировать обеими датами: и датой самого перевода, и датой признания его постоянным, что весьма необычно для традиционной структуры записи о переводе работника на другую постоянную работу.
В связи с отсутствием официального примера такой записи в трудовой книжке можно предложить следующую ее схему.
В графе 2 проставляется дата внесения записи о переводе (после издания приказа о признании перевода постоянным). Приказ издается после подписания соглашения с работником о признании перевода постоянным.
В графе 3 делается запись о переводе с дополнительным указанием его фактической даты, т.е. даты, с которой начался временный перевод (дата приказа о временном переводе).
В графе 4 соответственно делается ссылка на два приказа: на приказ о временном переводе и на приказ о признании этого перевода постоянным.
Пример внесения записи о переводе на другую работу
Исправления в содержательной части
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Как известно, зачеркивание таких записей не допускается, они должны переписываться заново в правильном виде в порядке, установленном Инструкцией. Казалось бы, этот порядок довольно четко прописан в п. 1.2 Инструкции, и все же трактуется он по-разному как самими кадровиками, так и специалистами, пишущими о трудовых книжках в статьях и пособиях.
Прежде всего, необходимо отметить, что многие не понимают основного правила исправления записей, содержащегося в Инструкции: неверную запись нужно не просто переписать, а с обязательным пояснением, почему это делается. Пояснение представляет собой стандартную фразу: « Запись за номером таким-то не действительна». После этого, говорится в Инструкции, делается правильная запись: « Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого внесена неправильно, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Приведем еще два примера из Инструкции: « Запись за номером таким-то не действительна, восстановлен на прежней работе» и « Запись за номером таким-то не действительна, уволен (указывается новая формулировка)».
О чем говорят все приведенные примеры? О том, что при исправлении записей стандартная фраза «Запись за номером таким-то недействительна» не может быть отделенаот нового, правильного, варианта исправляемой записи. Исправляемая запись не может существоватьсамостоятельно, без своего предварительного пояснения, потому что мы не принимаем, не переводим и не увольняем работника, а только вынужденно повторяем ранее сделанную запись. Обе эти фразы вместе образуют новую запись и, значит, пишутся под одним порядковым номером.
Пример внесения исправления в запись сведений о работе
Полагаем, что нельзя согласиться с авторами публикаций, которые предлагают под очередным порядковым номером писать только фразу «Запись за номером таким-то недействительна», а саму правильную запись вносить под следующим порядковым номером как самостоятельную.
К сожалению, в Инструкции приведены примеры по исправлению записей только в графе 3, однако ошибки нередко возникают и в других графах. Очевидно, что исправлять их нужно по аналогии с графой 3, т.е. без зачеркиваний, подчисток и фразы «Исправленному верить».
Например, при внесении записи о приеме на работу была неверно указана дата приема. Можно предложить следующий вариант ее исправления.
Пример исправления записи даты приема на работу
Если запись пропущена
Следует рассмотреть и еще одну не отраженную в Инструкции ситуацию, когда при увольнении работника, после внесения в трудовую книжку записи об увольнении со всеми удостоверяющими ее реквизитами, вдруг обнаруживается, что одна из записей, например о переводе на другую постоянную работу, пропущена, а работник настаивает на ее обязательном внесении. Многие кадровики считают, что в этой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении. Такие действия нельзя признать правильными, так как в данном случае отменять запись об увольнении нет оснований. Пропущенная запись вносится дополнительно после записи об увольнении с повторным указанием наименования организации и удостоверяющими реквизитами.
Пример внесения пропущенной записи
Когда документ не востребован
Завершая краткий обзор проблемных ситуаций, возникающих при ведении трудовых книжек, необходимо обратить внимание кадровиков на изменение порядка хранения не востребованных при увольнении трудовых книжек, введенное Постановлением от 01.03.08 №132. Раньше в п. 43 Правил было указано, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации, после этого передаются в архив организации, где хранятся в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Теперь же в п. 43 Правил говорится о хранении таких книжек до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. Таким образом, из Правил исключено указание об уничтожении невостребованных трудовых книжек.
Приложение. Пример оформления акта об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки
Комментарии: