При ведении переговоров большое значение имеет размещение участников за столом. Если переговоры происходят на территории оппонента, то скорее всего выбирать диспозицию вам не придется. Но если встреча планируется на вашей территории, возьмите инициативу в свои руки.
- Если вы хотите достичь согласия и у вас есть основания предполагать, что сделать это будет непросто, не предлагайте оппоненту сесть напротив себя, особенно если вас будет разделять стол. Такая позиция провоцирует подсознательное чувство противостояния, что не сыграет вам на руку. В такой ситуации лучше предложить собеседнику сесть наискось от вас.
- Посадите рядом с собой человека, с которым нужно будет оперативно консультироваться, не привлекая внимания других участников переговоров.
- Если в ходе переговоров вы предполагаете использовать телефон или привлекать консультантов, заранее продумайте, кто из вашей команды должен сидеть ближе к телефону, кто - возле двери. Эти две позиции за столом переговоров будут ключевыми.
- Не располагайтесь рядом (бок о бок) с собеседником. Этот вариант наименее подходит для конструктивной беседы, кроме того, так вам будет практически невозможно контролировать реакцию собеседника.
- Если на переговоры пришли два оппонента, то разумнее будет посадить их друг напротив друга. Так будет труднее советоваться и обмениваться замечаниями. Кроме того, вы без труда сможете видеть обоих и контролировать таким образом ход беседы.
- Если вы ожидаете целую делегацию, то постарайтесь разместить ее участников следующим образом: наиболее активных посадите ближе к себе. Типичная ошибка - позволить людям, от которых можно ожидать подвоха, расположиться "на галерке", поскольку на такой дистанции психологически вас легче критиковать.
- Если в переговорах принимает участие большое количество людей, можно облегчить коммуникацию, раздав всем участникам именные бейджи. Проследите, чтобы имена и фамилии на них были легко читаемы.
- Следует обратить внимание на размещение собеседников по отношению к окнам. Если оппонент сядет возле окна, то вам трудно будет удержать его внимание, если спиной к окну, - из-за контраста с ярким фоном вы плохо будете видеть его лицо. Поэтому собеседнику лучше предложить сесть подальше от окна, но так, чтобы его лицо хорошо освещалось.
Если в процессе переговоров у вас возникнет необходимость пригласить эксперта, постарайтесь, чтобы этот человек был находился неподалеку, и в то же время покинул комнату переговоров сразу же после выполнения своей функции.
Повестка дня переговоров.
В нашем обществе сложился стереотип - слово,записанное на бумаге,обладает реальной властью. Поэтому, если вы хотите повлиять на ход переговоров, займитесь разработкой повестки дня. Если ее разрабатываете именно вы, то можете получить преимущество. Определяя круг вопросов, которые выносятся на обсуждение, повестка дня побуждает участников переговоров делать заметки по запланированным вопросам. Поэтому положите перед каждым участником по чистому листу бумаги.
Повестка дня- это отличный способ управления ходом переговоров, поскольку она делает весьма затруднительной для ваших оппонентов возможность уклониться от обсуждения неприятного для них вопроса. Если вы не хотите обсуждать ту или иную тему либо не готовы к ее обсуждению, просто не включайте ее в повестку дня. Следует отметить, что предлагать участникам переговоров свою повестку дня уместно только в случае, если переговоры ведутся на вашей территории и вы являетесь хозяином положения.
Наличие повестки дня открывает возможность влиять на продолжительность переговоров. Если вы хотите, чтобы переговоры были завершены к определенному сроку, сообщите об этом в самом начале. Кроме того, иногда можно установить регламент для выступающих. Но в любом случае планируйте несколько больше времени на проведение переговоров, чем это нужно на самом деле. Если в переговорах участвуют иностранцы, больше времени уходит на перевод реплик переводчиком и на то, чтобы просто понять друг друга.
Вам нужен переводчик?
Если переговоры проходят с участием иностранцев, во многих случаях необходим переводчик. Даже если вы неплохо владеете иностранным языком, не пренебрегайте такой возможностью, поскольку на перевод и осмысление слов вашего оппонента несомненно уйдет некоторое время и много сил, что затруднит контроль хода переговоров. Перевод в ходе переговоров может осуществляться в двух режимах: синхронном и последовательном.
Синхронный перевод обойдется вам недешево, но он того стоит. Синхронный перевод открывает возможность в режиме реального времени видеть реакцию собеседника на ваши слова и значительно облегчает общение. Насколько целесообразным окажется именно синхронный перевод, зависит от того, какое значение вы придаете этим переговорам. Обязательно следует учитывать, что для длительных и трудных переговоров потребуется целая команда переводчиков-синхронистов, поскольку напряженный ритм такой работы требует частой (каждые 20-30 мин) смены переводчика. Затраты на услуги переводчиков-синхронистов могут быть очень высокими.
Последовательный перевод используется значительно чаще и не требует высокой квалификации переводчика. Однако в любом случае при подборе переводчика прежде всего внимательно изучите его рекомендации (желательно рекомендации людей, которых вы знаете). Большое значение имеет опыт работы переводчика именно в той области, в которой будут вестись переговоры. Прежде чем приступить к переговорам с участием переводчика, обязательно следует ввести его в курс дела, ознакомить с особенностями терминологии, некоторыми специфическими понятиями.
Вот некоторые правила ведения переговоров с участием переводчика:
- никогда не нанимайте общего переводчика для обеих сторон;
- не забывайте делать паузы для переводчика;
- не используйте жаргонные и сленговые выражения;
- излагайте мысли коротко и ясно;
- не повышайте голос.
Как начать.
Независимо от вашего самочувствия и расположения духа в комнату переговоров нужно входить только в хорошем настроении, будучи уверенным в себе. Вы должны заставить всех присутствующих проникнуться к вам уважением уже с того момента, как откроете дверь. Именно этот момент определяет общую тональность встречи, поэтому подготовьтесь к нему. Отвлекитесь от всего постороннего, сделайте над собой усилие и постарайтесь подняться над суетой. Расправьте плечи и примите гордую осанку - от того, как вы будете выглядеть, зависит отношение к вам остальных участников переговоров. Улыбнитесь - или для всех окружающих, или же только внутренне, освободите правую руку для приветственного рукопожатия. Сосредоточьтесь на своих целях и ближайших задачах и не позволяйте никому отвлекать вас.
Уделите также внимание своей одежде. Наиболее уместным для переговоров будет строгий деловой костюм. Помните о том, что в ходе переговоров вам нужно, чтобы люди вас слушали. Поэтому не надевайте ничего, что может отвлекать собеседника. Яркий галстук, короткая юбка, крупные серьги, декольте - эти детали за столом переговоров неуместны.
Комментарии: