Причинами недостачи могут быть: естественная убыль, ошибки при приеме и отпуске ценностей, злоупотребления материально ответственных лиц, чрезвычайные ситуации (аварии, стихийные бедствия). При этом если недостача выявлена при плановой инвентаризации, то такие суммы отражаются в учете по дебету счета 94. Если недостачи и потери выявлены при инвентаризации после чрезвычайных событий, то они учитываются по дебету счета 99. Если же недостача выявлена при приемке товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков, в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки и сверх предусмотренных договором величин, то учет ведется соответственно по дебету счета 94 и по дебету счета 76 субсчет «Расчеты по претензиям».
На счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражается информация о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц.
Порядок списания сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей регулируется законодательными и учредительными документами. При этом по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются:
- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным товарно-материальным ценностям - их фактическая себестоимость;
- по недостающим (похищенным) или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная стоимость минус сумма начисленной амортизации);
- по частично испорченным материальным ценностям - сумма определившихся потерь.
Величина потерь определяется:
- по товарно-материальным ценностям - размером необходимой их уценки;
- по основным средствам - стоимостью их ремонта;
- по падежу животных на выращивании и откорме - их стоимостью, учтенной на счете 11 «Животные на выращивании и откорме».
По недостачам (хищениям) и порче товарно-материальных ценностей записи производятся по кредиту счетов учета названых активов: 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Выявленная покупателем при приемке товаров, поступивших от поставщиков, недостача или порча в пределах предусмотренных в договоре величин относится в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а сумма потерь сверх предусмотренных в договоре величин, предъявленная поставщикам или транспортной организации, - в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
При отказе органами арбитража во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций сумма, ранее отнесенная в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям», списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При вынесении органами арбитража решения о взыскании с поставщика сумм недостач и потерь товарно-материальных ценностей сверх предусмотренных в договоре величин в бухгалтерском учете поставщика на сумму продажи, ранее отраженной по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 90 «Продажи», осуществляется обратная запись на взысканную покупателем сумму недостач и потерь. Одновременно указанная сумма отражается обычной записью по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При перечислении сумм покупателю дебетуется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредитуется счет 51 «Расчетные счета». Поставщик должен также сделать проводки по кредиту счета 90 «Продажи», субсчет 02 «Себестоимость», и дебету счета 43 «Готовая продукция» или счета 10 «Материалы». Восстановленная таким образом на счете 43 «Готовая продукция» или Счета 10 «Материалы» сумма списывается затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражается:
- на счетах: 08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» - списание недостач и порчи ценностей в пределах норм естественной убыли, если они выявлены при заготовлении, при хранении или продаже;
- на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») - списание сумм недостач ценностей сверх норм убыли, потерь от порчи, а также похищенных ценностей на материально ответственное лицо;
- на счете 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчет 02 «Прочие расходы») - списание сумм недостач ценностей сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников или во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, установленных законодательством, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.
По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» соответствующие суммы отражаются в размерах, принятых на учет по дебету данного счета. При этом на счета учета затрат производства и расходов на продажу списываются недостающие, похищенные или испорченные материальные ценности по их фактической себестоимости.
Материальные склады предприятий общественного питания при учете материалов или товаров по продажным ценам стоимость недостающих или похищенных ценностей на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражают также по продажным ценам. Тогда суммы, списанные со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на счета затрат производства или расходов на продажу, необходимо корректировать сторнировочной записью со счета 42 «Торговая наценка» на суммы скидок, приходящихся на такие материалы и товары.
В случае взыскания с виновных лиц стоимости недостающих или похищенных товарно-материальных ценностей по ценам, превышающим их балансовую стоимость, разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». По мере взыскания с виновного лица, причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», в кредит субсчета 91-01 «Прочие доходы».
Если во взыскании долгов с виновников отказано судом вследствие необоснованности иска, то суммы, относящиеся к текущему году, со счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», относятся в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем в обычном порядке с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет субсчета 91-02 «Прочие расходы».
Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы». Одновременно производится запись по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По мере погашения этой задолженности кредитуется субсчет 91-01 «Прочие доходы», и дебетуется счет 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы».
В целом если вы обнаружили, что фактическое количество материальных ценностей меньше, чем это зафиксировано в бухгалтерских документах, то вы имеете дело с недостачей. Причинами недостачи могут быть:
- естественная убыль;
- ошибки при приеме и отпуске ценностей;
- злоупотребления материально ответственных лиц;
- чрезвычайные ситуации (например, аварии, стихийные бедствия).
Недостачи обычно выявляются при инвентаризации (плановой или после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара)) либо при подсчете ценностей, поступивших от поставщика. Чтобы отразить недостачи, в учете используется не только счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», но и другие счета. Выбор счета зависит от того, по какой причине недостача возникла и как она выявлена. Так если недостача выявлена при плановой инвентаризации или в результате контрольной проверки, то такие суммы отражаются в учете по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если недостачи и потери выявлены при инвентаризации после чрезвычайных событий (стихийного бедствия, пожара и т.п.), то они учитываются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки». Если же недостача выявлена при приемке товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков: в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки и сверх предусмотренных договором величин, то учет ведется по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).
При этом порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно, например:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (исключение предусмотрено только для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- если выявлены злоупотребления, а также факты хищения или порчи имущества;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
Также инвентаризацию основных средств вы можете проводить один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.
Недостачи относятся на счета бухгалтерского учета на основании инвентаризационных документов и учитываются по Дебету счета 94. Недостачу товарно-материальных ценностей, наличных денег отразите проводкой:
Дебет 94 Кредит 10 (41, 50) - выявлена недостача.
Недостачу объекта основных средств учтите следующим образом:
Дебет 02 Кредит 01 - списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;
Дебет 94 Кредит 01 - отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости).
Пример. Перед составлением годового отчета ООО «Зубр» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:
- отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 29000 руб. и с начисленной амортизацией в сумме 26000 руб.;
- недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб.;
- недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.
Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях. В рабочем плане счетов ООО «Зубр» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств». В результате бухгалтер ООО «Зубр» выявленные недостачи должен отразить так:
Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 - 29000 руб. - списана первоначальная стоимость основного средства;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств» - 26000 руб. - списана сумма начисленной амортизации;
Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств» - 3000 руб. - отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;
Дебет 94 Кредит 41 - 12 360 руб. - отражена недостача товаров;
Дебет 94 Кредит 50-1 - 73 руб. - отражена недостача наличных денег в кассе организации.
Далее отметим, что недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость. Списание таких недостач отражайте по Кредиту счета 94:
Дебет 20 (44) Кредит 94 - отражена недостача в пределах норм естественной убыли.
Недостача сверх норм естественной убыли должна покрываться за счет виновного лица. Эту сумму вы должны отразить по Дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»:
Дебет 73-2 Кредит 94 - недостача сверх норм естественной убыли отнесена на счет виновного лица.
Если же виновник недостачи установлен не был или суд отказал во взыскании, сумму недостачи придется списать на убытки:
Дебет 91-2 Кредит 94 - недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.
Вернемся к предыдущему примеру. Так по итогам инвентаризации были приняты следующие решения:
- пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела);
- кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром ООО «Зубр» заключен договор о полной материальной ответственности).
При этом бухгалтер ООО «Зубр» должен сделать проводки:
Дебет 91-2 Кредит 94 - 3000 руб. - отражен убыток от списания основного средства;
Дебет 44 Кредит 94 - 12 360 руб. - недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;
Дебет 73-2 Кредит 94 - 73 руб. - сумма недостачи списана на виновное лицо;
Дебет 50 Кредит 73-2 - 73 руб. - сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.
Также подчеркнем, что при приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика, может быть обнаружена недостача как в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, так и сверх предусмотренных величин.
Сумму недостачи в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, отнесите на те же счета, на которых вы учитываете поступившие товарно-материальные ценности. Сумму недостачи сверх предусмотренной договором величины отразите по Дебету счета 76, субсчет «Расчеты по претензиям».
Пример. ООО «Зубр» заключило с поставщиком договор на покупку материалов на сумму 118 000 руб. (в том числе стоимость материалов - 100 000 руб., НДС - 18 000 руб.). В договоре было предусмотрено, что естественная убыль материалов при транспортировке может составить до 3% от их стоимости. То есть максимальная сумма потерь, согласно договору, может составить 3540 руб. (118 000 руб. х 3%), в том числе НДС - 540 руб. При приемке поступивших от поставщика материалов была обнаружена недостача на сумму 5900 руб. (в том числе НДС - 900 руб.). В результате бухгалтер ООО «Зубр» должен сделать проводки:
Дебет 10 Кредит 60 - 95 000 руб. (100 000 - 5000) - оприходованы фактически полученные материалы;
Дебет 19 Кредит 60 - 17 100 руб. (95 000 руб. х 18%) - учтен НДС по фактически полученным материалам;
Дебет 94 Кредит 60 - 3540 руб. - отражена недостача в пределах величины, предусмотренной договором;
Дебет 76 субсчет «Расчеты по претензиям» Кредит 60 - 2360 руб. (5900 - 3540) - отражена недостача сверх предусмотренной договором величины.
При этом сумма недостачи в пределах предусмотренной договором величины списывается на те же счета, на которых учитывают фактически полученные материалы. В результате бухгалтер ООО «Зубр» списал недостачи так:
Дебет 10 Кредит 94 - 3000 руб. - отражена недостача материалов;
Дебет 19 Кредит 94 - 540 руб. - отражен НДС по материалам.
Комментарии: