Анонс:Кто обязан выдать трудовую книжку? Учет трудовых книжек. Приказ об ответственном за хранение. Заполнение трудовой книжки.
На работника, проработавшего по основному месту работы свыше пяти календарных дней, работодатель обязан завести трудовую книжку (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). С 6 октября 2006 года такая обязанность установлена не только для работодателей - организаций, но и для индивидуальных предпринимателей. В настоящее время в Российской Федерации применяется трудовая книжка образца 2004 года (постановление Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 06.02.2004)). Вместе с тем продолжают действовать и советские трудовые книжки (образца 1938 и 1974 годов, а также трудовая книжка колхозника)(постановления СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»; Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»).
Обеспечить работника трудовой книжкой должен работодатель. Поэтому у него всегда в запасе должны быть чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил). Поскольку трудовая книжка является защищенной полиграфической продукцией с соответствующей степенью защиты, выпускаемой объединением «Гознак» Минфина России (п. 2 приказа Минфина России от 22.12.2003 № 117н), то приобретать их следует только у официальных распространителей. Если работник принесет чистый бланк, купленный им самостоятельно в палатке или переходе метро, не спешите делать в нем соответствующие записи. Ведь в будущем у работника могут возникнуть проблемы. Например, при получении загранпаспорта выяснится, что трудовая книжка с такими серией и номером не выпускалась.
Трудовая книжка является бланком строгой отчетности. Работодателю необходимо учитывать трудовые книжки и вести для этих целей специальные книги:
1) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69);
2) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы ( п. 41 Правил).
Назначаем ответственное лицо
Порядок ведения работодателями трудовых книжек установлен следующими нормативными актами:
1) Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 66, 84.1 и др.);
2) постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
3) постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
В организации или у индивидуального предпринимателя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил).
Пример
Общество с ограниченной ответственностью «Титан»
107113, г. Москва, ул. Мира, 56.
Тел.: (499) 235-08-77
Приказ 02 июля 2007 г. № 15
О возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек
Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225,
Приказываю:
Возложить обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек работников ООО «Титан» на инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву.
Ознакомить инспектора по кадрам Л.И. Лиходееву с настоящим приказом под роспись.
Генеральный директор______Иванов________ А.А. Иванов
подпись
С приказом ознакомлен(а)
«02» июля 2007 года______Лиходеева________ Л.И. Лиходеева
подпись
Примечание: Если приказ о назначении не издан, трудовые книжки ведет непосредственно руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Заполняем трудовую книжку
Анонс:Кто обязан выдать трудовую книжку? Учет трудовых книжек. Приказ об ответственном за хранение. Заполнение трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно представить трудовую книжку. А если данное место работы является для него первым, то работодатель в недельный срок в присутствии работника должен оформить ему трудовую книжку (п. 8 Правил).
Когда работодатель заводит трудовую книжку (или ее дубликат), ему вначале необходимо заполнить титульный лист данного документа. Для этого следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Примечание: Любые записи в трудовой книжке производятся без сокращений!
На титульном листе указываются:
- фамилия, имя и отчество работника (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
- дата его рождения (число, месяц и год записываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
- сведения об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном); они вносятся только на основании соответствующих документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Важно учесть, что запись о незаконченном образовании соответствующего уровня также может быть произведена на титульном листе трудовой книжки, но только на основании представленных работником надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.);
- профессия и/или специальность, на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
Примечание: При устройстве впервые на работу, не требующую специальной подготовки (уборщица, грузчик, дворник, сторож, мойщик и др.), требование работодателя о представлении документов об образовании неправомерно (ст. 65 ТК РФ).
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе подтверждает правильность всех внесенных сведений.
Кроме того, титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за ее выдачу и ведение, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (приложение № 3).
Заполнив титульный лист трудовой книжки, работодатель вносит запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».
При этом в графе 3 данного раздела в виде заголовка указывается как полное, так и сокращенное наименование организации (при его наличии) или индивидуального предпринимателя.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении работника в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного). Кроме того, в эту графу вносятся наименования должности (работы), профессии, специальности с указанием квалификации.
В графе 4 отражаются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (приложение № 4).
В трудовую книжку также необходимо вносить записи о постоянных переводах сотрудника на другую работу у данного работодателя (п. 4 Правил).
В целом запись о переводе производится по тем же правилам, что и запись о приеме на работу. Ее также вносят в раздел трудовой книжки «Сведения о работе».
В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата перевода на другую работу.
В графе 3 делается запись о переводе с указанием нового структурного подразделения (если условие об изменении структурного подразделения включено в дополнительное соглашение с работником, на основе которого производится перевод) и наименований должности, профессии, специальности, работы, на которую работник был переведен.
В графе 4 отражаются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник переведен на другую работу (приложение № 5).
В трудовую книжку вносится и запись об увольнении работника, в том числе об основаниях прекращения трудового договора (п. 4 Правил). Она опять-таки производится в разделе «Сведения о работе».
При этом в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата увольнения.
Примечание: В графе 3 делается запись об увольнении (о прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому трудовой договор с работником был прекращен (приложение № 6).
Примечание: При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие часть и пункт указанной статьи (п. 15 Правил).
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 81 ТК РФ (п. 16 Правил). Например: «Уволена по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующие часть и пункт статьи 83 ТК РФ (п. 17 Правил). Например: «Уволена в связи с отменой решения суда о восстановлении работника на работе, пункт 11 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
При оформлении увольнения работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью организации (кадровой службы) или индивидуального предпринимателя;
- подписью самого работника (п. 35 Правил).
В трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях» вносятся записи о поощрениях работника. В частности, работодателю необходимо отразить следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми организациями;
в) других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 Правил).
Однако записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых работнику на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил) (приложение № 7).
Примечание: Записи о награждении заверяются подписями и печатью организации только при увольнении работника.
Особый порядок оформления трудовых книжек установлен для совместителей.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).
Следовательно, записи как о внешнем, так и о внутреннем совместительстве производит только работодатель по основному месту работы совместителя. Основанием для их внесения служат справка, приказ или любой иной документ работодателя по месту совмещаемой работы, подтверждающие факт такой работы (приложение № 8).
Когда работник поступает работать по внутреннему совместительству, а затем увольняется только с основного места работы, записи в трудовой книжке выглядят немного иначе (приложение № 9). Запись об увольнении с совмещаемой работы позднее внесет работодатель по новому основному месту работы.
Комментарии: