Управлять своим временем - это означает знать, предвидеть и планировать, а также умело расправляться с «похитителями времени», которые появляются во всех компаниях.
Постоянные тушения пожаров, «стряпанье» отчетов «на вчера», неумение сказать «нет»… Тех счастливчиков, которые избежали всего этого, в конце насыщенного дня окрыляет чувство удовлетворенности. Поэтому для того, чтобы управлять своим временем, необходимо последовать примеру этих довольных счастливчиков и разорвать порочный круг белки в колесе. Управление временем требует взгляда со стороны и, как это не удивительно, умения быть медленным.
Предвидеть, расставлять приоритеты и планировать
Железное правило: каждую неделю составляйте список дел, так называемый «to do list». Затем разделяйте эти дела согласно матрице Эйзенхауэра на: срочные и важные, срочные и не важные, важные, но несрочные, не важные и не срочные. От дел последней категории следует отделаться, либо делегировать. Для определения важности и срочности дела следует полагаться на его цель, значимость и обязательства, которые оно за собой влечет.
В конце-концов, список дел должен отражать приоритеты. Дела, отсортированные согласно матрице, следует расставить таким образом, чтобы вы всегда начинали с менее приятных дел. То есть, в начале дня стоит посвящать один час работе над сложным заданием, вместо того чтобы пытаться разделаться с ним одним махом. Кроме того, важно иметь резерв времени, и при составлении недельных планов закладывать около 30% на непредвиденные обстоятельства.
Охота за «похитетелями времени»
Расхитители времени приходят как изнутри компании, так и извне. Для того чтобы быть хозяином своему времени, следует лучше отслеживать и избегать этих паразитов. В нашем случае паразиты - это те дела, которые нас отвлекают. Это визиты коллег, влекущие за собою дополнительные действия. Чтобы избежать такого подводного камня, следует организовать приемные часы и сообщить их коллегам, оставаясь доступным только в экстренных случаях. Словом, ради решения сложных и деликатных задач менеджер не должен бояться одиночества.
Еще один похититель времени - это телефон. Необходимые телефонные звонки можно совершать «оптом», сгруппировав их в блоки. Чтобы входящие звонки вас не отвлекали, положитесь на своего секретаря или, в крайнем случае, на коллегу.
Чемпион среди похитителей рабочего времени - это Интернет и электронная почта. Если в первый не стоит заходить без определенной цели, ). Молниеносные ответыJто вторая сама стучится к вам в окна (windows на электронные письма могут создать впечатление, что вы недостаточно заняты. Кроме того, работа с почтой в таком ритме отвлекает от более важных дел. Постоянная проверка почтового ящика не позволяет взглянуть на свою бурную деятельность со стороны. Если вы уж открыли почтовую программу, то мельком просмотрите темы сообщений, пометьте важные и рассортируйте их для последующего просмотра в свободную минуту. Для того чтобы не пропустить ничего значительного, проверяйте почту три раза в день: рано утром, после обеда и перед выходом.
Также полезно настроить правила в почтовой программе таким образом, чтобы все сообщения с низкой важностью и высокой веселостью помещались в отдельную папку, и не путались среди архиважной корреспонденции.
Стратегия использования времени
Не думайте только об одном проявлении времени. Гораздо полезнее раскладывать время на частички энергии: физическое и умственное напряжение, стресс, риск, накопление опыта, повышение эффективности и удовольствие. Для того чтобы хорошо управлять временем, следует, как можно сильнее уменьшать влияние первых четырех факторов и увеличивать воздействие остальных. Все эти факторы зависят как от личности, так и от момента. Некоторые, например, более расположены к выполнению важных дел вечером. Поэтому хорошая стратегия требует тщательного поиска таких оптимальных моментов, как в своей деятельности, так и в деятельности окружающих.
Взгляд со стороны
Менеджера можно сравнить с пожарным: только он затушил одно пламя - появляется другое. Если не смотреть на себя со стороны, то можно подумать, что весь мир погружен в море неотложных дел. Чтобы сопротивляться этому всемирному потопу, необходимо находиться над водой, а не барахтаться в ней. Поэтому, научитесь быть спокойным даже, когда вы захлебываетесь. Менеджеры должны воспитывать в себе внутреннее спокойствие и обстоятельность. Как это не парадоксально, чтобы все успевать, нужно внутренне не спешить, в некоторой степени абстрагироваться от текущих дел. Между двумя важными делами нужно заставлять себя делать небольшой перерыв, позволяющий ненадолго воспарить над текущими делами и увидеть их со стороны. Само собой разумеется, что перед принятием важного решения необходимо остыть и тщательно все обдумать.
Итак, планируйте, предусматривайте, охотьтесь, изучайте себя и смотрите на себя со стороны. Уверены, скоро вы удивитесь…
Комментарии: