01.06.2011Тайм-менеджмент: как Заяц и Шляпник со временем помирились

Запас времени бесконечно мал,
и если вы не можете управлять им,
то вам не удастся управлять ничем другим.

Питер Друкер

В детстве моей настольной книгой была "Алиса в стране чудес". Из года в год я открывала в ней новые смыслы, наслаждаясь абсурдом и настоящими коанами в стиле дзен. Здесь каждая метафора - емкая, а сентенции основных героев - готовые стратегемы для бизнеса. Чего стоит история про сбрендивших Зайца и Шляпника, поссорившихся со временем! Не узнаем ли мы себя, присмотревшись внимательно к их чаепитию? Не так ли безумно и мы растрачиваем драгоценнейший и невосполнимый ресурс, отпущенный нам - время?!

Любой бизнесмен знаком с афоризмом "время - деньги", но кто из нас реально представляет, какие деньги пролетают в трубу из-за нашей неорганизованности. 80 процентов современных руководителей так или иначе сталкиваются с необходимостью что-то делать с этой проблемой, и чем выше статус, тем серьезнее мотивация. Плачевность ситуации усугубляет действие закона Паркинсона: сколько бы времени ни было отпущено, почти всем и всегда его не хватает.

Тайм - менеджмент помогает справиться с наиболее острыми проблемами, организовать свой день разумно и делать больше дел за меньшее время. Что, собственно, и требуется. Первый шаг, который вы должны сделать - проанализировать "пожирателей" времени: не тех милых зубастиков из фантазии Стивена Кинга, а реальных поглотителей - треп, нежданные звонки, ненужные встречи, чтение пустых газет, телевизионная "жвачка", "зависание" перед негасимым оком монитора, бесцельный серфинг и прочие трансовые состояния, в которых мы обычно пребываем половину рабочего дня. Та же история повторяется дома... Проблема, впрочем, заключается далеко не в нашем непонимании. Мы прекрасно знаем, что "Лизу" можно было и не читать, а "Дикую розу" не "пережевывать". Но, увы! Чтобы претворить в жизнь азы тайм-менеджмента нужна решимость и самодисциплина. Маккензи, консультант по тайм-менеджменту с огромным опытом за плечами, уточняет: "Речь идет не о том, чтобы научиться управлять временем, а о том, чтобы научиться управлять собой, относясь с уважением ко времени. Поняв это, мы поймем, почему вопрос управления временем ставит перед нами ошеломляющее количество проблем".

Порочный круг? Нет! Несмотря на то, что управление временем - рабочим ли, свободным - вещь сугубо личная, из круговерти есть выход. И даже не один.

Выгодное вложение

Вариант первый - отправиться на тренинг. Тренеры, рекламируя свои занятия, обычно акцентируют внимание на том, что планирование обеспечивает экономию времени и других ресурсов. Продолжительность работы сокращается, а ее эффективность возрастает. Это-то нам и нужно. На одно-двух дневном семинаре участников за соответствующую плату (50-100 у.е.) знакомят с "работающими" методиками, обозначают трудности, выделяют поглотители времени, дают в руки хорошие инструменты и отправляют в свободное плавание.

Тренинговый путь имеет свои недостатки, и среди них - отсутствие дальнейшей системы контроля. Вам дают инструменты, рассчитывая на вашу сознательность. Они ведь замотивировали вас, вы заплатили деньги, и как разумный человек тут же приступите к планированию. Ведь "каждый час, вложенный в эффективное планирование сберегает от трех до четырех часов времени, потраченного на выполнение самой работы при улучшении ее качества. Несмотря на то, что планирование требует времени, в конечном счете, оно сберегает его и приводит к лучшим результатам". Это не всегда "работает", доказательство тому - опыт людей, пробовавших начать планирование после прочтения замечательной книжки. Мотивации недостаточно - нужен контроль и... штрафы.

Учтем и посчитаем

Признаюсь сразу: три года назад с упражнением "учет времени и планирование" я провалилась. Две недели исправно записывала:

8.00-20 Подъем.

8.20-40 Полезный разговор с родителями. "Сухой остаток" - хорошее настроение.

8.40-9.50 Дорога (результат- 3 страницы лекций).

и т. д.

Но к концу второй недели осознала: или учитываю или живу - другого не дано. Оказывается, надо было "ставить себя на счетчик, т. е. за нарушение плана - платить штраф". Кстати, на западных фирмах "учет и планирование времени" проводят в рамках тренинговых программ по обучению персонала. И нередко руководители наталкиваются на негатив - непонимание и прямой саботаж со стороны сотрудников. Многие подчиненные рассматривали предложение учитывать свое время как обвинение в неорганизованности и дополнительную нагрузку к их и без того сумасшедшему ритму жизни и работы, другие усматривали насилие над личностью и принципами, а основная масса воспринимала как очередной "бзик" начальства.

Учет времени - начинание, безусловно, полезное каждому: от домохозяйки до главы компании, но выполнять его надо разумно, чтобы учет был средством для достижения благих целей (повышение эффективности, прекращение опозданий), а не утрированной заботой дня, парадоксально отнимающей ... время. В общем, сперва должна быть мотивация (и значит понимание, что сейчас я не успеваю многого, теряю бумаги, всюду опаздываю, использую время неэффективно) и тогда работа по организации труда будет приносить удовольствие и ощутимые результаты - вот увидите!

Полезные советы

1. Отсеивайте телефонные звонки. Этот метод давно взяли на заметку светлые головы сервисных служб. Телефонных террористов и прочих жалобщиков и халявщиков просто отсеивают, заставляя ждать ответа пять и более минут, или прорываться через автоответчик или автосекретаря, вещающего слащавым голоском "ваш звонок очень важен для нас". Если дело срочное - подождут и прорвутся. Почему бы не позаимствовать эту порочную практику?
2. Собираясь звонить, набросайте план вопросов (это быстро превратится в привычку), чтобы быстро решить проблемы и получить нужную информацию.
3. Дорога отнимает огромное количество времени, помните о пробках, предвкушайте их и прочий форс-мажор, запасаясь книгами, кассетами с английским и корреспонденцией, которую надо обработать.
4. Заведите карманный компьютер или простой органайзер с закладками. Это старый добрый проверенный способ для учета запланированных работ.
   
   
   
   

Теперь советы, собственно, по технике учета времени.

• Фиксировать надо факты: поел, поспал, отвез, прочитал три страницы. Записывайте раз в день - до этого просто смотрите на часы. Не оценивайте себя, начните с простого анализа, к изменениям подойдете позже, поняв, куда уходит время.
• Начинать надо с двух-пяти часов, причем сперва утренних, затем дневных -рабочих, затем переходить на отдых.
• Введите систему штрафов за нарушение планирования. Попросите помочь друга или подругу, родственников, объявите о своем решении публично.
• Составьте в Excell табличку примерно такого содержания:

В эту таблицу разумно включить ежедневные рутинные дела, еженедельные занятия спортом и эпизодические события.

Сколько времени планировать и учитывать? Обычно при интенсивной практике на анализ хватает двух недель, оптимальная продолжительность - месяц. Уже в конце первой недели трансовое состояние в виде пелены начинает спадать, телевизор перестает работать, а основной мыслью, которая преследует по ночам, становится: "А что это я сижу без дела, пора писать отчет". Но если серьезно - результаты довольно ощутимы, и я бы сказала даже революционны. Готовы к изменениям? Рутинная и самая трудная письменная фиксация закончится через месяц, учет перейдет в автоматический режим. А Время заключит с нами перемирие и пригласит на чашечку чая.

Представление о тайм - менеджменте будет неполным, если не отправить вас читать литературу! А мне пора - выбиваюсь из графика!

Читать:

Р.А. Маккензи "Ловушка времени","Тайм-менеджмент"

Н.А.Козлов "Формула успеха или философия жизни эффективного человека", "Истинная правда, или учебник психолога по жизни".

Ходить:

На постоянной основе можно заниматься учетом времени на дистанции в учебном центре "Синтон" на Первомайской или в Сокольниках в Москве. Есть немало достойных компаний, которые обучают основам тайм-менеджмента: "Школа менеджеров Арсенал"; "Мегаполис", "Магистр" и немало частных тренеров. Такой формат будет несколько дороже, контроль же за выполнением, в конечном счете, ложится на вас, однако несомненное достоинство подобных тренингов - обилие современных и опробованных методик.