Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ). Данная норма ТК РФ определяет правовое значение трудовой книжки для любого человека, работающего по найму, поэтому школа как работодатель должна уделить особое внимание аккуратному оформлению трудовых книжек работников.
Школа обязана вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в школе более пяти дней, в случае, если работа в этой школе является для работника основной. При этом каждый работник, за исключением поступающих на работу впервые либо на условиях совместительства, обязан предъявить работодателю свою трудовую книжку. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (ст. 65 ТК РФ).
На основе записей в трудовой книжке определяется тарифная ставка заработной платы работника, размер пособия по временной нетрудоспособности.
Трудовая книжка играет заметную роль не только в оформлении трудовых отношений. Так, страховой стаж работы, дающий право на назначение трудовой пенсии (в том числе на досрочное), исчисляется, прежде всего, на основе записей в трудовой книжке работника. Без предъявления трудовой книжки работник, как правило, не может зарегистрироваться в качестве лица, ищущего подходящую работу или безработного в органе по вопросам занятости (пункты 7 и 14 Порядка регистрации безработных граждан, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 22 апреля 1997 г. № 458).
В 2003 году была обновлена нормативная правовая база, регулирующая вопросы оформления трудовых книжек. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225* утверждена форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). На основании данного постановления Минтруд России утвердил Инструкцию по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), а также форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней и форму книги учета движения трудовых книжек и вкладыша в них**.
Образец новой трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 г. № 117-н***.
Новая форма трудовой книжки и вкладыша к ней используется с 1 января 2004 г.
Изготовление трудовых книжек осуществляет теперь только Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации, что связано с наличием соответствующей степени защиты бланков, а распространяют их специальные организации и индивидуальные предприниматели, «отвечающие требованиям, предъявляемым изготовителем». Эти требования предусматривают организацию охраны, транспортировки, специального учета и складирования бланков и документов.
Таким образом, приобретение бланков трудовых книжек для администрации школы (либо централизованной бухгалтерии, обслуживающей школу по договору) значительно усложнилось. В Москве существует несколько крупных организаций-распространителей, некоторые из них**** работают с региональными и местными органами власти, которые в свою очередь распространяют бланки по подведомственным организациям.
Приобрести трудовые книжки можно и у организаций-распространителей, но тогда забирать их придется в Москве, т.к. пересылать бланки можно только специальной связью, которая доставляет заказы не менее чем на 50 экземпляров бланков. Как правило, школе не требуется такое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, поэтому логично приобретать трудовые книжки на местах. Средняя цена бланка трудовой книжки составляет 75 рублей.
Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (трудовые книжки образца 1938 г. и 1973 г.) продолжают действовать и обмену не подлежат, при этом новые Правила и Инструкция распространяют свое действие и на ведение таких трудовых книжек.
Обязанность администрации школы по ведению трудовых книжек
Обязанность администрации школы по ведению трудовых книжек работника возникает непосредственно после заключения с ним трудового договора по основному месту работы. Законодательство не указывает точно тот срок, в течение которого работодатель обязан заполнить трудовую книжку принятого на работу работника. Однако исходя из того, что трудовые книжки ведутся на работников, проработавших в организации более пяти дней, трудовую книжку следует заполнить на шестой день работы. В отношении работников, принятых на работу впервые, администрация школы должна оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).
Правом вносить записи в трудовые книжки работников школы и заверять их своей подписью обладает директор школы как представитель работодателя. Директор вправе делегировать свои полномочия одному из сотрудников школы, который в таком случае будет являться ответственным за оформление и ведение трудовых книжек. На практике часто директор приказом по школе возлагает обязанность заполнять трудовые книжки на секретаря-машинистку (делопроизводителя), а право подписи оставляет за собой. При этом в должностной инструкции и в трудовом договоре должна быть закреплена соответствующая обязанность секретаря-машинистки (делопроизводителя). В крупных школах иногда ведение трудовых книжек как весьма ответственное дело осуществляет заместитель директора.
Учет трудовых книжек
В школе необходимо вести учет трудовых книжек в двух книгах:
- приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней;
- книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил).
Формы данных документов утверждены тем же постановлением Минтруда России, что и Инструкция по заполнению трудовых книжек, и практически ничем не отличаются от ранее действовавших форм таких документов, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией, обслуживающей школу по договору, или бухгалтером школы. В ней необходимо отразить все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. При получении (приобретении) бланков трудовой книжки и вкладыша к ней необходимо указать организацию или лицо, у которого были приобретены документы, номер и дату товарной накладной, а также стоимость бланков.
Бланки трудовой книжки и вкладыши к ней хранятся как документы строгой отчетности (т.е. в закрываемых сейфах, шкафах и т.д.) и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Факт выдачи бланков для заполнения должен быть отражен в приходно-расходной книге.
Работник, на которого оформлена трудовая книжка либо вкладыш к ней, обязан оплатить стоимость бланка (п. 47 Правил). Расходы на приобретение бланков несет школа только в случаях неправильного первичного заполнения, порчи не по вине работника, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации (пункты 34, 48 Правил).
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша к ней и о суммах, полученных за оформление указанных документов с приложением приходного ордера. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Форма такого акта сейчас официально не утверждена, поэтому полагаем, что можно использовать форму акта, утвержденную постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162.
Приводим эту форму.
Утверждаю
Руководитель предприятия
(учреждения, организации)
« __» ________ 19 ___ года
МП
Акт
« ______» ________ 19 _____ г. Город _________
______________________________________________________________________________________
(указать должность, фамилию, имя и отчество)
Составлен настоящий Акт в том, что за период с « ___» ______________ 19 ___ г.
по « ___» ____________ 19 ___ г.
______________________________________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
Испорчено ____________________________________________________
(указать подробную причину порчи)
« ___» штук ____________________________________________________
(указать прописью)
бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) ___________________
(перечислить серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)
на _____________ языке,
(название языка)
которые « ____» ________________ 19 __ г. уничтожены путем сожжения.
Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или
вкладышей к ним) с подотчета ___________________________________
(полное наименование предприятия, учреждения или организации)
Подписи:
Книгу движения трудовых книжек и вкладышей в нихведет кадровая служба или иное подразделение организации. В школе, как правило, данную функцию выполняет секретарь-машинистка (делопроизводитель).
В данной книге регистрируются все трудовые книжки (при наличии, и вкладыши к ним), принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь при увольнении.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (а не подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, как это часто бывает на практике), а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Следует отметить, что ведение указанной документации является обязательным для всех организаций. Отсутствие такой документации либо ее неправильное ведение влечет за собой административную ответственность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП). Санкцией по этой статье является штраф от 500 до 5000 рублей, в случае повторного нарушения - дисквалификация (лишение права занимать соответствующие должности) сроком от одного года до трех лет. Налагать штрафы имеет право Федеральная инспекция труда и подведомственные ей государственные инспекции труда (ст. 23.12 КоАП), а применять дисквалификацию - суд (ст. 23.1 КоАП).
Общие правила ведения трудовых книжек
Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на русском языке как государственном языке России, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись наряду с русским и на государственном языке этой республики (п. 6 Правил).
Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными) в формате «число, месяц, год». Например, если работник принят на работу 1 апреля 2005 г., то в трудовой книжке делается запись «01.04.2005». Обратите внимание, что Инструкция не устанавливает особенность написания дат для трудовых книжек образца 1938 г. В ранее действующей Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях 1974 г. устанавливалось, что в таких трудовых книжках дата пишется в формате «год, число, месяц», например 10 мая 1999 г. - «1999.10.05». Данная Инструкция больше не применяется и теперь по букве новой Инструкции в трудовых книжках всех образцов необходимо писать дату в едином формате «число, месяц, год».
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Важнейшее изменение, содержащееся в новой Инструкции и Правилах, требует производить записи в трудовой книжке без использования каких-либо сокращений. Например, теперь не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «п.» вместо «пункт», «ст.» вместо «статья» и т.д.
В разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивания ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Зачеркивание (по линейке одной чертой) допускается только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при изменении сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника (п. 1.2 и 2.3 Инструкции).
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о выполняемой работе: приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении с указанием основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях и поощрениях (в новой форме трудовой книжки награждения и поощрения записываются в одном разделе).
В трудовую книжку теперь не вносятся сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях, что встречалось в практике школ достаточно редко, а также сведения о назначении пенсии, что связано с реформой пенсионного законодательства. Нововведением Правил является и отсутствие нормы о необходимости внесения в трудовую книжку сведений о профессиональном образовании, предшествующем началу работы.
Как и по ранее действующему законодательству, в трудовую книжку не вносятся сведения о взысканиях (о замечаниях, выговорах), за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, о временных переводах на другую работу, о предоставлении отпусков, в том числе по беременности и родам, уходу за ребенком.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном администрацией школы, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа директора школы не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 Правил).
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма Т-2 «Личная карточка работника» утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»*****.
Трудовая книжка выдается работнику только при увольнении. Широко распространенная практика выдачи работникам трудовых книжек под расписку на несколько дней юридически не предусмотрена и часто приводит к случаям утраты трудовых книжек, сознательного или неосторожного приведения их в негодность, появлению в трудовых книжках фальшивых записей. Недопустимость выдачи работнику на руки трудовой книжки подтверждается и нормативными правовыми актами о назначении трудовых пенсий, которые не требуют представления подлинников трудовой книжки (п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», утвержденного постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда России от 27 февраля 2002 г. № 16/19па).
При необходимости администрация школы обязана по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из его трудовой книжки. При этом данные документы предоставляются работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил).
***
В следующих номерах журнала мы подробно рассмотрим вопросы оформления и ведения трудовых книжек работников школы: порядок заведения новой трудовой книжки, внесения записей о приеме на работу, переводе, увольнении работника, повышении квалификации, прохождения аттестации, награждения работника, изменения и исправления записей трудовой книжки.
Комментарии: