Целостная работа компании как единого организма Важность слаженной работы абсолютно любого коллектива отрицать бессмысленно. Только при том условии, что весь коллектив работает как одна сплоченная команда, когда каждый знает, на каком месте ему находиться и что делать, можно добиться впечатляющих успехов. Это справедливо отнюдь не только для сферы бизнеса, но и для многих других областей человеческой жизнедеятельности. Тем не менее, именно в бизнесе важность отлаженной и сплоченной работы приобретает особую актуальность. Но как добиться того, чтобы компания напоминала отлаженный часовой механизм? Каким образом сделать так, чтобы работа компании напоминала работу единого организма?
Решение этой задачи, безусловно, требует применения целого комплекса мер, отработанных методик и специальных приемов. что под силу лишь настоящему профессионалу, обладающему не только глубокими теоретическими знаниями, но и богатым практическим опытом. Тем не менее, выработка так называемого «командного духа» вполне укладывается в определенные стереотипы. Вне зависимости от сферы деятельности компании или организации, ее штатной численности и организационной формы. Конечно же, далеко не всегда руководитель предприятия, учреждения или какой-либо организации обладает багажом необходимых глубоких теоретических знаний или достаточным практическим опытом. Тем не менее, построение безупречного взаимодействия между сотрудниками, отделами, департаментами или какими-то другими структурами является непременным условием для обеспечения жизнеспособности практически любого хозяйствующего субъекта! На самом деле, умение работать в единой команде зачастую предоставляет той или иной организации либо компании решающее конкурентное преимущество! В чем же состоит эта тонкая наука – налаживание целостной работы? Схематично (и достаточно грубо) комплекс усилий по оптимизации внутренней коммуникации состоит из шести основных аспектов. Рассмотрим каждый из них более подробно. Аспект №1. Налаживание коммуникаций между сотрудниками и отделами
Нет никакого сомнения в том, что быстрое и эффективное взаимодействие между отдельными сотрудниками просто необходимо для обеспечения жизнеспособности любой компании. А если говорить о крупной организации, в состав которой входит несколько отделов, департаментов, структур и подразделений, то налаживание эффективной коммуникации между ними приобретает первоочередное значение.
В противном случае несогласованность действий может повлечь за собой не просто нарушение нормального функционирования бизнес-процессов, но и падение продаж, отток клиентов и заказчиков, что в конечном итоге приводит только к одному – к победе конкурентов! Вполне очевидно, что компания, способная позволить себе нормальное взаимодействие между всеми звеньями, получает неоспоримое конкурентное преимущество. Когда каждый «винтик» механизма работает исправно, полностью реализуя свой потенциал, свои преимущества, свои деловые качества, тогда и «часовой механизм» работает исправно. А это, в свою очередь, повышает престиж фирмы, лояльность отношения к ней контрагентов, потенциальных клиентов, укрепляет позиции компании, на каком бы рынке она ни работала.
Вот именно для того, чтобы «винтики» механизма были должным образом «смазаны», дальновидный руководитель любой организации должен уделять самое пристальное внимание следующим аспектам:
- Осознание необходимости и важности эффективной коммуникации между сотрудниками организации.
- Усвоение работниками идеи о том, что взаимодействие между ними или ими и отдельными структурами лежит в сфере их собственных интересов.
- Внедрение в сознание сотрудников идеи, согласно которой все выполняют одну и ту же общую задачу.
Важно довести до понимания каждым работником аксиомы, гласящей, что успех компании и личное благосостояние сотрудника – полностью совпадающие цели. И чем более эффективным является взаимодействие между коллегами, тем более уверенно чувствует себя организация! А значит, подобный симбиоз взаимовыгоден, как для самой организации, так и для ее отдельной штатной единицы! Итак, для того, чтобы обеспечить основу успешного взаимодействия между сотрудниками и создать предпосылки к тому, чтобы компания работала как единый организм, необходимо уделить самое скрупулезное и пристальное внимание решению следующих вопросов и проблем:
- Управление на основе эффективного взаимодействия.
- Прочистка коммуникативных труб.
- Основные концепции улучшения коммуникации
Впрочем, это – лишь базовые понятия, которые необходимо укоренить в умах сотрудников компании или организации с самого начала. Далее идет внедрение более тонких аспектов, призванных укрепить тот фундамент, который был заложен при реализации корпоративных основ единения. Аспект №2. Снижение рисков конфликтов и форс-мажоров в работе Разумеется, работа в коллективе, особенно в сфере бизнеса, неизбежно вызывает постоянные стрессы, тем более - в условиях самых разнообразных форс-мажорных ситуаций. На этом фоне среди сотрудников, вынужденных на протяжении достаточно долгого времени работать, что называется, «бок о бок», достаточно часто возникают определенные трения и даже неприкрытые конфликты.
Справедливости ради, необходимо отметить, что зачастую причины конфликтных ситуаций подобного рода кроются не только и даже не столько в условиях работы. Достаточно часто первопричина неприязни лежит в области психологии. Чрезмерные амбиции одного и временные трудности другого сотрудника могут спровоцировать коллапс, образование так называемой «компанейщины», раздробленности коллектива на группы и фракции. Что, конечно же, никак не может поспособствовать повышению эффективности работы. Мало того, каждый человек, какой бы уникальной степенью квалификации он ни обладал, в силу особенностей своего характера может попасть в определенную зависимость от другого индивидуума. Пусть даже менее талантливого, квалифицированного и эффективного с точки зрения коэффициента полезного действия.
Именно эту тонкую и даже деликатную плоскость, лежащую на грани соприкосновения таких разных, на первый взгляд, сфер, как бизнес и психология, необходимо учитывать при создании эффективного коллектива единомышленников! Несомненно, каждый человек обладает различной степенью стрессоустойчивости, определенными чертами характера и другими индивидуальными особенностями.
Кроме того, в жизни каждого человека могут произойти те или иные события, способные заметно повлиять на его состояние. Однако, умение идти на компромисс, подавлять свою собственную агрессию и находить взаимоприемлемые решения можно натренировать! Как и выработать в человеке, который не отличается особой вежливостью или слишком высоким уровнем воспитания, умение «переступить через себя» в общении с коллегами, а тем более – с покупателями или клиентами! В свете сказанного выше, вполне естественным выглядит то обстоятельство, что повышенное внимание на данном этапе следует уделить следующим вопросам:
- Описание рисков конфликтов и форс мажоров в работе.
- Матрица рисков.
- Ранжирование рисков
Таким образом, в идеале любой сотрудник компании, предприятия или организации должен уметь адекватно реагировать на постоянно изменяющуюся ситуацию. Несмотря ни на какие привходящие обстоятельства, настоящий профессионал обязан в полном объеме выполнять свои обязанности, будучи при этом, в известной степени, независимым от мнения начальства, сослуживцев, а тем более – клиентов! Аспект №3. Корпоративные стандарты обслуживания клиентов Да, безусловно! Гениальный продавец/менеджер может применять самые разнообразные нестандартные приемы, вести свою стратегию продаж не в общем течении, а вопреки ему, порой даже выглядеть несколько неадекватно! Но в том-то все и дело, что таких гениальных продавцов можно пересчитать по пальцам одной руки. Они, как правило, хорошо знают себе цену и работают либо в очень серьезных компаниях, либо владеют своими собственными фирмами. Подавляющее большинство руководителей коммерческих предприятий и организаций, к сожалению, сталкиваются с тем, что их продавцы, менеджеры и другие представители обслуживающего персонала обладают достаточно посредственными характеристиками.
И дело тут даже не столько в лени, сколько в отсутствии мотивации. А значит, вопрос снова упирается в стену непонимания общности целей компании! Немотивированный человек, работающий, что называется, «из-под палки», приносит компании чуть больше прибыли, нежели выпивает кофе из бесплатной кофеварки! Нежелание вникать в потребности клиента, неумение выслушивать конкретные пожелания, демонстрация своих собственных забот и проблем, выказываемых продавцом или менеджером по продажам, могут оттолкнуть большое количество покупателей, клиентов или заказчиков. Причем руководитель компании может об этом даже не узнать! Вот почему такую важную роль приобретает внедрение единого стандарта обслуживания клиентов. Речь здесь идет даже не о стандартной дежурной улыбке или о каком-то дресс-коде. В конце концов, нестандартные приемы зачастую оказывают на клиента, уставшего от клише и штампов, буквально магическое действие! Речь идет об общей линии поведения, касающейся как этических вопросов, так и общей эстетической концепции организации. Разумеется, представитель той или иной компании должен иметь опрятный внешний вид, носить приличную одежду и выглядеть благообразно – это не обсуждается! Но, помимо этого, каждый сотрудник организации не только обязан знать основы делового этикета и иметь элементарную базу воспитания. Он еще и должен соответствовать общей корпоративной концепции, не выпадать из общего ряда сотрудников!
Кто-то может назвать это «уставщиной» или желанием причесать всех под одну гребенку. Но на самом деле это – обязательное условие сохранения корпоративной дисциплины, воспитания командного духа и повышения репутации компании либо организации в глазах и сознании клиентов! Каким бы гениальным и неординарным ни был бы сотрудник, он просто обязан подчиняться определенным установленным корпоративным стандартам! Особенно в части обслуживания клиентов или работы с контрагентами, деловыми партнерами, чиновниками и так далее. Вот почему в целях создания единой команды, которая обеспечивала бы работу компании как единого организма, следует особо заострить внимание всех сотрудников на следующих нюансах:
- Что такое стандарт обслуживания.
- Разработка стандарта обслуживания.
- Основные положения стандарта обслуживания клиентов.
- Введение стандартов обслуживания.
Что и говорить: неумелая или недостаточно квалифицированная работа с непосредственным клиентом или заказчиком является основной причиной финансовых потерь и упущенной прибыли абсолютно любой компании! Мало того, организации, чьим профилем не является непосредственная коммерческая деятельность, ничуть не в меньшей степени страдают от слабого уровня компетенции собственных сотрудников, либо от их неприятия общих норм и правил поведения. Вот почему выработка общих корпоративных стандартов обслуживания клиентов, для всех без исключения сотрудников, является одним из обязательных условий успешного осуществления хозяйственной деятельности практически любой организации! Аспект №4. Внутреннее взаимодействие между подразделениями До сих пор речь шла, если можно так выразиться, о личных свойствах и качествах работников либо сотрудников. Однако, не менее важную роль играет и отладка взаимодействия между отделами, департаментами, подразделениями и другими структурами организации в целом. Все усилия руководителя или топ-менеджера, направленные на построение корпоративного духа, мотивацию отдельных сотрудников, налаживание взаимосвязей между конкретными участниками бизнес-процессов, могут оказаться совершенно напрасными и бесполезными, если люди, что называется, «растворяются в коллективе»! Такова уж сущность человека, что даже у самого пылкого энтузиаста достаточно быстро пропадает «запал», когда он сталкивается с безликим общим мнением. Наверное, любой руководитель предприятия хотя бы раз сталкивался с ситуацией откровенной конфронтации между коллективом склада, например, и сотрудниками департамента продаж.
Эти проблемы могут быть вызваны самыми разными причинами, от родственных связей, до почти эфемерного осознания принадлежности к тому или иному социальному статусу. Мало того, как уже говорилось выше, чем больше коллектив – тем сложнее и запутаннее клубок взаимоотношений внутри него. Помимо этого, в средних и крупных компаниях между отдельными структурами зачастую возникает прямой конфликт интересов, поскольку они вынуждены выполнять совершенно разные задачи, которые порой прямо противоречат друг другу. Очевидно, что в подобных ситуациях рушится любая надежда на сплоченность коллектива! А все усилия, предпринятые на достижение целей, которые были поставлены на предыдущих трех этапах, рассыпаются в прах. Именно коллективному взаимодействию между подразделениями или структурами руководитель и должен уделить самое пристальное внимание, после выполненных шагов по индивидуальной мотивации сотрудников по внедрению в команду!
Зачастую ситуацию может исправить введение формализованного регламента, четко оговаривающего не только полномочия того или иного конкретного сотрудника, но и порядок взаимодействия между различными корпоративными отделениями. С другой стороны, излишний формализм может повлечь за собой парадокс, «благодаря» которому сотрудники напрочь лишатся какой-либо инициативы и будут при этом формально правы. Очень часто наемные работники руководствуются исключительно должностными инструкциями и не желают проявлять какую-либо инициативу. Во-первых, потому, что им за это не платят, как они любят утверждать. А во-вторых, потому, что, согласно известной поговорке, любая инициатива наказуема. Поэтому приоритетными целями при построении команды единомышленников, способной работать как одно единое целое, являются постановка и достижение эффективного решения следующих проблем:
- Коллективная работа на результат как элемент корпоративной культуры компании.
- Методы внедрения корпоративной культуры совместной работы на результат.
Дальновидный и успешный руководитель компании, предприятия или организации никогда не станет пренебрегать всеми тонкостями аспекта, речь о котором шла выше. Вполне возможно, что из-за дефицита времени он не сможет себе позволить проводить индивидуальную работу с каждым сотрудником. То есть, он может быть физически не способен претворять в жизнь пункты, освещенные в нашей статье, с первого по третий включительно. Но четвертым пунктом – организацией внутреннего взаимодействия между подразделениями, отделами и структурами организации – он просто обязан заниматься со всем возможным рвением, вниманием и энтузиазмом! Аспект №5. Грамотное транслирование изменений подчиненным Подавляющее большинство людей очень не любит введение каких-либо новшеств и появление любых изменений. Как правило, людям кажется, что любая инновация грозит их безопасности, благополучию и привычному укладу жизни. Тем не менее, доведение до сведения сотрудников мысли о том, что отныне компания или организация будет работать по несколько измененным правилам и порядкам – неотъемлемая, хоть и не самая приятная, составляющая работы руководителя. Тем более, если перед этим ответственным шагом была проделана столь грандиозная работа, о которой говорилось в предыдущих четырех пунктах настоящей статьи! Впрочем, если работа, направленная на целостную работу компании как единого организма, была проведена правильно, то большинство сотрудников либо благосклонно примут перемены, либо сделают вид, что не заметили их. Но при этом эффективность работы организации многократно возрастет! Сами того не подозревая, большинство сотрудников несоизмеримо повысит показатели собственного КПД, пусть даже и недовольно ворча при этом.
Конечно, официальная фиксация изменений де-юре не должна, в идеале, носить приказного характера. Или, во всяком случае, не выглядеть откровенным принуждением. Вообще, трансляция управленцами проводимых изменений своим подчиненным – это очень тонкая и деликатная материя. Многое здесь зависит и от личных отношений, и от значимости структуры, и даже от количества работников, составляющих ее штат! Однако, как бы там ни было, необходимо дать понять абсолютно всем сотрудникам, что внесенные изменения являются окончательными и обсуждению не подлежат! Впрочем, оптимальным вариантом является схема, согласно которой всегда можно вернуться к демократичному обсуждению того или иного вопроса. Если предпринятые ранее шаги не повлекли за собой критических ошибок и фатальных последствий, то официальное «узаконивание» нововведений не должно вызвать в коллективе каких-то революционных настроений. Успешная реализация четырех предыдущих аспектов должна наглядно показать, что компания, организация, предприятие или учреждение уже стало единым организмом.
Мало того, в подавляющем большинстве случаев на пятом этапе реализации программы по созданию единой команды абсолютное большинство ее участников уже успевают увидеть, ощутить и оценить результаты. В том числе и в материальном плане – в виде повышения заработной платы. Ведь коллектив единомышленников способен достичь гораздо более высоких целей, нежели разрозненное сборище пусть даже и очень способных людей! Остается лишь четко распределить полномочия, разработать схемы оптимального взаимодействия и подстраховки, отшлифовать бизнес-процессы и оптимизировать расходы, потери времени и затраты ресурсов. При этом руководителю организации необходимо задуматься и о снятии излишних административных барьеров, оптимизации алгоритмов постановки задач и не забывать о самой главной составляющей, благодаря которой существует поистине сплоченная команда – о мотивации. Впрочем, здесь многое зависит от финансовых возможностей организации и от множества других тонкостей и нюансов. Это вовсе не означает, что руководитель успешной компании обязательно должен придерживаться слишком уж либеральных взглядов. Но на практике оказывается, что и излишне авторитарные управленцы зачастую не в силах создать коллектив, дышащий буквально в унисон! Приказами можно добиться дисциплины, навести порядок, но заразить коллектив одной общей идеей в таких условиях получается далеко не всегда! Аспект №6. Дополнительный, но очень важный По сути, после окончания пятого этапа задачу по созданию целостной работы компании как единого организма можно считать выполненной. Другое дело, что такая работа, как правило, имеет свое начало, но практически никогда не заканчивается! Тем не менее, если даже представить себе абсолютно идеальный вариант, при котором каждый сотрудник работает с максимальной отдачей, а взаимодействие между различными подразделениями и структурами компании доведено до автоматизма и полного совершенства, перед руководителем организации возникает новая задача. Она, одновременно, и сложна, и привлекательна.
Речь идет, конечно же, о сокращении издержек. Справедливости ради, необходимо отметить, что благодаря поэтапному следованию тем шагам, речь о которых шла выше, издержки и так естественным образом должны были если не сократиться в разы, то, во всяком случае, остановить свой рост. Слаженный коллектив, в котором каждый знает свое дело, где один специалист может подстраховать в случае необходимости другого, априори гораздо более эффективен и рентабелен с экономической точки зрения. Однако, настоящая сплоченность коллектива раскрывает перед ним и перед его руководством поистине безграничные горизонты! Дело в том, что несистематизированная компания чаще всего не способна определить главные источники своих чрезмерных издержек. Там, где правая рука не знает, что делает левая, очень трудно хладнокровно, объективно и правильно оценить ситуацию. Там же, где каждый отвечает за свой фронт работ и готов являться частью единого организма, найти критические ошибки и слабые места гораздо проще. Таким образом, для владельцев или руководителей предприятия создание единого организма компании представляет собой еще и дополнительный шанс оптимизировать расходы! Для этого даже нет необходимости привлекать сторонних аудиторов и прочих специалистов. Как показывает практика, с задачей выявления неоправданных издержек, критических ошибок и неоптимальных схем бизнес-процессов вполне могут справиться и сами сотрудники компании, предприятия или учреждения. При этом им зачастую вовсе не нужно обладать соответствующим уровнем квалификации! По аналогии с организмом человека, все «болячки» в организации, коллектив которой представляет собой единое целое, вылезают наружу и обнаруживаются без труда. Ну, а уж каким образом локализовать и обезвредить ту или иную патологию – решать самому коллективу. Другими словами, помимо прямой пользы от создания в организации оптимальной схемы взаимодействия и укрепления корпоративного духа, существует еще и косвенная. Мало того, что в компании, коллектив которой представляет собой единый механизм, действующий абсолютно безупречно, словно швейцарские часы, работать комфортно каждому его члену, так еще и налицо материальные выгоды! Для того, чтобы сократить издержки в сплоченном, профессиональном коллективе, который представляет собой компанию, оптимизированную с точки зрения командного духа, мотивации и сосредоточенности вокруг одной общей идеи, совершенно не обязательно нести колоссальные затраты на специализированное обучение персонала. Достаточно предоставить сотрудникам базовые, элементарные знания, касающиеся следующих вопросов:
- Учет издержек.
- Основы управленческого учета.
- Методы снижения издержек.
И эффект не заставит себя долго ждать! Не по принуждению, не по приказу и не из карьеристских соображений сотрудники предприятия или организации будут искать пути сокращения накладных расходов и разнообразных издержек. Люди, объединенные общей идеей, вдохновленные успехами компании, в которой они работают, получающие достойную заработную плату, сами будут заинтересованы в процветании компании. В конце концов, ничего удивительного в этом нет – ведь от положения и состояния организации будет зависеть их собственное благополучие!
Заключение Если абстрагироваться от целого ряда условностей и мелочей, то ведение бизнеса вполне можно сравнить с проведением различных спортивных мероприятий. Как известно, в спорте существуют как индивидуальные, так и командные виды соревнований. И если в первых все зависит от героя-одиночки, то в групповых видах, как говорится, один в поле не воин – все решают совместные усилия сплоченной команды! Так и в бизнесе. Существует обширная область ведения предпринимательской деятельности, где помощники не только не нужны – они просто мешают, становясь конкурентами. Но есть и другая ипостась бизнеса. В ней абсолютно невозможно достичь хоть сколь-нибудь значимых успехов, не опираясь на сплоченную команду, работающую как единый цельный организм!
Построение такой команды – это целая наука, требующая глубочайших знаний в самых разнообразных областях и сферах. Реализация этой идеи порой требует огромных затрат времени, сил, нервов и финансовых средств. Но взамен, если удается достичь поставленной цели, этот «организм» способен открывать поистине безграничные горизонты и добираться до заоблачных высот!
Теги страницы: синергия обучение, синергия стоимость, синергия отзывы, синергия тренинги, синергия бизнес, корпоративная синергия.
