Аудит в свои руки. Не стоит ждать свиста рака на горе - проблемы с восстановлением бухгалтерского учета можно избежать заранее. Как контролировать эффективность работы бухгалтеров вашей компании? Как обнаружить плохих специалистов и что с ними делать? Ответы на эти вопросы - в статье участника Сообщества
Игоря Молчана.
Некоторое время назад я был вынужден заниматься восстановлением учета в своей торговой компании, которая занималась оптовой и комиссионной торговлей. Мне пришлось последовательно сменить несколько бухгалтеров, которые брались за восстановление учета по этой компании и бросали его на полпути. Я самостоятельно занялся изучением этого вопроса, чтобы во всем разобраться, и обнаружил несколько моментов, которые не позволяли бухгалтерам довести это «гиблое дело» до конца.
Разбираемся сами
Во-первых, не вся первичная документация присутствовала на момент начала работ по восстановлению учета. Поэтому для того чтобы выяснить, какие же документы должны быть отражены в учете, мне пришлось сделать сверки расчетов с болеее чем сотней контрагентов. Не запускайте эту работу, поскольку я выяснил, что первичная документация на некоторых предприятиях, с которыми мы работали, через какое-то время уничтожается. Так как организации имеют обыкновение закрываться или сливаться, то бывает, что первичной документации просто не найти.
Во-вторых, схема работы компании была такова, что провести восстановление учета было невозможно без настроенной в соответствии с нашими типовыми операциями бухгалтерской программы. Я использовал 1С седьмой версии. Первоначально нанятые бухгалтеры пытались делать восстановление на ненастроенной под нас, типовой, конфигурации. Результат - они просто запутались, чей товар на нашем балансе и кому за него нужно платить. Некоторое время специалисты пытались решить эту проблему за счет наращивания количества занятых в восстановлении учета сотрудников. Мне приходилось нанимать дополнительных менее квалифицированных сотрудников для выполнения этой работы. Это требует дополнительных средств и дополнительного времени. Это нелегко, поскольку помощники хотят найти постоянную работу, поэтому такой путь успешным не был.
Я выяснил, что 1С - великолепная программа, которая позволяет автоматизировать учет, задав такие связи между первичными документами, которые характерны именно для наших типовых операций. После того как я нашел программиста и настроил 1С, введение первичной документации пошло как по маслу, и работа по восстановлению учета была выполнена в короткие сроки. Но почему же аудиторы и бухгалтеры, которых я нанимал, не сделали этого сразу же?
Непонятные слова
Есть несколько типов бухгалтеров: профессионалы, у которых бухгалтерия в полнейшем порядке, и «горе-бухгалтеры», которые только делают вид, что ведут учет. Как их различать?
Все начинается с того, что горе-бухгалтер не понимает какого-то специального термина или слова, относящегося либо к использованию бухгалтерской программы, либо к деятельности, в которую вовлечена компания. Например, в третьей главе руководства пользователя программы 1С есть термин «метаданные». Метаданные - это описание тех признаков первичной бухгалтерской документации, которые вы должны вносить в 1С, чтобы осуществлять учет. Например, есть типовые обязательные данные описывающие товарно-транспортную накладную: цена, наименование товара, размер НДС, грузоотправитель или грузополучатель. Также вы можете ввести дополнительные данные (номер автомобиля, на котором осуществлялась перевозка, имя экспедитора, вес товара у грузоотправителя и вес товара у грузополучателя - для автоматического формирования актов на списание выявленных излишков или выявленной недостачи, если такое случается с вашим товаром). Так вот под описанием признаков подразумевается то, какими будут эти поля в программе: текстовыми или цифровыми, какой длины, с какими другими данными они будут связаны и будут ли они выбираться из списка, справочника или вводиться пользователем вручную и т.д.
Не понимая термина «метаданные», горе-бухгалтер не настроит 1С самостоятельно и не даст задание программисту.
Если горе-бухгалтеру встречаются подобные непонятые слова, он будет стремиться отгородиться от них. Обычное дело - пропустить часть материала, посчитав ее неважной. Но бухгалтер будет делать ошибки, которые, вполне вероятно, остаются не замеченными высшим руководством, и, не добившись сбора всей первичной документации, свою работу не выполнит. Если ничего не предпринять, у вас внезапно может «полететь» бухгалтерская программа, и вы будете вынуждены нанять другого специалиста для восстановления учета. А ваш горе-бухгалтер останется как бы не при чем, мол, компьютер виноват.
Причем любой такой «специалист» осознает, что он наносит вред компании, и на самые элементарные схемы платежей за третьих лиц реагирует так, как будто это что-то суперзапрещенное, а также создает изощренные бюрократические барьеры при оформлении первичной документации в попытке уменьшить ее количество.
Такого горе-бухгалтера приходится «продавливать», то есть заставлять выполнять какие-то действия волевым решением. При этом он просто напрашивается на то, чтобы по отношению к нему проявили грубость, и получает это с понижением премиальных и каким-нибудь холодным кабинетом в придачу. В душе такой горе-бухгалтер ждет такого отношения к себе и на людях играет обиженного человека. У него появляется отличный повод для того, чтобы внезапно уйти. Мы получаем «опытного» горе-бухгалтера, который там работал и там работал, но нигде больше года не задерживался.
Как защить компанию от некомпетентности бухгалтеров?
Задайте бухгалтеру вопрос: «Что обозначает слово «метаданные» из третьей главы руководства пользователя программы 1С?». Если он запнется или замнется и не скажет сразу же, ждите восстановления учета.
Пусть аудиторы составят перечень документов, которые должен знать ваш бухгалтер. Проверьте все ли слова в этих документах понимает специалист. Составьте список терминов, которые используются в вашей компании, и выясните, знает ли их бухгалтер.
Попросите компанию, предоставившую вам бухгалтерскую программу, сделать описание вашей конфигурации. Если бухгалтеру многое незнакомо в этом документе, рекомендую вам либо откладывать деньги на будущее восстановление учета в размере текущей заработной платы специалиста и его помощников, либо организовать обучение ваших бухгалтеров в компании (что гораздо дешевле любых проблем, связанных с восстановлением учета).
Комментарии: