- Чем командир отличается от комиссара?
- Командир говорит «Делай как я!». А комиссар - «Делай как я говорю».
В свое время на семинарах и презентациях меня иногда спрашивали: «А сами-то вы, Глеб Алексеевич, пользуетесь тем, о чем нам так убедительно рассказываете?» После того, как я стал показывать свои реальные органайзеры на Excel и Outlook, эти вопросы прекратились. А вот в публикациях я до сих пор давал только обобщенные рекомендации, которые далеко не всегда совпадают с моей личной системой.
Пожалуй, пора дополнить описанием моего личного опыта «всеобщую теорию хронометража», изложенную в статьях «Хронометраж: система персонального управленческого учета», « Excel - конструктор для тайм-менеджера» и «Хронометраж на MSOutlook».
К одной из недавних публикаций о хронометраже читатель сделал примечание «если это тайм-менеджмент, то я пошел отсюда». Удивительно, насколько склонны бывают люди принимать часть (хронометраж) за целое (личный тайм-менеджмент), и изложение личного опыта - за категорический императив вселенского значения. Поэтому еще и еще раз громко отмечу, что нижеизложенное - личный опыт решения части задач самоуправления, а именно задач анализа личной эффективности и отчасти задач самомотивации. Про эволюцию личной системы планирования я расскажу в отдельной публикации.
Детский ТМ: 4 копейки за пачку
Начну издалека, «не про хронометраж». Вносить некоторую организацию в свою деятельность я всегда любил, первые воспоминания касаются детства. Например, довольно таки «навороченная» система домашнего документооборота - фотографий, потрепанных довоенных семейных документов, и т.д. Все это раскладывалось по папкам, составлялись реестры, и т.д. Правда, сразу после разработки системы она становилась мне неинтересна и появлялось что-нибудь еще. Впоследствии метод ограниченного хаоса родился именно как способ сочетать высокую степень личной спонтанности и хаотичности со столь же высокой любовью к структуре и логике во всем.
Эффективность наполнения времени также всегда была значима, на каком-то интуитивном уровне. Например, сколько себя помню, всегда учился в хороших школах далеко от дома, и всегда в дороге читал. В том числе довольно часто - во время пешей ходьбы от метро до школы (в хорошую погоду, естественно). Поэтому в первых классах в библиотеку наведывался несколько раз в неделю. Приятное побочное следствие - никогда не испытывал проблем с русским языком.
Еще одно воспоминание о «научной организации труда» связано с работой у отца в переплетной мастерской во время первых кооперативов. Кстати, при жестком тайм-менеджерском условии «если в дневнике появятся четверки - подработка немедленно прекращается». Одна из основных моих работ была - паковать пачки картона для книжных магазинов. Помню такой эпизод: пачки нужно было делать определенной высоты, кажется 33.5 сантиметра, чтобы в пачку помещалось стандартное количество картонок. Я каждую пачку измерял металлической линейкой, пока отец не посоветовал вырезать картонку высотой 33.5 см., согнуть ее удобным образом и измерять по ней. Скорость работы повысилась изрядно. А за каждую упакованную пачку я получал 4 копейки (еще тех, советских, когда мороженое стоило 20 копеек, а круглый черный хлеб - 14), так что стимул повышать эффективность был прямой. В результате заработал что-то около сотни рублей, купил велосипед.
Студенческий ТМ: 3 ч. 57 мин. на дорогу
Системное управление временем началось, как и у многих, с прочтения в среднестуденческие годы «Этой странной жизни» Даниила Гранина. Как человека математического и с некоторой бюрократической жилкой, сразу зацепила именно техническая сторона управления личным временем. «Мировоззренческая» пока скорее осталась за кадром, тем более что в потрепанной книге из университетской библиотеки не хватало последних нескольких страниц, где говорится об ответственности за время и необходимости «обучении времяпользованию» в школах.
График у меня тогда был достаточно плотный: университет, курсы английские, курсы водительские, курсы валаамских экскурсоводов. Кстати, случайность это или важнейшее отличие «родных» целей от «не родных»: водительские курсы были «потому что нужно и в жизни пригодится». До сих пор не пригодились, и, видимо, не пригодятся - если уж идти на такое тайм-менеджерское безумие, как езда на автомобиле в московских пробках, то только с шофером, чтобы самому тратить это время на что-то более полезное. А валаамские курсы совершенно не были связаны с социально-ожидаемыми «необходимостями» - просто с удовольствием читал книги И.С.Шмелева, в частности «Старый Валаам», и заочно влюбился в это замечательное место. В результате - месяц прекрасного северного курорта (за который мне же еще деньги платили), яркие воспоминания. Плюс полезнейший опыт работы с группами туристов от 30 до 110 человек на открытом воздухе, после которого вести тренинги в любой аудитории не составляет ни малейшего труда. Думаю (в порядке ТМ-гипозеы), что любые «родные» дела имеют больше шансов, чем «неродные», оказаться полезными и при взгляде на них через несколько лет, когда в жизни многое изменилось.
Но вернемся к хронометражу. Дел много, времени мало, хочется успевать. Первый хронометраж велся на бумаге (не помню уже в каком виде) с занесением результатов и их анализом в Excel. Сначала вручную составлялась обзорная табличка по дню и неделе, затем, также вручную, подсчитывалось количество времени по категориям. Впоследствии внесение данных было упрощено - рядом с «картинкой» появились столбцы с буквами-классификаторами, например, напротив лекции по дифференциальным уравнениям могло быть что-то типа «у», т.е. учебы в университете, несколько одинаковых букв «у» по вертикали (точность учета была 5 минут). Под портретом рабочей недели Excel автоматически формировал раскладку времени по категориям.
Первые результаты были не то чтобы шокирующими, все-таки время студента более крупно структурировано, чем менеджерское, но дающими полезный материал для размышления. Наиболее интересной оказалась цифра «в среднем на дорогу в рабочий день тратится 3 часа 57 минут» (см. левую картинку в таблице; категория «еда», кажется, подразумевала чтение во время еды, поэтому поглотителем времени не считалась; категория «универ» включала и собственно учебу, и общение).
|
|
|
Для того, чтобы время на дорогу оптимизировать, была построена его классификация (см. правый рис. в таблице; константы служили, кажется, для автоматического разнесения времени по категориям затрат). Классификация включала пешую ходьбу, несколько видов чтения и бесполезные расходы (сборы, и т.п.) Виды чтения различались по «качеству» - в спокойном транспорте самое лучшее и «умное», в переполненном транспорте более простое, и т.п.
Благодаря классификации были внесены достаточно серьезные изменения в логистику перемещений, повысившие полезность использования времени. Например, оказалось, что при поездках с одной учебы на другую лучше не заезжать домой. Вроде бы общее дорожное время увеличивается, но резко улучшается его качество - меньше ходьбы и одеваний-раздеваний (плюс всяких «до выхода из дома все равно всего полчаса, работать смысла нет»), больше - чтения высокого качества или основной работы (вместо заезда домой можно, например, засесть где-нибудь в универе и спокойно переписать пропущенную лекцию).
Главный результат этих изысканий - в голове сформировался «персональный отдел логистики», входящий в общую структуру личного ЗАО. С тех студенческих лет я ни разу не проводил глубокий хронометраж дорожного времени, но «отдел логистики» при планировании любых встреч и поездок автоматически просчитывает оптимальные маршруты, причем оптимальные не только по времени, но и по полезности его наполнения. Кстати, эти оптимальные маршруты часто не совпадают с «самоочевидными». Если вы читали «Банкир» Лесли Уоллера, то вспомните, как финансовый магнат от резиденции до конечной станции метро ехал на Роллс-Ройсе, а дальше до офиса - на метро. Действительно, живя в мегаполисе, «нелинейной логистикой» приходится заниматься постоянно. Например, в аэропорт Домодедово я еду 45 минут на аэроэкспрессе, а не 30 на такси, т.к. в экспрессе можно спокойно работать на ноутбуке и при этом нет риска попасть в пробку.
Еще один интересный результат первых студенческих хронометражей - более «проактивный» подход к планированию работы. Например, когда очень не хочется сдавать крайне неприятный кафедральный спецкурс, на который не счел приоритетным ходить, вместо двухнедельной зубрежки проводится разведка. Данные разведки показывают, что вместо кафедрального можно зачесть любой другой спецкурс, если твоя кафедра на это письменно согласна. Дальше дело за малым: убедиться в согласии заведующего кафедрой на замену, найти подходящий спецкурс у любого дружественного преподавателя, и потратить полчаса на подобающее бюрократическое оформление всей комбинации, экономящей массу времени и нервов. (Последователи некоторых современных интернет-движений заметят, что с точки зрения тайм-менеджмента еще лучше сразу бросить вуз, и будут отчасти правы. Но лишь отчасти: любая большая социальная система имеет массу неэффективностей и ненужностей, но это не повод от нее отказываться. Нужно просто эти неэффективности обходить).
Привязка к целям и анализ «напряженности»
Следующим шагом стала привязка к целям. Вместо «механической» классификации, использовавшейся ранее (универ - дорога - курсы - и т.п.) появилась классификация на несколько ключевых направлений, в каждом из которых было 4-5 поднаправлений.
Главными целями хронометража на этом этапе было снижение расходов на менее приоритетные категории (верхний график) и отслеживание / поддержание баланса по основным категориям. Что означают 5 часов на «перекуры» в понедельник - затрудняюсь объяснить (бумажные хронометражи не сохранились, только электронные обобщенные выжимки из них), возможно туда была отнесена сладкая полудрема на каком-нибудь университетском мероприятии. А может быть, Excel где-то ошибся.
После начала трудовой карьеры появились квартальные и годовые цели и подцели, т.е. расходы времени отслеживались уже не по ключевым направлениям, а по целям (фактически это было переходом от «функционального» учета времени к «проектному»). Тогда же, во время работы в банке, я познакомился с BalancedScorecard (пришлось покупать книжку Нортона и Каплана на amazon. com, в России на тот момент она вроде бы еще не переводилась) и попробовал приложить эту методологию к управлению личным временем. Большого развития в моей личной работе эта идея не получила, хотя до сих пор представляется мне полезной и интересной. Вообще, тонкие и сложные формы классификации и разнесения затрат времени мне сейчас не близки («переболел» этим в первые два года хронометража), предпочитаю использовать более грубые и простые инструменты решения частных задач, а не универсальной и всеобъемлющей оптимизации личной работы.
Пример такого простого решения частных задач: появление показателя, любимого и активно применяемого до сих пор - распределения времени на категории по степени напряженности. Работа помощника Председателя Правления предполагала достаточно высокую свободу и ненормированный график, как и дальнейшая жизнь консультанта и бизнесмена. Поэтому важным элементом личной работы уже тогда стало нормирование и регулирование количества насилия над собой, без которого я не мыслю развития (см. рецензию на «Пандем» Дяченко).
На графике с неточным названием «по эффективности» виден пример отслеживания динамики напряженности времени. Обычно она отслеживалась за неделю; также иногда проводились сравнения с прошлым годом. В тогдашней системе к первой категории относилась вся работа (и профессиональная, и «культурная», и учеба), ко второй - все «обеспечение» (пешая ходьба, хозяйство, и т.п.). Сейчас (2004 г.) напряженность делится несколько по-другому, но суть осталась прежней: выжать из своего организма биологически и интеллектуально возможный максимум. А также, оптимизируя организацию работы и отдыха, повышать нормативное значение этого максимума.
Интеграция хронометража и дневника
Вести дневник я начал значительно раньше, чем хронометраж. Считаю крайне сомнительными аргументы против этого полезнейшего инструмента самоуправления. Конечно, при желании даже пуховой подушкой можно убить человека, что уж говорить об опасности перочинного ножа. Но возможность вреда от употребления инструмента - не причина уходить назад в пещеры и отказываться от него. Вспомню полезное наблюдение Алексея Бабия в статье «Хронометраж или Алгебра любви-3»: «…Я прочел уйму биографий и автобиографий великих людей, пытаясь понять их секрет. В конце концов, увидел одно, что их объединяет: именно вот это внимательное отношение к своему внутреннему миру, непрерывное и жесткое отслеживание своих мыслей, порывов, и т.д.»
В моей работе дневник, во-первых, помогает выделить время на рефлексию, важные решения мне легче принимать в процессе письменной фиксации событий и размышлений. Во-вторых, я регулярно обращаюсь к прошлым записям и узнаю про себя и окружающих много нового и интересного. Наша память - очень гибкий инструмент, легко подстраивающий воспоминания под нужды текущего дня. Дневник помогает повысить адекватность картины мира и объективность оценок.
Сначала дневник представлял собой просто заметки на полях календарей. Постепенно эти заметки расширялись, перешли в электронный вид и интегрировались с хронометражом, который велся уже не на бумаге, а целиком в Excel. Выглядело это так:
Один лист Excel включал неделю, дни располагались по вертикали. Слева - хронометражный портрет дня с точностью 15 минут, классификаторы были и «техническими» (напр. Хеда - хозяйство / готовка еды), и проектными (Кн орг - проект «работа над ТМ-книгой», оргвопросы с издательством). Рядом с классификаторами могли ставиться пометки состояния и совмещения - [1] - это музыка (внизу дневного листа эта пометка расшифровывалась, например «Вагнер, Валькирия»), «еда» - один из режимов совмещения.
Далее следует текстовый блок - дневник (в лист Excel вставлены прямоугольники-рисунки, внутри которых текст). Технически решение крайне неудачное, трудно найти нужный текст, изменить форматирование, сделать выборку по проекту, и т.п. Хотя по сравнению с бумажным дневником от руки и это было большим прогрессом.
Справа - столбец автоматического подсчета показателей. В верхней части листа вводился в определенное поле классификатор интересующих меня в эту неделю расходов времени, и автоматически отслеживался каждый день нарастающим итогом. Например, при необходимости выделять из «текучки» время на ТМ-книгу, отслеживался расход времени по классификатору «Кн».
В целом, на этом этапе анализ расходов времени с рисованием красивых диаграмм проводился крайне редко. Хронометраж выполнял в основном функцию оперативного самоуправления (через отслеживание одного-двух «тактических» показателей в течение текущей недели) и функцию фиксации «портрета» дня, фактически являющегося частью дневника, «материализации» опыта.
Работа над ТМ-книгой: оперативный хронометраж
Многие знакомые консультанты удивляются: «Глеб, как ты умудрился, осуществив столько проектов и создав консалтинговую компанию, еще и написать такую толстую умную книгу?» В проекте написания ТМ-книги как раз помог хронометраж, несмотря на всю, казалось бы, «неформализуемость» творческого труда.
Поскольку написание книги - дело трудоемкое, а главное, энергоемкое, требующее больших ресурсов мотивации, этот процесс хронометрировался отдельно. При этом учитывалось не только время, но и результаты в знаках. На каждую из четырех частей книги заводился лист в Excel:
Сверху на рисунке приведена небольшая часть записей, делавшихся в ходе работы. Запись включает длительность рабочего блока (как правило 1-2 часа, причем время «нетто», без перерывов на отдых), далее количество сделанного текста в знаках и комментарий по содержанию работы, например «глава 3 - часть 2 - подраздел 1 - место стандартов в личной работе». Единички и нолики вокруг - какие-то технические автоподстановки для подсчета результатов.
Самое главное в этом хронометраже - автоматический подсчет производительности труда и прогнозирование на его основе. Под учетными записями автоматически подсчитываются промежуточные итоги - отработано всего 3300 минут (т.е. 55 часов), 111800 - фактическое количество сделанного текста в знаках. Эти показатели автоматически отслеживались Excel'ем по ходу работы над статьей. Автоматически вычислялась производительность труда: по чистому времени писания текста (без учета времени планирования и «вычитки» написанного) и по общему времени работы над текстом. Вручную вводились прогнозируемый общий объем в знаках (исходя из сравнения этой части книги с предыдущими и со статьями) и количество дней, в которые необходимо уложиться (например, из соображений «закончить 2-ю часть до выезда на региональный семинар», или с учетом оговоренных сроков сдачи текста).
Исходя из известной фактической производительности труда, Excel автоматически показывал количество часов работы, необходимых для завершения текущей части книги, и количество оставшихся дней с учетом введенного вручную бюджета ежедневных расходов времени на книгу. (На картинке эти показатели не очень характерны, т.к. отражают ситуацию по завершении статьи, а не в процессе работы). По мере продвижения в написании текста показатель «прогнозируемый объем статьи» уточнялся.
Помимо эффективной самомотивации и прогнозирования «укладываемости в сроки», эта система помогла найти некоторые неочевидные решения, повышающие эффективность. Например, в начале много времени тратилось на «раскачку». Было найдено решение: вычитка и правка предыдущей части книги осуществлялась не по завершении работы, а в начале следующего рабочего блока. Т.е. написали 3-ю главку, ушли на обед, вернулись, вычитали 3-ю главку, по ходу вычитки «раскачались» на написание четвертой. Время на раскачку и втягивание в работу сократилось в разы.
Комментарии: