Читая статьи авторов ТМ-сообщества, невольно задумываешься о том, что каждая минута - это ценность, если эту минуту правильно использовать, а каждая неиспользованная минута - соответственно потерянная ценность. Именно поэтому вызывает постоянный интерес вопрос наиболее полного использования собственного времени.
К сожалению, время каждого человека зависит не только от его решений, особенно если этот человек не является фрилансером или таким руководителем, который «сам себе голова». В большинстве случаев на работе значительная часть затрат времени человеку навязывается внешними обстоятельствами: руководством, клиентами, ошибками подчиненных. Человек может в определенной степени влиять на использование своего времени, но не определять его полностью. Да и вне работы распределение времени человека часто навязывается внешней средой
Как следствие того, что распределение использования времени частично зависит от решений человека, и частично - от внешней среды, возникают небольшие (и хорошо, если небольшие) промежутки времени, которые в лучшем случае пропадают бесцельно или же используются недостаточно эффективно. Если говорить о серьезной работе, то за 10 минут маловероятно, что будет достигнут какой-либо прирост результата (особенно, если работа творческая и требует определенной концентрации внимания). Однако, если таких перерывов 5-6 в день, то это час потерянного времени. А что такое час времени, и что с его помощью можно сделать, на мой взгляд весьма убедительно описано в (Добротворский И.Л. Ценность одного часа http://www.elitarium.ru/print.php?id=1850&npage=1 )
В то же время за 5-15 минут можно сделать незначительные по объему задачи, с тем, чтобы в дальнейшем не отвлекаться на их выполнение в течение длительных промежутков времени, которые можно посвятить выполнению более масштабных задач
Эта небольшая заметка как раз и посвящена описанию тех задач, которые могут быть реализованы в моменты времени, просто не замечаемые большинством людей.
Итак, что Вы можете сделать за 5 минут:
Созвониться с человеком и договориться о встрече;
Написать краткую записку или электронное письмо;
Разложить документы на рабочем столе для дальнейшего ознакомления
Что Вы можете сделать за 10 минут:
Позвонить 1-2 людям;
Сделать один неприятный звонок;
Бегло просмотреть входящую документацию, ознакомиться с информацией, отметить наиболее интересные моменты, чтобы изучить их потом;
Разгрести рабочий стол, освобождая пространство для дальнейшей работы
Что Вы можете делать в течение любых кратковременных промежутков времени:
Читать любые источники - от интересной художественной литературы до нормативных документов, с которыми неплохо бы ознакомиться лишний раз;
Сделать небольшие физические упражнения (если это возможно), чтобы снять лишнее напряжение мышц;
Зафиксировать возникшие мысли и идем (диктофон, КПК, лист бумаги, блокнот);
Просмотреть ранее зафиксированные ссылки в Интернет (в момент основной работы была найдена ссылка на интересный материал, но специально тратить на это рабочее время нецелесообразно);
Лишний раз заглянуть в ежедневник, провести контроль выполнения планов или их корректировку, еще раз взглянуть на приоритетные задачи;
Лишний раз обеспечить самомотивацию (в любой форме);
Выполнять длительную задачу, которую можно разбить на маленькие (5-15 минут) этапы;
Решение предложенных задач в малые промежутки времени имеет ряд преимуществ:
- Когда периодически смотришь на приоритетные задачи или планы, меньше отклоняешься от их выполнения;
- Можно ознакомиться с достаточно большим объемом информации как бы «между делом», главное - соблюдать предполагаемые затраты времени;
- Искусственное сжимание времени для выработки творческих мыслей часто позволяет эффективнее их вырабатывать - когда специально садишься решать творческую задачу, и времени достаточно много, то мысли как-то не приходят. В то же время иногда ценные мысли и идеи приходят ровно за 5 минут до конца рабочего времени, и главное - успеть зафиксировать полет мысли;
- Не тратить более крупные промежутки времени на решение указанных задач, поскольку, как известно, решение многих задач занимает не меньше времени, чем на это отведено (может быть больше, но если Вы запланировали на поиск идей потратить час, то в силу психологических причин меньше Вы не потратите).
Недостатков в использовании малых промежутков времени я не вижу - все равно Вы это время потратите, вопрос в том, насколько эффективно.
Пару слов о том, как же это использовать практически. Все очень просто: заранее подготовить необходимые инструменты (диктофон, ежедневник…), и, как только появляется неиспользуемое время, стремиться максимально это время заполнить разными задачами, которые Вам все равно предстоит сделать. Кстати, важно не предполагать в эти малые промежутки времени обязательного решения задач - цель в данном случае ставится максимально полностью использовать время, а не решить задачи, в противном случае получите лишний стресс.
Кстати, о создании искусственных промежутков времени, которые Вы бы могли использовать эффективно: как Вы в случае работы в течение полного рабочего дня используете Ваш рабочий обеденный перерыв (у тех, у кого он есть)?. В большинстве организаций такой перерыв составляет час. В то же время по моим наблюдениям час никто не обедает. Сам по себе обед занимает в лучшем случае минут 20, и соответственно 40 минут тратится зря. А в эти 40 минут можно почитать любимую книгу, подумать о достижении своих целей, пригласить на совместный ланч друга или подругу, зафиксировать до 10 потенциально интересных идей, и просто, если рядом есть парковая зона, прогуляться и скинуть груз забот рабочего дня.
В общем, «Не думай о секундах свысока… бегут они…мгновения, мгновения, мгновения».
Комментарии: