02.07.2011Порядок и сроки оформления трудовой книжки

Трудовая книжкаявляется основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника («Правила ведения и хранения трудовых книжек», ст. 66 ТК РФ). В статье 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка названа в числе документов, которые сотрудник должен предъявить администрации фирмы при заключении трудового договора. Таким образом, работа кадровика с трудовыми книжками начинается уже с момента приема сотрудника на работу. Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ) и хранится там в течение всего периода работы сотрудника до увольнения.

Если сотрудник только начинает свою трудовую деятельность и у него нет трудовой книжки, задача кадровика - завести трудовую книжку, оформить титульный лист и сделать первые записи в разделе «Сведения о работе». Если же у сотрудникатрудовая книжкаимеется, нужно продолжить ее вести.

При ведении и хранении трудовых книжек нужно руководствоваться следующими законодательными и нормативно-правовыми актами: Трудовым кодексом РФ (статьи 62, 64, 66), «Правилами ведения и хранения трудовых книжек» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек».

При приеме на работу сотрудника, имеющего трудовую книжку, обратите внимание на ее серию и год выпуска, чтобы избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11, ч. первая ст. 81 ТК РФ). В таблице ниже представлены серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в разные периоды. Если в трудовой книжке сотрудника имеется вкладыш, нужно сверить серию и год выпуска вкладыша.

Какие серии трудовых книжек в какой период выпускались

В трудовую книжку вносятся сведения:

• о сотруднике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора);
• о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ, п. 4 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у работодателя - физического лица и больше у сотрудника стажа не было?

Да, нужно, если работодатель не был индивидуальным предпринимателем (ст. 66 ТК РФ). Если у сотрудника ранее стажа не было, то период работы у физического лица он будет подтверждать трудовым или гражданско-правовым договором, а не записью в трудовой книжке. Эту запись органы Пенсионного фонда РФ в любом случае не будут рассматривать как основание для начисления стажа. К тому же неизвестно, где приобретен бланк трудовой книжки и не поддельный ли он. Таким образом, для сотрудника будет лучше, если вы заново оформите ему трудовую книжку.

Как оформить титульный лист трудовой книжки

Трудовые книжкиоформляются на всех сотрудников, проработавших в фирме свыше пяти дней, если работа для сотрудника является основной (ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно оформить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема НА РАБОТУ (п. 8 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала нужно заполнить ее титульный лист. На титульном листе необходимо записать следующие сведения о сотруднике (п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»):

• ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТУ РОЖДЕНИЯ (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например, заграничного паспорта, военного билета, водительских прав и т. п.;
• ОБРАЗОВАНИЕ, ПРОФЕССИЮ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ - НА ОСНОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений и замены инициалами (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Будьте внимательны при написании таких имен, отчеств и фамилий, как Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова. Если вы допустите ошибку, придется списать испорченный бланк трудовой книжки и заполнить новый.

Законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта (п. 42 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Если же вы оставите трудовую книжку с неправильно внесенными личными данными, впоследствии у сотрудника будут проблемы с получением пенсии, поскольку трудовую книжку невозможно будет идентифицировать по паспорту.

После того как указанные данные будут внесены на титульный лист, нужно указать дату заполнения трудовой книжки и попросить сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи заверяет своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, генеральный директор и т. п.), с приложением печати фирмы или кадровой службы, если у нее есть своя печать (п. 2.2 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Что писать в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки, если у сотрудника из документов об образовании есть только аттестат об окончании средней школы?

Если сотрудник окончил 9 классов средней школы, в строке «Образование» нужно записать - «основное общее», если 11 классов - «среднее общее» (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»). Инструкция предусматривает также такие записи: начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище); среднее профессиональное (техникум, училище, колледж); высшее профессиональное (университет, институт, академия); послевузовское профессиональное (аспирантура, ординатура, докторантура).

Что писать в строке «Образование», если сотрудник еще учится (получает профессиональное образование)?

Разрешается сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня, например «неоконченное высшее». Для этого сотрудник должен принести вам надлежащим образом заверенные студенческий билет, зачетную книжку или справку из учебного заведения (п. 2.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Записи о службе в армии и о приеме на работу

Если сотрудник, перед тем как устроиться на работу, служил в армии, в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ или таможенных органах, в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нужно сделать ЗАПИСЬ О СЛУЖБЕ (пункт 21 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Обычно такая запись предшествует записи о приеме на работу. Она производится на основании военного билета.

Можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу, если сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием?

Можно. Если сотрудник не смог предъявить военный билет при приеме на работу (например, если он утерян и находится на восстановлении), нужно сделать запись о прохождении военной службы после записи о приеме на работу. Трудовая книжка заполняется на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Запись "прием на работу" делается так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно указать в виде заголовка полное наименование фирмы, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 нужно сделать запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение фирмы (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), вписать наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 записываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу (п. 3.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Если сотрудник до поступления в организацию нигде не работал, нужно ли сделать до записи о приеме на работу запись о том, что он не имел трудового стажа?

Нет, не нужно. В нормативных актах об оформлении трудовых книжек таких указаний нет.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о периоде ухода за ребенком до полутора лет, если сотрудница до этого не имела трудового стажа?

Нет, такая запись в трудовую книжку не вносится. Период ухода за ребенком подлежит включению в страховой стаж сотрудницы для целей пенсионного обеспечения. Однако информация об этом не отражается в трудовой книжке. Женщина будет подтверждать страховой стаж за данный период с помощью документов, удостоверяющих рождение ребенка и достижение им возраста полутора лет. Это предусмотрено «Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (утверждены