В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Многие кадровики сталкиваются с некоторыми сложностями при оформлении трудовых книжек и вкладышей в них, в настоящей статье мы подробно расскажем о форме, порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек.
В вышеупомянутой статье говорится также о том, что Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
При оформлении трудовой книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике:
Фамилия, Имя, Отчество, датарождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника;
образование, профессия, специальность -на основании документов об образовании работника;
сведения о квалификацииили наличии у работника специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) - на основании документов, подтверждающих их наличие.
Также в трудовую книжку в процессе трудовой деятельности работника вносятся следующие записи:
о выполняемой работе;
о переводах работникана другую постоянную работу;
об увольнении работника (с указанием основанийувольнения работника в строгом соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации);
записи о награждениях за успехи в работе (в том числе онаграждении государственными наградами, о присвоении государственных Почетных званий) - на основании соответствующих указов и иных решений;
записи одругих видах поощрений, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Теперь давайте рассмотрим подробно заполнение каждого раздела трудовой книжки.
•
Содержательная часть
В содержательную часть трудовой книжки вносятся сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и награждениях за успехи в работе. Принимая у работника трудовую книжку, в ее содержательной части нужно проверить лишь правильность внесения записи с последнего места работы, в частности, заверена ли она печатью. Если нет - принимать на работу сотрудника по трудовой книжке нельзя.
Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать "Стажа до поступления на работу не имел" не надо.
Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
- состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
- обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ).
Период учебы в вузе в трудовой книжке не указывается.
Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу увольнении, а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.
При приеме на работу сначала в виде заголовка без номера и даты в графе 3 указывается полное наименование организации (например, Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХХХ»), а затем сокращенное (ООО «ХХХХХХХ»).
Если меняется наименование организации, в том числе ее организационно-правовая форма, то об этом отдельной строкой в графе 3 указывается: «ООО «ХХХХХХХ» с такого-то числа переименовано в Закрытое акционерное общество «ХХХХХХХ», ЗАО «ХХХХХХХ». В графе 4 указывается номер и дата приказа руководителя, являющегося основанием переименования организации. Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой.
Как показывает практика, при заполнении трудовой книжки в нее часто вносят лишние записи.
Так, при приеме на работу нужно писать только куда (в какое структурное подразделение организации) и кем (на какую должность или для выполнения какой работы с указанием профессии и присвоенного разряда) принят работник. Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если работник принят в порядке перевода из другой организации или по конкурсу.
Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.
Очень часто кадровики сталкиваются с трудностями, связанными с внесением записи в трудовую книжку при увольнении работника по собственному желанию. Возникают споры о том, какую статью Трудового кодекса РФ необходимо вносить в трудовую книжку 80 или 77? Ответ на этот вопрос содержится в пункте 15 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. №225 (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004г. №51). Так вот, в пункте 15 вышеуказанных Правил говорится «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового Кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по основаниям, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи».
По желанию работника в его трудовую книжку может также быть внесена запись о работе по совместительству на основании справки с места работы по совместительству.
Совет кадровикам: следите за новыми нормативно-правовыми актами и внимательно вчитывайтесь в них, - от этого во многом зависит правильность ведения кадрового учета в частности и соблюдение трудового законодательства в целом, а это в свою очередь поможет обезопасить Вас и Вашего работодателя от санкций, предусмотренных законодательством РФ, о которых мы писали ранее (статья «За что дисквалифицируют руководителя компании и кадровика?»)
•
Исправления в содержательной части
Исправления в содержательной части трудовой книжки допустимы, но недопустимо зачеркивание неправильной записи.
Исправить ошибку нужно так: после последней в соответствующем разделе ("Сведения о работе" или "Сведения о награждении") записи под очередным порядковым номером, указывая дату внесения исправления, в графе 3 пишется: "Запись под таким-то номером недействительна". Далее производится правильная запись, а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ руководителя.
В соответствии с пп. 27 и 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, вносить изменения в трудовые книжки можно по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме и увольнении работника, справки или иные документы, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и др.).
По Правилам в трудовой книжке также недопустимы никакие сокращения. Т.е. нельзя сокращать, например слово «Приказ» как это делалось раньше, нельзя писать сокращенно название организации, например ООО «ХХХХХХХ», а нужно писать полностью «Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХХХ»» и только ниже можно указать его сокращенное название.
•
Ознакомление работника с записями в трудовой книжке
С каждой вносимой в трудовую книжку записью работник должен быть ознакомлен под расписку в приказе и в его личной карточке (форма № Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в книжку.
В соответствии с п. 35 Правил при увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен" не требуется.
Хочется обратить внимание на ошибку, допускаемую при заверении записей при увольнении работника. Печать организации не может заверять подпись сотрудника отдела кадров. Поэтому, если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.
• Учет трудовых книжек и вкладышей в них.
С целью учета трудовых книжек и вкладышей в них каждая организация обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
В приходно-расходную книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (с обязательным указанием серии и номера каждого бланка). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации.
Также Закон обязывает работодателя вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, которые выдаются работникам вновь (в том числе и дубликаты трудовых книжек). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой организации.
Вышеуказанные учетные формы должны быть пронумерованы (т.е. на каждой их странице проставляется номер), прошнурованы и заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью (приклеенного листка бумаги с печатью организации будет вполне достаточно).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся организацией как документы строгой отчетности. Бланки выдаются бухгалтерией должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По завершении каждого месяца указанное лицо должно предоставить в бухгалтерию отчет о наличии упомянутых бланков, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в нее, с приложением приходного ордера кассы организации.
Если происходит порча трудовых книжек, то составляются соответствующие акты об их уничтожении.
•
Хранение трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива, храниться трудовые книжки должны в алфавитном порядке в папках, снабженных клапанами, коробках или ящиках. При этом невостребованные трудовые книжки уволенными работниками или родственниками умерших работников, хранятся отдельно от книжек работающих сотрудников, а на папках, где хранятся невостребованные трудовые книжки делается соответствующая запись.
Невостребованные Трудовые книжки уволенных, а также умерших сотрудников, хранятся в течение двух лет, а по истечение этого срока они передаются в архив организации, где хранятся еще 50 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.
Сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек должен помнить, что они являются документом, который обязательно требует Инспектор при проведении проверки Федеральной инспекцией труда, а в случае выявления нарушений в ведении трудовых книжек кадровику и руководителю компании грозят достаточно большие штрафы (см. статью «За что дисквалифицируют руководителя компании и кадровика?»)
Комментарии: