02.07.2011Как вести трудовые книжки предпринимателям

В действующем Трудовом кодексе Российской Федерации существенно изменено понятие «работодатель - физическое лицо».
Выделили две категории:
- собственно физические лица, нанимающие работников в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (теперь они называются работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями);

- работодатели - индивидуальные предприниматели, которые нанимают работников в целях осуществления предпринимательской и иной деятельности, направленной на извлечение прибыли.
Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права вести трудовые книжки работников.
Индивидуальные предприниматели практически во всех правах и обязанностях приравнены к юридическим лицам (организациям). Это значит, что они должны вести все кадровое делопроизводство в полном объеме, включая ведение трудовых книжек.
Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы:
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
- Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По Правилам при оформлении трудовой книжки (вкладыша) с работника должна взиматься плата, размер которой определяется расходами на их приобретение.
Плата не взимается, когда произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек; неправильно произведено первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее; испорчена книжка не по вине работника; необходима выдача дубликата при незаконном увольнении и восстановлении в должности органом по рассмотрению трудовых споров.
В этих случаях стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Отчетность об оплате книжек работниками формируется непосредственно бухгалтерией организации по общим правилам бухгалтерского учета и отчетности.
По Правилам (раздел 6) в организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
- приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (в бухгалтерии);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ответственность несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя).
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, как принятые от работников при поступлении на работу, так и выданные работникам вновь. В этой же книге расписывается работник при получении своей трудовой книжки при увольнении.
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, трудовые книжки как документы с длительным сроком хранения (хранятся до востребования, а невостребованные - не менее 50 лет) должны храниться в несгораемом сейфе.
Книга учета движения трудовых книжек ведется не в пределах календарного года, а пока не закончится.

Требования к оформлению к книге учета движения трудовых книжек

Согласно п. 41 Правил, Книга учета должна быть:

• пронумерована;
• прошнурована;
• заверена подписью руководителя организации;
• скреплена печатью организации.

Книга учетаподлежит длительному хранения, поэтому она должна иметь твердую обложку.

Вносим изменения в трудовую книжку

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин.
Изменения вносятся, если в книжке была обнаружена неточная или неправильная запись, устарели анкетные данные работника, сведения о его образовании, профессии или специальности.
А дубликат выписывается сотруднику, если его трудовая книжка была утеряна или испорчена (Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.).
Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку. Это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись.
Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например, в дате рождения работника и вместо «11.10.1978» написать «11.10.1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков имеется даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Наталия и Наталья, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т. п.
Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый.
Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.
1. Измененяем анкетно - биографические данные
Классическая ситуация - сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак (ведь муж имеет право взять фамилию жены или записаться под двойной фамилией), а кроме того, неблагозвучие фамилии или имени. Все эти изменения необходимо внести в трудовую книжку работника.
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок:
Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу) либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Имейте в виду, зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.
Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы.
Текст пояснения заверяется подписью кадровика, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Внимание: при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. (сделать ссылку - варианты записей внесения изменений и исправлений)
2. Дополняем сведения об образовании
Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности.
Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки.
Пример.
В строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель».
Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 , не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения.
Некоторые кадровые специалисты считают, что такая ссылка необходима и располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных.
Например.

Если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки. Потому достаточно только дополнить на титульном листе сведения об образовании.
3. Исправляем неверную запись.
Если вы обнаружили в трудовой книжке работника неправильную или неточную запись, сделанную на предыдущей работе, или же сами по ошибке внесли неверную запись, нужно как можно скорее исправить положение.
В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).
В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подделывать и замазывать корректирующей жидкостью.
Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.
Для этого нужно сделать следующее:
В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью.
В графу 2 впишите дату внесения записи
В графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна».
Теперь можно воспроизвести эту запись в правильном варианте. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку.
Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа.
По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Гострудинспекцией или самим работодателем незаконными.
Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет попросту отсутствовать.
Иначе говоря, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил). Подлинник трудовой книжки при этом возвращается ее владельцу.
4. Особенности исправления записей в неординарной ситуации.
Часто возникают вопросы, как поступить в той или иной неординарной ситуации, связанной с необходимостью внесения исправлений в трудовую книжку.
Например.
Неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени.
Даже если с момента внесения неверной записи прошли годы и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи, исправления вносятся в обычном порядке.
После последней записи ставится следующий порядковый номер, скажем, 10, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и воспроизводится правильная запись. При этом датой изменений будет не та дата, которая указана под неправильной записью (иначе нарушится хронология), а дата внесения записи об исправлении. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другого работодателя, обязательно укажите, на чей именно приказ вы ссылаетесь.
Неверная запись обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение. Здесь вот какая трудность: увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке, сделанных в вашей организации, закрыт печатью и подписями.
Если сейчас сделать запись без наименования организации, будет непонятно, кто ее автор.
Поэтому для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок - вновь написать в виде заголовка наименование организации, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника, как при увольнении.
Так же следует поступать и в том случае, если бывший работник пришел к вам исправить неверную запись, сделанную в вашей организации, а в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.
Например.

На что необходимо обратить внимание?
- Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. Причем сначала число и месяц - двузначными, а потом год - четырехзначными.
Например, если работник принят на работу 1 декабря 2009 года, то в трудовой книжке делается запись "01.12.2009".
- Записи допускается производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
- Сокращения в трудовой книжке недопустимы. Все записи производятся полностью.
Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т. п.
Ссылки на статьи должны быть внесены на основании ТК РФ (пункт 3 часть первая статья 77, наименование кодекса тоже, кстати, надо писать полностью - "Трудового кодекса Российской Федерации").
Фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами.
Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании документа, удостоверяющего личность. Причем в перечень таких документов входит: паспорт, военный билет, заграничный паспорт, водительские права и т. д.
- Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать "Стажа до поступления на работу не имел" не надо.
- Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
- состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
- обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ).
- Период учебы в вузе в трудовой книжке теперь не указывается.
- Принимая у работника трудовую книжку, в ее содержательной части нужно проверить лишь правильность внесения записи с последнего места работы, в частности, заверена ли она печатью. Если нет - принимать на работу сотрудника по трудовой книжке нельзя.
- Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.
- Не вносите лишнюю информацию
Как показывает практика, при заполнении трудовой книжки в нее часто вносят лишние записи.
- Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются.
Также не указывается вид договора, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.
- С каждой вносимой в трудовую книжку записью работник должен быть ознакомлен под расписку в приказе и в его личной карточке (форма № Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в книжку.
- По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству на основании справки с работы по совместительству.
- Особое внимание стоит уделить разделу об увольнении (прекращении трудового договора)
При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.
Например:
"Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 .Трудового кодекса Российской Федерации".
- В соответствии с п. 35 Правил при увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы).
При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен" не требуется.
- Обращаю внимание на ошибку, которую часто допускают при заверении записей при увольнении работника.
Печать организации не может заверять подпись сотрудника отдела кадров. Поэтому, если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.