Чтобы не зависеть от счастливого стечения обстоятельств, нужно знать и владеть техникой общения для установления необходимого психологического контакта. Наиболее опытные переговорщики активно используют (чаще всего интуитивно) многочисленные психологические нюансы, возникающие при обсуждении проблем, что облегчает принятие ими разумных соглашений. Какие же приемы необходимо знать для того, чтобы обеспечить ведение переговоров? Рассмотрим их по порядку.
На практике под техникой общения понимается набор коммуникативных действий и приемов, приводящих к удовлетворению тех или иных социально ценных потребностей (в деятельности, познании, лидерстве и т. д.). Отметим, что существуют универсальные приемы общения, эффективные применительно к различным сферам жизнедеятельности человека: в частности, тактичность, приветливость, чувство юмора и т. д. Они значимы для любого вида совместной деятельности и в группе любого уровня развития. Однако указанные характеристики общения являются необходимым, но в целом недостаточным условием эффективности конкретных приемов общения между вами и интересующим нас лицом.
Следует отметить, что приемы эффективные для нерегламентированного, свободного общения, очень часто могут оказаться неприемлемыми для служебного или делового общения. Специфическая техника общения нужна для установления взаимоотношений и организации взаимодействий как со своими коллегами или партнерами различного служебного положениям, так и с другими заинтересованными лицами. Приемы общения обычно развиваются стихийно, в процессе активного взаимодействия с партнерами. Большое влияние на этот процесс оказывают сложившиеся традиции, общий психологический климат социальных групп, в которые включена интересующая личность. Хорошие результаты здесь дают самосовершенствование и обучение.
Чтобы не зависеть от счастливого стечения обстоятельств, нужно знать и владеть техникой общения для установления необходимого психологического контакта. Если у вашего партнера чувствуется предубеждение к теме беседы, то целесообразно воспользоваться следующими рекомендациями по обеспечению положительного эмоционального климата общения:
- Проявляйте доброжелательность и тактичность. Начало беседы в большинстве случаев облегчает использование таких приемов, как улыбка, радушное обращение, хорошее отношение к человеку. Необходимо постоянно поддерживать «контакт взглядов» при обращении к собеседнику, демонстрировать сочувственное понимание к личным затруднениям интересующего лица, его интересам. Следует помнить, что при этом важно избегать нажима, чтобы не вызвать ответного: «Не лезьте мне в душу!» Доброжелательность обращения предполагает и повышенное внимание к нюансам, свидетельствующим об изменениях в психологическом состоянии собеседника, интонация и жесты не должны оставаться незамеченными. Движение рук при дружеском отношении собеседника свободны, жестикуляция дополняет его слова. При негативном отношении движения рук и выражение лица закрепощены и это видно при разговоре.
- Находитесь по возможности в зоне комфорта. У каждого человека есть своя зона комфорта в беседах со знакомыми и незнакомыми людьми. Если нарушить эту зону, то в реакции партнера проявится его отношение к вам. Во многих случаях эти признаки очевидны - партнер по общению отходит на шаг, отсаживается от вас, переставляет стул дальше от вас и прочее. Если же вы вызываете симпатию, располагаете к доверию, то он принимает дистанцию, свойственную ему при контактах с кругом знакомых или симпатичных людей.
- Стремитесь добиваться положительных ответов. В начале установления контакта следует касаться различных нейтральных тем или задавать вопросы, на которые можно получить лишь положительный ответ.
- Втягивайте интересующее лицо в диалог. Если вы будете проявлять постоянную активность в беседе, не передавая инициативу интересующему вас человеку, то психологический контакт будет затрудняться. Обращение к собеседнику по взаимопонимаемому вопросу должно побуждать его к высказываниям. Важно при этом проявлять уважение и внимание к его взглядам и занимаемым позициям.
- Умейте снимать психическую напряженность. Пока эмоциональная напряженность собеседника не снята и не сформировано «поле взаимного интереса», говорить желательно о вещах, составляющих область повышенных интересов интересующего человека. Беседы важно проводить на темы, подкрепляющие самоуважение партнера, вызывающие его позитивные реакции. Выражайте согласие с высказываниями собеседника не только словесно, но и жестами, мимикой, пантомимикой.
- Относитесь критично к своему поведению. Как при установлении психологического контакта, так и в дальнейшем контролируйте свои поведенческие реакции. Не следует выражать несогласие со взглядами собеседника, делать комплименты, не относящиеся к данной ситуации, допускать неопределенные и сложные словесные высказывания, торопиться с переходом к развитию отношений, если не достигнуто взаимное согласие, проявлять неуверенность и заискивать перед партнером.
- Умейте распоряжаться инициативой. Проявляя инициативу и наступательность при установлении и развитии доверительных отношений, нужно всегда помнить, что распоряжаться инициативой в контакте намного продуктивнее, чем постоянно владеть ею. При необходимости следует уступать лидерство партнеру по общению (например, в тех вопросах, где он является специалистом). Авторитарный стиль инициативы в общении оправдан лишь в экстремальной ситуации. Как правило, установлению длительных взаимоотношений способствует демократический стиль лидерства.
Психологические основы ведения переговоров
Переговоры - это взаимное деловое общение с целью достижения совместного решения. Отметим, что общение не может быть легким делом постоянно даже для людей, у которых очень много общего. Например, у супругов, проживших вместе двадцать и более лет, могут возникнуть разногласия. Поэтому нет ничего удивительного в том, что люди, плохо знающие и, возможно, относящиеся враждебно и подозрительно друг к другу, вообще, трудно общаются. Что бы вы ни говорили, надо быть готовым к тому, что другая сторона почти всегда поймет вас по-своему.
Наиболее опытные переговорщики активно используют (чаще всего интуитивно) многочисленные психологические нюансы, возникающие при обсуждении проблем, что, в определенной степени, облегчает принятие ими разумных соглашений. Остановимся на рассмотрении некоторых из них. Здесь на наш взгляд, есть три достаточно крупные проблемы.
- Первая - люди, ведущие переговоры, не стремятся к тому, чтобы быть понятыми. Очень часто каждая из сторон считает безнадежным делом объяснять что-либо другой стороне и не пытается наладить с ней серьезное общение. Продолжаются переговоры лишь с одной целью - произвести впечатление на третью сторону или даже на публику. Вместо того, чтобы искать с интересующим партнером подходы к приемлемому соглашению, делаются попытки поймать его в ловушку. Естественно, что в такой ситуации эффективное общение между сторонами совершенно невозможно.
- Даже если вы говорите ясно и прямо, вас все равно могут не услышать. Это составляет вторую проблему общения. Часто кажется, что люди не обращают внимания на ваши слова, как и вы порой не в состоянии повторить, что они сказали. Во время переговоров вы можете быть настолько заняты обдумыванием ответа на последующее замечание или тем, каким образом сформулировать следующий аргумент, что забываете, о чем говорит в этот момент ваш партнер по общению. Отчасти вас можно понять. Те, кого вы представляете, ждут вашего отчета о результатах переговоров. Именно их вы хотите в первую очередь удовлетворить. Неудивительно, что вы уделяете этому обстоятельству пристальное внимание. Таким образом цель остается не достигнутой - общения не получается.
- И третья проблема общения - это недопонимание. То, что говорите вы партнер по общению может не так понять. Там, где стороны говорят на разных языках, вероятность недопонимания всегда увеличивается. Нередко люди формулируют свои мысли таким образом, чтобы в случае чего иметь возможность легко от них отказаться и это всегда необходимо учитывать.
Какие же приемы необходимо знать для того, чтобы обеспечить ведение переговоров? Постараемся рассмотреть их по порядку.
Внимательно слушать и показывать, что вы слышали, что говорил партнер. Стандартная техника добросовестного слушания состоит в том, чтобы уделять пристальное внимание тому, что говорится, просить интересующую сторону прояснить то, что она имеет в виду, а также по необходимости обращаться с просьбой повторить какие-то идеи, если возникает неясность или неуверенность в их осмыслении. Когда вы слушаете собеседника поставьте перед собой задачу не давать поспешных ответов, а старайтесь понять партнера, его восприятие ситуаций, его нужды и взгляды.
Пока вы не подали знак, что хорошо понимаете о чем говорит партнер по общению и что демонстрирует, вам он может не поверить, что вы слышали его. В противном случае, когда вы попытаетесь обосновать другой подход, он будет предполагать, что вы не поняли, что он имел в виду. Поэтому он будет размышлять над тем, как по-новому сформулировать свои аргументы, чтобы на этот раз вы вникли в их значение.
Когда вы проговариваете свое понимание того, что партнер по общению имел в виду и высказываетесь позитивно относительно его стороны, то вы проясняете тем самым сильную сторону его позиции. Понять - это еще не значит согласиться. Можно великолепно понимать, о чем говорит партнер по общению и полностью с этим не соглашаться . Но до тех пор, пока вы не убедите своего партнера, что поняли его точку зрения, вы не сможете объяснить ему свой подход к проблеме. Взаимопонимание обеспечит перевод беседы в конструктивное русло.
Говорите так, чтобы вас поняли. Обращаясь к другой стороне помните, что переговоры - это не дебаты; что человека, с которым вы общаетесь не нужно обвинять в возникновении проблем, повышать на него голос или навешивать на него ярлыки.
Обозначайте свое мнение о проблеме. Во многих случаях каждая сторона тратит на переговоры много времени, порицая мотивы и намерения другой стороны. Более убедительно, по нашему мнению, вести себя тактично, не обвиняя собеседника прямо, но наводя его на мысль, что он не прав. Такое поведение вызовет либо равнодушие, либо озлобление, либо спровоцирует защитную реакцию у объекта, которая помешает восприятию вашего сообщения.
Старайтесь говорить ради достижения цели. Иногда проблема возникает не из-за недостатка общения, а из-за его избытка. Когда раздражение и неправильное восприятие ваших слов чрезмерно велики, лучше не высказывать партнеру свои мысли. В отдельных случаях наоборот - крайняя уступчивость может не облегчить, а затруднить достижение соглашения. Вывод заключается в следующем: прежде чем сделать какое-то серьезное заявление, выясните для себя, что именно вы хотите сообщить партнеру или узнать какой цели послужит данная информация.
Важно установить с партнером рабочие отношения. Если вы знает участников переговоров лично, это действительно может помочь решению дела. Гораздо легче приписывать коварные намерения неизвестной абстракции под названием «партнер по общению», чем кому-то, с кем вы лично знакомы. Есть разница в том, с кем вы имеете дело - с коллегой, другом, знакомым или незнакомым человеком. Чем быстрее последний человек станет вам знаком, тем легче вам станет вести переговоры: вы можете создать основу для доверия даже в сложной ситуации. У вас возникнет непринужденное и дружеское общение. Станет легче разрядить напряженность шуткой или неформальным перерывом. Как правило, лучше всегда стремится создать подобные отношения до начала переговоров. Постарайтесь узнать и изучить ваших партнеров по общению, их интересы, пристрастия или привычки. Найдите, по возможности, способ встретить их неформально. Старайтесь приехать раньше до установленного начала переговоров и задержитесь после ее окончания. Дело можно облегчить, если сесть вместе с одной стороны стола и положить перед собой контракт, чистый лист бумаги или то, что относится к вашему совместному вопросу. Какими бы непрочными ни были ваши отношения, постарайтесь таким образом построить переговоры, чтобы они стали совместной деятельностью» в которой вы оба - с вашими различными интересами, восприятиями и эмоциональной вовлеченностью - вместе имели бы перед собой общую задачу.
Осознайте свои и эмоции интересующей стороны. В переговорах чувства могут оказаться важнее сути самой дискуссии. Люди часто вступают в переговоры с осознанием, что ставки высоки и их интересам угрожают. Эмоции у одной стороны вызывают гнев и страх у другой. Следует отметить, что излишние эмоции могут быстро завести переговоры в тупик или вообще прекратить их. Это всегда необходимо учитывать при проведении деловой встречи.
Не делайте выводов о намерении интересующего лица, исходя из собственных опасений. Люди склонны интерпретировать высказывания или действия другой стороны в негативном плане. Подозрительность естественным образом проистекает из существующей предубежденности. Однако интерпретация высказываний и действий интересующей стороны в самом мрачном свете может стоить вам потери новых идей, ведущих к достижению соглашения, а незначительные, но положительные изменения в позиции будут проигнорированы или отвергнуты партнером.
Вовлекайте интересующее вас лицо в процесс принятия решения. Если это сделано в недостаточной мере, партнер вряд ли одобрит его результат. Если же вы хотите, чтобы интересующая сторона согласилась с неприятным для нее заключением, крайне важно сделать ее участником подготовки этого заключения. Как правило, именно этого-то и не делается. Когда перед вами стоит непростая задача, решение самой трудной ее части вы инстинктивно откладываете напоследок. Чтобы вовлечь в дело интересующее лицо, обратитесь к нему за советом, чтобы он принял то или иное предложение. Мало только обсуждать с партнером существо решаемой проблемы. Надо создать у него чувство причастности к процессу выработки решения, что является одним из важнейших факторов успешных переговоров.
Говорите о своих интересах. Объясняя свои интересы, вы должен убедить партнера в их важности. Один из руководящих принципов - точность. Конкретные детали не только вызывают доверие к вашему описанию, но и придают ему вес. Чтобы ваши доводы произвели впечатление на партнера необходимо также обосновать их законность, убедить этого человека в том, что на вашем месте он ощутил бы то же самое.
О своих интересах всегда заявляйте твердо. Неразумно жестко придерживаться своей позиции, но твердо преследовать свои интересы - разумно. Именно здесь вы можете истратить свою агрессивную энергию. Заинтересованное лицо, озабоченное своими собственными интересами, будет склоняться к чрезмерно оптимистическим ожиданиям по поводу возможных договоренностей. Часто наиболее разумные решения, которые дают максимум выгоды при наименьших затратах другой стороны, достигаются просто путем действенной защиты личных интересов. Два человека, каждый из которых усиленно отстаивает в переговорах свои интересы, часто стимулируют друг у друга творческий запал для обдумывания взаимовыгодных решений. Твердая защита своих интересов на переговорах не означает, что вы отказываетесь понимать точку зрения другого человека, что вы закрыты для дискуссий. Совсем наоборот. Вряд ли стоит рассчитывать, что противоположная сторона прислушается к вашим доводам и обсудит ваши варианты решения вопроса, если вы не будете интересоваться его доводами и учитывать их и не покажите что открыты для предложений. Как правило, успешные переговоры, требуют одновременно твердости и открытости.
Всегда старайтесь предлагать взаимовыгодные варианты. Мастерство в изобретении вариантов - самое полезное качество в переговорах. Иметь много вариантов очень ценно. Однако, как вы, так и ваш партнер по общению, вовлеченные в переговоры, редко ощущаете в этом необходимость. В споре люди обычно считают, что их позиция правильная, поэтому их подход должен превалировать. Творческое мышление проявляется разве лишь в предложении пойти на компромисс. В изобретении вариантов нет ничего более вредного, чем критический настрой, когда вы готовы ухватиться за недостатки любой предложенной партнером идеи. Критическое отношение, как правило, препятствует воображению. Кроме того, существует опасность, что изобретая варианты, вы выдадите какую-то конфиденциальную информацию, которая ослабит вашу позицию. Обычно же, люди, ведущие переговоры, видят свою задачу в том, чтобы уменьшить разрыв между позициями, а не в том, чтобы увеличить число доступных вариантов. Они опасаются, что свободно текущая дискуссия лишь затормозит процесс принятия решения и затруднит его. Следует отметить также, что за столом переговоров всегда имеется тенденция каждой из сторон рассматривать интересующую стороны ситуацию как крайнюю: или-или. Либо вы получите то, о чем идет спор, либо интересующий вас партнер. Эмоциональная увлеченность лишь одной стороной дела затрудняет возможность оторваться от проблемы, что необходимо для обдумывания разумных способов удовлетворения интересов обеих переговорных сторон. Близорукая озабоченность только собственными проблемами способствует тому, что каждый переговорщик занят исключительно своей позицией, воспринимает только свои аргументы и принимает решения, исходя исключительно из своих интересов. Если ведущий переговоры человек хочет достичь договоренности, которая отвечает его собственным интересам, он должен предложить такое решение, которое отвечало бы интересу интересующего лица.
Всегда ищите взаимную выгоду. Всегда стремитесь к таким решениям, которые удовлетворили бы и партнера. Решение, в результате которого другая сторона абсолютно ничего не получает, хуже для вас, нежели такое, при котором она чувствует себя спокойно. Почти в каждом случае удовлетворение ходом дел в какой-то мере зависит от вашей способности сделать так, чтобы противоположная сторона осталась довольна принятым соглашением.
Изобретайте способы, устраивающие другую сторону. Поскольку большинство людей подвержены сильному воздействию своих собственных понятий о законности, один из эффективных путей добиться легких для другой стороны решений состоит в том, чтобы придать им законный вид. Интересующая сторона скорее примет решение, которое выглядит безукоризненным с точки зрения справедливости и законности. Немногие методы так эффективно помогают облегчить процесс принятия решения, как использование прецедента. Постарайтесь отыскать какое-нибудь решение, которое интересующая сторона уже принимала в подобной аналогичной ситуации и постарайтесь обосновать с его помощью свое соглашение. Это обеспечит объективность и облегчит согласие интересующей нас стороны.
Полезно обратить внимание участника переговоров и на те последствия, которые могут возникнуть в результате принятия решения, устраивающего вас, а также возможность исправления этих последствий с учетом точки зрения интересующего партнера. Воздействие на него путем угроз может привести в большинстве случаев к противоположному результату.
Используйте объективные критерии. При достижении решения целесообразно руководствоваться объективными критериями, а не силовым давлением. Сконцентрируйтесь на сути интересующей вас проблемы, а не испытывайте выдержку свою и интересующей стороны, Будьте открыты для разумных доводов, но закрыты для угроз. Люди, применяющие объективные критерии, склонны всегда использовать время более эффективно и целенаправленно.
Установка на то, что соглашение должно быть основано на объективных нормах, вовсе не означает, что надо настаивать исключительно на тех критериях, которые выдвинули вы. Один законный критерий не должен исключать существование других. То, что считаете справедливым вы, другая сторона может расценить как несправедливое, и наоборот. Когда каждая из сторон выдвигает свой критерий, ищите объективную основу для выбора, например, узнайте, какой из них применялся интересующей стороной в прошлом или вообще более широко распространен.
Подводя итог рекомендациям по ведению делового общения следует еще раз подчеркнуть необходимость изучения и учета психологических аспектов, чтобы можно было решать проблему общения рационально, опираясь на объективные критерии. Знание психологических особенностей человека позволит построить взаимоотношения так, чтобы не допустить появления излишней эмоциональной напряженности, исключить принятие поспешных, решений, приводящих часто к окончательному разрыву отношений.
Создание или использование положительного фона переговоров, дружеской атмосферы позволит организовать совместную разработку многочисленных альтернативных вариантов решений и остановиться на том, который максимально учитывает разнообразные интересы договаривающихся сторон.
В реальной жизненной ситуации приходится сталкиваться с угрозами, необоснованно возрастающими требованиями, силовым давлением, преднамеренным обманом и другими уловками. Поэтому владения искусством делового общения часто бывает недостаточно, чтобы не уступить давлению и отстоять собственные интересы, Только постоянная практика в сочетании с навыками профессионального поведения в конфликтных, крайне напряженных ситуациях позволит вам перевести их в деловое русло и решить поставленную проблему.
Комментарии: